Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?
- Adam Bartusiak
- 2 dni temu
- 4 minut(y) czytania
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz częściej przedsiębiorcy zadają sobie pytanie: kto właściwie powinien być zgłoszony na formularzu ZAW-FA – prezes zarządu, główny księgowy, a może informatyk odpowiedzialny za wdrożenie systemu? Odpowiedź wbrew pozorom nie jest skomplikowana, ale wymaga zrozumienia przepisów i praktyki ich stosowania.
Czym jest ZAW-FA i dlaczego jest tak istotny?
ZAW-FA to specjalny formularz zgłoszeniowy składany do urzędu skarbowego. Służy do poinformowania administracji podatkowej o tym, komu podatnik przyznaje uprawnienia do korzystania z KSeF.
Podstawę prawną stanowi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 pkt 3 lit. a:
„Uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są:
uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;(...)
uprawnienia do wystawiania, odbierania, przeglądania, pobierania, a także innych operacji na fakturach ustrukturyzowanych określonych w rozporządzeniu.”
Co to oznacza w praktyce? Otóż ktoś musi być formalnie wyznaczony jako ta osoba, która będzie działać w imieniu podatnika w systemie. Skoro KSeF ma stać się obowiązkowym narzędziem od lutego 2026 roku, to rola tej osoby będzie kluczowa.
Kogo można wskazać na ZAW-FA?
Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF? Przepisy nie precyzują, czy musi to być prezes, księgowy czy inny pracownik. Ustawodawca pozostawił pełną swobodę w tym zakresie.
W § 4 ust. 1 i 1a rozporządzenia znajdziemy zapis:
„W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie w postaci papierowej do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia (ZAW-FA) o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF. W takim przypadku do korzystania z KSeF może być uprawniona jedna osoba fizyczna.”
Z powyższego wynika, że to podatnik decyduje, kto zostanie zgłoszony. Może to być:
prezes spółki – czyli osoba reprezentująca firmę na zewnątrz,
główny księgowy – ten, kto w praktyce wystawia i księguje faktury,
specjalista IT – wdrożeniowiec lub administrator systemu, jeśli to on będzie odpowiedzialny za obsługę KSeF,
a nawet inna, dowolnie wybrana osoba fizyczna.
Nie ma więc wymogu, aby była to osoba z zarządu. Ważne, aby faktycznie pełniła rolę operacyjną w systemie.
Praktyczne dylematy przedsiębiorców w temacie KSeF
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy lepiej zgłosić prezesa, który formalnie odpowiada za spółkę, czy księgową, która faktycznie wystawia faktury i zna procesy księgowe. W praktyce decyduje logika działania firmy.
Tematyka KSeF:
Jeżeli prezes nie zajmuje się codziennym fakturowaniem, a całość zadań leży po stronie księgowości, naturalnym wyborem będzie księgowy. Z kolei w mniejszych spółkach, gdzie to właściciel lub prezes wystawia wszystkie dokumenty, zgłoszenie jego samego może być najprostsze.
Co ciekawe, w niektórych firmach wdrożeniowiec IT zgłaszany jest na początku, aby ułatwić techniczne połączenie systemów księgowych z KSeF. Po zakończeniu wdrożenia często jednak dokonuje się zmiany zgłoszenia na księgowego.
Dlaczego wybór tej osoby jest tak ważny?
Kto zostanie wskazany w ZAW-FA, ten otrzymuje uprawnienia nadrzędne – czyli możliwość zarządzania dostępami w KSeF. Może nadawać lub odbierać prawa innym użytkownikom.W praktyce oznacza to, że osoba zgłoszona ma realną kontrolę nad tym, kto w firmie może korzystać z KSeF. To bardzo odpowiedzialna funkcja.
Jeśli zgłosimy prezesa, a on nie zajmuje się księgowością, każdorazowo księgowy będzie musiał prosić go o nadanie uprawnień lub autoryzację. To może spowolnić pracę. Jeśli zgłosimy księgowego – procesy księgowe będą płynniejsze, ale wymaga to pełnego zaufania i
odpowiednich zabezpieczeń.
Co w sytuacji, gdy trzeba zmienić osobę na ZAW-FA?
Zmiana jest jak najbardziej możliwa. Wystarczy złożyć nowy formularz ZAW-FA i poinformować urząd skarbowy o odebraniu uprawnień dotychczasowej osobie oraz nadaniu ich innej.
Nie jest to procedura skomplikowana, ale wymaga zachowania formy pisemnej. Podatnik nie może zrobić tego „od ręki” w systemie – konieczne jest formalne zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego.
Bezpieczeństwo i odpowiedzialność za KSeF
Warto podkreślić, że zgłoszenie osoby na ZAW-FA wiąże się nie tylko z uprawnieniami, ale i z odpowiedzialnością. W praktyce osoba taka ma dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych spółki, a więc do danych wrażliwych – zarówno finansowych, jak i kontrahentów. Dlatego przedsiębiorcy powinni dobrze przemyśleć wybór i stosować zasadę ograniczonego zaufania. Często dodatkowo przygotowuje się regulaminy wewnętrzne określające, w jaki sposób pracownicy mogą korzystać z KSeF i jakie są procedury nadawania uprawnień.
Podatnik ma pełną swobodę, by samodzielnie zdecydować, kto zostanie zgłoszony na formularzu ZAW-FA. Może to być prezes, księgowy, informatyk, a nawet inna osoba fizyczna. Istotne jest to, aby była to osoba, która faktycznie będzie zarządzać dostępami w KSeF i dbać o prawidłowe funkcjonowanie systemu w codziennej pracy.
Jak wynika z przytoczonych przepisów:
„Uprawnieniami do korzystania z KSeF są uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF” (§ 2 ust. 1 pkt 1 r.KSeF),
„Do korzystania z KSeF może być uprawniona jedna osoba fizyczna wskazana przez podatnika” (§ 4 ust. 1 r.KSeF).
Nie ma więc odgórnego nakazu, aby była to osoba zarządzająca firmą. To przedsiębiorca sam wybiera, kto będzie dla niego najwygodniejszy.
Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF? – podsumowanie
Najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie tej osoby, która realnie zajmuje się fakturami w firmie i będzie miała stały kontakt z KSeF. W większych spółkach zwykle będzie to główny księgowy. W mniejszych – często prezes lub właściciel. W fazie wdrożeniowej niektórzy wybierają specjalistę IT, a później zmieniają zgłoszenie. Podatnik ma swobodę w wyborze – przepisy tego nie ograniczają. Najważniejsze, by decyzja była dobrze przemyślana, bo zgłoszona osoba będzie miała bardzo szerokie uprawnienia i dostęp do całego systemu KSeF.
