Co zmieni obowiązkowy KSeF, nawet jeśli już dziś wystawiasz e-faktury?

Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że skoro od dawna wysyła faktury w formie elektronicznej – na przykład jako pliki PDF przesyłane mailem lub eksportowane z programu księgowego – nadchodzące zmiany wcale ich nie dotyczą. Tymczasem wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie jest kolejnym narzędziem do wymiany dokumentów, lecz całkowicie nowym modelem ich funkcjonowania. Faktura ustrukturyzowana nie jest bowiem zwykłym plikiem, a zapisem danych w jednolitym formacie XML, zdefiniowanym przez przepisy prawa. To system państwowy, który nie tylko przyjmuje dokument, ale go analizuje, nadaje mu numer i decyduje o chwili jego wystawienia.

Faktura ustrukturyzowana to nie PDF

Dotychczasowa faktura elektroniczna była po prostu dokumentem w formie cyfrowej – w praktyce obrazem faktury, który można było odczytać na ekranie lub wydrukować. Nie istniały żadne formalne wymogi dotyczące struktury danych. Wystawienie faktury PDF było równoznaczne z wystawieniem faktury papierowej, jeśli tylko nabywca wyraził zgodę na jej otrzymywanie w takiej formie.

W Krajowym Systemie e-Faktur obowiązuje natomiast zupełnie inna zasada. Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361) „Podatnicy wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.” W tym samym przepisie ustawodawca zastrzegł, że faktura taka jest zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Wzór ten przyjmuje postać struktury logicznej XML FA(3). Oznacza to, że każdy wystawiany dokument musi odpowiadać technicznemu schematowi określonemu przez Ministerstwo Finansów. Każde pole – od danych sprzedawcy, poprzez daty, po informacje o płatności i adnotacje – ma przypisane konkretne znaczenie.

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana „jest uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli system ten przyjął fakturę.” To bardzo ważna różnica w stosunku do faktur papierowych i PDF-ów. W KSeF bowiem o momencie wystawienia faktury nie decyduje przedsiębiorca, lecz sam system, który ją przyjmie i nada jej unikalny numer identyfikacyjny.

System ten nie pełni funkcji archiwum, lecz aktywnie uczestniczy w procesie wystawienia faktury. Jeżeli struktura XML nie jest zgodna z wymaganiami technicznymi, dokument nie zostanie przyjęty. Taka faktura – nawet jeśli widnieje w systemie księgowym przedsiębiorcy – nie będzie uznana za wystawioną.

Wizualizacja faktury i kody QR

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy po wdrożeniu KSeF będą musieli czytać i przesyłać kontrahentom surowe pliki XML. Na szczęście nie. Faktura ustrukturyzowana, choć technicznie istnieje jako plik XML, może być prezentowana w postaci wizualizacji – czyli czytelnego, graficznego obrazu faktury. Wizualizacja może być wygenerowana automatycznie w programie fakturującym lub w darmowych aplikacjach Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF czy e-mikrofirma.

Wizualizacja nie ma mocy prawnej samodzielnie – to jedynie sposób przedstawienia danych zawartych w pliku XML. Zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT „W przypadkach, gdy nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego NIP, podatnik przekazuje fakturę ustrukturyzowaną w sposób z nim uzgodniony, w szczególności w postaci wydruku lub w formacie PDF.”

Taka sytuacja będzie mieć miejsce np. przy sprzedaży na rzecz konsumenta, podmiotu zagranicznego lub innego odbiorcy, który nie korzysta z KSeF. Wtedy wizualizacja pełni funkcję dokumentu informacyjnego, a samą fakturę uznaje się za wystawioną i otrzymaną w chwili przyjęcia jej przez system.

Każda wizualizacja musi zawierać kod QR, który jednoznacznie identyfikuje fakturę w systemie KSeF. Kod ten umożliwia odbiorcy weryfikację autentyczności dokumentu i dostęp do jego treści poprzez link do zasobu w systemie. W przypadku faktur wystawianych w trybie offline, zanim zostaną przesłane do systemu, wizualizacja powinna zawierać dwa kody QR: jeden z napisem „OFFLINE” i drugi z napisem „CERTYFIKAT”.

Uwierzytelnienie w KSeF i role użytkowników

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia, a każda czynność wykonywana w systemie jest przypisana do konkretnego użytkownika. Zgodnie z art. 106nh ustawy o VAT „Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur następuje przy użyciu podpisu kwalifikowanego, profilu zaufanego, pieczęci elektronicznej lub certyfikatu KSeF.”

W praktyce oznacza to, że osoba fizyczna będzie mogła zalogować się do systemu przy użyciu profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, natomiast spółka – poprzez pieczęć elektroniczną. Najbardziej elastycznym rozwiązaniem dla firm korzystających z oprogramowania do faktur jest certyfikat KSeF. To specjalny token techniczny, który umożliwia automatyczne połączenie programu z systemem Ministerstwa Finansów i bezpieczne wysyłanie danych bez potrzeby ręcznego logowania.

Ustawodawca przewidział również możliwość nadawania uprawnień innym osobom lub podmiotom. Art. 106nb ustawy o VAT stanowi, że podatnik może „upoważnić inną osobę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w jego imieniu przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.” W praktyce oznacza to, że biuro rachunkowe lub pełnomocnik księgowy będzie mógł wystawiać faktury w imieniu klienta, jeśli posiada odpowiednie upoważnienie (np. złożony formularz ZAW-FA).

Zarządzanie rolami w systemie jest jednym z elementów, które wymagają największej uwagi przy wdrożeniu. W systemie będzie można nadawać różne poziomy uprawnień – od pełnego dostępu (wystawianie, odbieranie, zarządzanie użytkownikami) po ograniczone role, np. wyłącznie do odbioru faktur.

Załączniki i dane dodatkowe w strukturze FA(3)

Nowa struktura logiczna faktury FA(3) wprowadza również możliwość dołączania tzw. załączników ustrukturyzowanych. Od 1 lutego 2026 r. dane te będą stanowić integralną część pliku XML i nie będzie już możliwości dołączania osobnych plików w formacie PDF, JPG czy DOCX. Wszystkie dane muszą być zgodne ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów.

Zgodnie z komunikatem MF, przedsiębiorca, który zamierza korzystać z funkcji załączników, będzie musiał zgłosić ten zamiar w e-Urzędzie Skarbowym, określić rodzaj i format danych oraz przestrzegać limitu rozmiaru pliku. Każda zmiana formatu danych będzie wymagała zgłoszenia aktualizacji.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

2. Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?

3. Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF?

4. Faktura korygująca z tytułu bonusu lub rabatu w KSeF – jak ją wystawić?

5. Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną

6. KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu

7. KSeF a ujęcie e-faktur w ewidencji VAT

8. KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT - nowe obowiązki krok po kroku

9. Samofakturowanie przez kontrahenta z UE a Krajowy System e-Faktur

10. KSeF a faktury w kancelariach notarialnych - czy notariusz musi wystawiać fakture do każdego aktu notarialnego

11. Zbiorcze faktury korygujące w KSeF - koniec z ogólnymi korektami okresowymi

12. Faktury poza KSeF a prawo do odliczenia VAT

13. Kantory wymiany walut a obowiązek korzystania z KSeF

Proces wystawiania faktury w KSeF

Co zmieni obowiązkowy KSeF, nawet jeśli już dziś wystawiasz e-faktury? - po wystawieniu faktury w programie do faktur dane są przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur. System dokonuje automatycznej walidacji – sprawdza, czy dokument jest zgodny z wymaganą strukturą XML, czy zawiera wszystkie obowiązkowe pola i czy numeracja nie narusza reguł systemowych. Jeśli wszystko przebiegnie poprawnie, system nadaje fakturze unikalny numer KSeF i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Dopiero w tym momencie faktura jest uznana za wystawioną.

Jeżeli wystąpi błąd techniczny lub niezgodność ze strukturą, faktura zostanie odrzucona. Wówczas podatnik musi ją poprawić i przesłać ponownie. Zgodnie z art. 106ga ust. 7 ustawy o VAT „w przypadku gdy faktura ustrukturyzowana nie zostanie przyjęta przez Krajowy System e-Faktur, podatnik wystawia nową fakturę.”

KSeF przechowuje przyjęte faktury przez 10 lat od końca roku, w którym zostały wystawione. Znika więc obowiązek przechowywania kopii w formie papierowej i konieczność wystawiania duplikatów w razie ich utraty.

Data wystawienia i otrzymania faktury

Jednym z najważniejszych skutków wdrożenia KSeF jest zmiana sposobu rozumienia momentu wystawienia i otrzymania faktury. Zgodnie z art. 106gb ust. 1 i 2 ustawy o VAT „Fakturę uważa się za wystawioną w dniu przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur, jeżeli system ten ją przyjął” oraz „Fakturę uważa się za otrzymaną przez nabywcę w dniu nadania jej numeru identyfikującego w systemie.”

W praktyce oznacza to, że chwila utworzenia dokumentu w systemie księgowym nie ma znaczenia prawnego. Data wskazana przez wystawcę w polu „Data wystawienia” jest jedynie informacją widoczną dla odbiorcy. Faktycznym momentem wystawienia i otrzymania faktury jest moment technicznego przyjęcia jej przez KSeF i nadania numeru KSeF. Może to nastąpić po kilku minutach, a w przypadku pracy w trybie offline – nawet po kilku godzinach lub dniach.

Takie rozwiązanie ma duże znaczenie dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT, o którym mowa w art. 19a ustawy o VAT. Moment powstania obowiązku podatkowego wiąże się bowiem z datą wystawienia faktury, a więc w praktyce – z chwilą jej przyjęcia przez KSeF.

Co zmieni obowiązkowy KSeF, nawet jeśli już dziś wystawiasz e-faktury? – podsumowanie

Dla wielu przedsiębiorców korzystających dziś z elektronicznych faktur może się wydawać, że KSeF nie wprowadzi istotnych zmian. W rzeczywistości jednak system ten zmieni wszystko – od sposobu wystawiania i przesyłania faktur, przez zasady ich przechowywania, aż po moment ich wystawienia i odbioru.

Faktura w KSeF nie jest dokumentem graficznym, lecz zbiorem danych, które muszą być zgodne z precyzyjną strukturą XML. System nie tylko przechowuje faktury, ale też je weryfikuje, nadaje im numery i potwierdza ich odbiór. Każda faktura przechowywana będzie przez dziesięć lat, co eliminuje problem duplikatów i gubienia dokumentów.

Przedsiębiorca powinien już teraz przygotować się do nadchodzących zmian – zweryfikować, czy jego oprogramowanie obsługuje strukturę FA(3), czy potrafi komunikować się z systemem KSeF za pomocą certyfikatu oraz czy w firmie wyznaczono osoby odpowiedzialne za wysyłanie i odbiór faktur.