Zbiorcze faktury korygujące w KSeF – koniec z ogólnymi korektami okresowymi

Wraz z nadejściem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmieni się sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają faktury korygujące, w tym te zbiorcze. Dotychczas wielu podatników korzystało z możliwości wystawienia jednej korekty obejmującej cały miesiąc lub kwartał – np. z tytułu udzielonych rabatów lub bonusów rocznych – bez konieczności wymieniania wszystkich faktur pierwotnych. W realiach KSeF taka praktyka nie będzie już dopuszczalna. System wymaga ścisłego powiązania każdej faktury korygującej z konkretnymi fakturami źródłowymi, a brak takiego powiązania skutkuje odrzuceniem dokumentu przez system.

Wskazanie faktur pierwotnych w KSeF

Podstawę prawną dla nowych zasad stanowi art. 106j ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.). Zgodnie z art. 106j ust. 2 pkt 2a u.p.t.u., faktura korygująca powinna zawierać „numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy korekta – z wyjątkiem faktur, dla których nie został nadany numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur”. To oznacza, że każda faktura korygująca wystawiona w KSeF musi odnosić się do konkretnej faktury pierwotnej – a w przypadku korekty zbiorczej, do wielu faktur pierwotnych, ale zawsze wskazanych w sposób jednoznaczny.

Czym różni się zbiorcza faktura korygująca

Zbiorcze faktury korygujące nie są nowym pojęciem w prawie podatkowym. Od lat są dopuszczalne na gruncie art. 106j ust. 3 pkt 1 u.p.t.u., zgodnie z którym „w przypadku gdy podatnik udziela opustu lub obniżki ceny w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, może wystawić jedną fakturę korygującą, zawierającą dodatkowo wskazanie tego okresu.”

Do tej pory przepis ten był interpretowany w sposób liberalny – przedsiębiorcy często wystawiali jeden dokument, wskazując jedynie okres (np. miesiąc lub kwartał), którego dotyczyła korekta. W KSeF takie uproszczenie przestanie jednak funkcjonować, ponieważ system wymusza wskazanie identyfikatorów KSeF faktur pierwotnych, których korekta dotyczy.

Techniczne wymogi KSeF

Zbiorcze faktury korygujące w KSeF – koniec z ogólnymi korektami okresowymi - krajowy System e-Faktur działa w oparciu o strukturę XML, która precyzyjnie określa pola obowiązkowe dla każdej e-faktury. W przypadku faktur korygujących system wymaga, aby w sekcji <Fa:ReferenceNumber> wskazać numery KSeF ID faktur pierwotnych. Brak takich odniesień powoduje błąd walidacji i uniemożliwia wystawienie dokumentu.

Oznacza to, że:

• nie można wystawić zbiorczej faktury korygującej bez odniesienia do konkretnych faktur,

• każda korekta musi zostać powiązana z określoną liczbą faktur pierwotnych,

• nawet jeśli korekta dotyczy rabatu globalnego dla kontrahenta, system musi znać wszystkie powiązane dokumenty.

Z praktycznego punktu widzenia, przedsiębiorcy będą musieli korzystać z oprogramowania księgowego, które automatycznie powiąże korektę z fakturami pierwotnymi w KSeF.

Przykład - Spółka handlowa przyznaje swojemu kontrahentowi rabat 5% za wszystkie zakupy dokonane w maju 2026 r. Wystawiając korektę, przedsiębiorca musi:

• wskazać wszystkie faktury wystawione temu kontrahentowi w maju,

• każdej z nich przypisać numer KSeF ID,

• dopiero na tej podstawie utworzyć zbiorczą fakturę korygującą, która zostanie pozytywnie przyjęta przez system.

W praktyce, przy dużej liczbie transakcji (np. kilkuset fakturach miesięcznie), ręczne wskazywanie numerów będzie prawie niemożliwe – konieczna stanie się pełna automatyzacja procesu.

Brak planowanych wyjątków

Ministerstwo Finansów nie przewiduje obecnie żadnych uproszczeń, które pozwalałyby wystawiać „ogólne” zbiorcze korekty bez wskazania faktur pierwotnych. Wynika to z konstrukcji KSeF, który ma zapewniać pełną przejrzystość i identyfikowalność obrotu gospodarczego. W ten sposób administracja skarbowa będzie mogła łatwo powiązać każdą korektę z fakturami pierwotnymi, co eliminuje ryzyko nadużyć, błędów czy nieprawidłowego raportowania danych w JPK_V7.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

2. Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?

3. Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF?

4. Faktura korygująca z tytułu bonusu lub rabatu w KSeF – jak ją wystawić?

5. Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną

6. KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu

7. KSeF a ujęcie e-faktur w ewidencji VAT

8. KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT - nowe obowiązki krok po kroku

9. Samofakturowanie przez kontrahenta z UE a Krajowy System e-Faktur

10. KSeF a faktury w kancelariach notarialnych - czy notariusz musi wystawiać fakture do każdego aktu notarialnego

    
    

Obowiązki przedsiębiorców i biur rachunkowych

W nowej rzeczywistości podatkowej przedsiębiorcy i biura rachunkowe muszą przygotować się na techniczne wyzwania. Systemy księgowe muszą umożliwiać:

• identyfikowanie faktur pierwotnych objętych rabatem,

• automatyczne generowanie listy numerów KSeF ID,

• powiązanie korekt z odpowiednimi dokumentami źródłowymi,

• bezbłędne tworzenie struktury XML zgodnej z wymogami walidacyjnymi KSeF.

Brak właściwej konfiguracji oprogramowania spowoduje, że faktura korygująca nie zostanie przyjęta przez system, a korekta nie wywoła skutków podatkowych.

Powiązanie z obowiązkiem doręczenia faktury

Zgodnie z art. 106na ust. 1 u.p.t.u. „faktury ustrukturyzowane są wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur i uznaje się je za doręczone w dniu przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w systemie.” W praktyce oznacza to, że jeżeli korekta nie spełni wymogów formalnych (np. nie zawiera numerów faktur pierwotnych), nie zostanie jej nadany numer KSeF ID, a więc nie dojdzie do skutecznego doręczenia faktury.

Zbiorcze faktury korygujące w KSeF – koniec z ogólnymi korektami okresowymi – podsumowanie

W Krajowym Systemie e-Faktur nie będzie możliwości wystawienia zbiorczej faktury korygującej bez wskazania faktur pierwotnych.Każdy dokument tego rodzaju:

• musi zawierać odniesienia do faktur pierwotnych (KSeF ID),

• będzie walidowany przez system pod kątem kompletności danych,

• wymaga technicznego wsparcia ze strony oprogramowania księgowego.

W konsekwencji przedsiębiorcy, którzy do tej pory wystawiali jedną korektę na koniec miesiąca z ogólnym opisem „rabat kwartalny” lub „bonus roczny”, będą musieli zmienić praktykę. W erze KSeF każda korekta musi być powiązana z konkretnymi fakturami – a więc zbiorcza faktura korygująca w KSeF tak, ale tylko ze wskazaniem wszystkich korygowanych dokumentów źródłowych.

#KSEF