Wybierz swoje biuro rachunkowe

KSeF a zagraniczni kontrahenci

Adam Bartusiak
15 minut temu
4 minut(y) czytania

Krajowy System e-Faktur to jedna z największych rewolucji podatkowych ostatnich lat. Wdrożenie tego systemu oznacza nowe obowiązki nie tylko dla przedsiębiorców działających wyłącznie na rynku krajowym, ale także dla tych, którzy współpracują z partnerami z zagranicy. Pojawia się więc pytanie – jak w praktyce wystawiać i otrzymywać faktury w KSeF, gdy druga strona transakcji nie posiada polskiego numeru NIP ani dostępu do systemu?

To właśnie ten problem staje się coraz bardziej aktualny, zwłaszcza, że obowiązek stosowania KSeF obejmie polskich podatników już od 1 lutego 2026 r. stanie się rozwiązaniem powszechnym.

Podmioty zagraniczne a KSeF – kto musi korzystać?

Podstawowym punktem odniesienia jest ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Znaczenie mają tutaj przepisy wprowadzone w nowelizacji, zgodnie z którymi:

Art. 106ga ust. 1 u.p.t.u.

„Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”

W praktyce oznacza to, że każdy podatnik posiadający siedzibę działalności gospodarczej w Polsce albo stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ma obowiązek wystawiać faktury właśnie w KSeF. Jednak przepisy przewidują pewne wyjątki.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 u.p.t.u.

„Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy:

podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę”.

Oznacza to, że zagraniczny kontrahent, który nie działa w Polsce i nie posługuje się polskim NIP, sam nie będzie musiał korzystać z KSeF. Jednak polski podatnik – jeśli wystawia fakturę na jego rzecz – ma już taki obowiązek.

KSeF – faktury dla i od kontrahentów zagranicznych

W praktyce możemy mówić o kilku głównych modelach rozliczeń z zagranicznymi kontrahentami:

Polska firma wystawia fakturę dla podmiotu zagranicznego – wówczas faktura powstaje w KSeF, natomiast jej przekazanie zagranicznemu kontrahentowi odbywa się w sposób uzgodniony między stronami, np. mailem w formacie PDF. Podstawę prawną stanowi art. 106gb ust. 4 u.p.t.u., zgodnie z którym „Faktury ustrukturyzowane wystawione na rzecz podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju udostępnia się w sposób z nimi uzgodniony”.
Polska firma otrzymuje fakturę od kontrahenta zagranicznego – tu nic się nie zmienia. Dokumenty przychodzą tak jak dotychczas, np. mailowo, w systemie EDI albo pocztą. Tego typu faktury nie trafiają do KSeF, ponieważ zagraniczny wystawca nie ma dostępu do polskiego systemu.
Samofakturowanie z udziałem podmiotów zagranicznych – w tym obszarze pojawia się najwięcej wątpliwości. Jeśli umowa przewiduje, że to zagraniczny kontrahent wystawia faktury w imieniu polskiego podatnika, wówczas powinny one zostać zarejestrowane w KSeF, ponieważ formalnym wystawcą jest polska firma. Natomiast gdy to polski podatnik wystawia faktury w imieniu kontrahenta zagranicznego, powstają dokumenty kosztowe, które co do zasady również wymagają uwzględnienia w KSeF.

Przykład (samofakturowwanie KSeF)

Spółka ABC z o.o. z siedzibą w Polsce sprzedaje towary do Niemiec. Faktura musi zostać wystawiona w KSeF, a następnie przesłana do kontrahenta w formie uzgodnionej (np. PDF na e-mail).

Dwa równoległe strumienie faktur w KSeF

Polskie firmy, które od 1 lutego 2026 r. będą już obowiązkowo korzystać z KSeF, muszą być przygotowane na prowadzenie dwóch równoległych strumieni fakturowania:

pierwszy, czyli wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF,
drugi, oparty na dotychczasowych praktykach – otrzymywanie faktur od zagranicznych kontrahentów poza systemem.

Zasady fakturowania w relacjach kraj–zagranica

KSeF a zagraniczni kontrahenci - polski podatnik, który ma obowiązek korzystania z KSeF, wystawia faktury ustrukturyzowane w systemie niezależnie od tego, czy odbiorcą jest firma krajowa, czy zagraniczna. Natomiast faktury otrzymywane od kontrahentów zagranicznych pozostają poza KSeF – tu nic się nie zmienia i dokumenty trafiają tak jak dotychczas, np. mailem.

Rodzaj dostawcy	Rodzaj nabywcy	Obowiązek KSeF	Typ faktury	Sposób przekazania
Podmiot krajowy	Podmiot krajowy	tak	ustrukturyzowana	dostępna w KSeF
Podmiot krajowy	Podmiot zagraniczny	tak	ustrukturyzowana	przekazanie poza KSeF (np. e-mail, EDI)
Podmiot zagraniczny	Podmiot krajowy	nie	dowolna forma	przekazanie poza KSeF
Podmiot zagraniczny	Podmiot zagraniczny	nie	dowolna forma	przekazanie poza KSeF

Takie rozwiązanie wynika z art. 106ga ust. 1 u.p.t.u.

„Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.

oraz z art. 106gb ust. 4 u.p.t.u., zgodnie z którym:

„Faktury ustrukturyzowane wystawione na rzecz podatników nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju udostępnia się w sposób z nimi uzgodniony”.

Strumienie obiegu faktur w relacjach z zagranicą

Od 1 lutego 2026 roku polskie firmy będą musiały nauczyć się funkcjonować w dwóch równoległych modelach obiegu dokumentów:

pierwszy strumień – faktury ustrukturyzowane w KSeF,
drugi strumień – dotychczasowy obieg dokumentów od kontrahentów zagranicznych (poza KSeF).

Dostawca	Typ faktury	Odbiorca	Udostępnienie
Podmiot zagraniczny	poza KSeF	Podmiot krajowy	w uzgodnionej formie
Podmiot krajowy	w KSeF	Podmiot zagraniczny	w uzgodnionej formie (np. PDF, e-mail)