Zawiadomienie ZAW-FA – przewodnik krok po kroku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma, za pomocą której podatnicy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Od 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla wszystkich czynnych podatników VAT. W myśl art. 106nb ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług „Podatnicy wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”.

Żeby jednak dostęp do tego systemu był bezpieczny, konieczne jest przypisanie uprawnień osobom fizycznym, które będą korzystać z KSeF. Podstawą prawną jest § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, który stanowi „Podmiot uprawniony może korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio albo przez osobę fizyczną wskazaną przez podatnika w zawiadomieniu ZAW-FA”.

ZAW-FA jest dokumentem, który pozwala nadać, zmienić albo odebrać uprawnienia do KSeF – np. księgowej, pracownikowi biura rachunkowego czy członkowi zarządu spółki.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

2. Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?

3. Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF?

4. Faktura korygująca z tytułu bonusu lub rabatu w KSeF – jak ją wystawić?

   
   

Kiedy składa się zawiadomienie ZAW-FA?

Nie zawsze trzeba składać ZAW-FA. Są sytuacje, gdy przedsiębiorca może działać samodzielnie:

• jednoosobowa działalność gospodarcza – właściciel loguje się do KSeF przy użyciu profilu zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bez dodatkowych formalności,

• spółka z o.o. z pieczęcią kwalifikowaną zawierającą NIP – w takim przypadku również nie trzeba składać zawiadomienia.

Natomiast ZAW-FA jest niezbędny, gdy:

• przedsiębiorca nie dysponuje narzędziami do autoryzacji,

• podmiot chce upoważnić do korzystania z KSeF inne osoby (np. księgowych),

• spółka nie posiada kwalifikowanej pieczęci z NIP-em – wtedy musi wskazać osoby fizyczne uprawnione do działania w systemie.

Podatnik prowadzący działalność jako osoba fizyczna z góry otrzymuje tzw. pierwotne uprawnienia właścicielskie do KSeF. Dzięki nim może samodzielnie, w formie elektronicznej, nadać dostęp innym osobom lub podmiotom, które w jego imieniu będą wystawiać faktury. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że takie upoważnienie będzie można zrealizować poprzez komercyjne oprogramowanie lub specjalną aplikację resortową, po wcześniejszym uwierzytelnieniu się w systemie.

Papierowe zawiadomienie ZAW-FA będzie natomiast wymagane wyjątkowo – tylko wtedy, gdy osoba fizyczna posługuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym pozbawionym numeru NIP i PESEL. W takim przypadku konieczne jest zgłoszenie tzw. odcisku palca podpisu, co pozwoli powiązać ten podpis z konkretnym podatnikiem.

Jak wypełnić ZAW-FA krok po kroku?

Zawiadomienie ZAW-FA – przewodnik krok po kroku - formularz składa się z pięciu części (A–E). Poniżej opisuję dokładnie, co wpisać w poszczególnych rubrykach.

Poz. 1 – identyfikacja podatnika

Na początku formularza wpisujemy NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje albo odbiera uprawnienia w KSeF. Jeśli podmiot nie ma NIP-u, stosujemy inne dane identyfikacyjne przewidziane w ustawie.

Poz. 4 – kolejne zawiadomienia

To pole wypełnia się wyłącznie wtedy, gdy składane jest więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA.

Część A – miejsce i cel złożenia

• Poz. 5 – wskazujemy właściwy urząd skarbowy. Dla osoby fizycznej jest to urząd według miejsca zamieszkania, a dla spółki – według siedziby.

• Poz. 6 – tutaj podajemy cel złożenia:

  • 6.1. Nadanie uprawnień – wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF,

  • 6.2. Odebranie uprawnień – cofnięcie dostępu,

  • 6.3. Zgłoszenie danych unikalnych podpisu elektronicznego – czyli odcisku palca podpisu kwalifikowanego, który nie zawiera NIP ani PESEL.

Ważne: jeśli zaznaczymy 6.3, nie wypełniamy części C.

Część B – dane podatnika lub podmiotu

Tutaj wpisujemy informacje o tym, kto nadaje lub odbiera uprawnienia.

• B.1. Dane identyfikacyjne – w poz. 7 zaznaczamy, czy podmiot jest osobą fizyczną, osobą prawną, czy organem egzekucyjnym.

• B.2. Adres – należy podać adres siedziby lub zamieszkania.

• B.3. Dane kontaktowe – obowiązkowe jest podanie adresu e-mail w poz. 19. To właśnie na ten adres podatnik otrzyma informację o nadaniu lub odebraniu uprawnień.

Część C – dane osoby uprawnionej

Jeżeli w części A wybraliśmy opcję nadania uprawnień (6.1), wypełniamy część C.

• C.1. Dane identyfikacyjne osoby fizycznej – w poz. 20 wskazujemy rodzaj identyfikatora podatkowego:

  • NIP,

  • PESEL,

  • brak identyfikatora (np. cudzoziemiec bez NIP i PESEL – wtedy podajemy inny dokument tożsamości).

• C.2. Adres zamieszkania – pełny adres osoby fizycznej.

• C.3. Dane kontaktowe – w poz. 38 obowiązkowo wpisujemy adres e-mail. Na ten adres system wyśle potwierdzenie nadania lub cofnięcia dostępu.

Część D – dane podpisu kwalifikowanego

Ta część dotyczy szczególnej sytuacji – gdy zgłaszamy kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera NIP-u ani PESEL. Może się to zdarzyć np. w przypadku cudzoziemców posługujących się podpisem kwalifikowanym wydanym w innym kraju UE.

Wypełniamy ją, gdy w części A zaznaczono:

• 6.3 – zgłoszenie danych podpisu kwalifikowanego podatnika, albo

• 6.1 – nadanie uprawnień, a osoba uprawniona ma tylko taki podpis, bez NIP i PESEL.

Część E – podpis podatnika lub reprezentanta

To końcowa część formularza. Podpis musi złożyć:

• podatnik (osoba fizyczna),

• członek zarządu spółki,

• inna osoba uprawniona do reprezentacji.

Jeśli reprezentacja wymaga działania kilku osób, a jest ich więcej niż sześć, pozostałe osoby wpisuje się w dodatkowym formularzu ZAW-FA.

Gdzie złożyć ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA składa się wyłącznie w formie papierowej w urzędzie skarbowym. Właściwość urzędu określa się według miejsca zamieszkania (dla osób fizycznych) albo siedziby (dla spółek).

Przykłady ZAW-FA

1. Jednoosobowa działalność gospodarcza – przedsiębiorca sam loguje się przez ePUAP. Nie ma potrzeby składania ZAW-FA.

2. Spółka z o.o. bez pieczęci kwalifikowanej – konieczne jest złożenie ZAW-FA, w którym spółka wskaże osoby fizyczne uprawnione do KSeF.

3. Cofnięcie dostępu pracownikowi – przedsiębiorca składa kolejne ZAW-FA, tym razem z zaznaczoną opcją „odebranie uprawnień”.

Zawiadomienie ZAW-FA – przewodnik krok po kroku – podsumowanie

ZAW-FA to formularz, który pełni kluczową rolę w procesie nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki niemu przedsiębiorca może przekazać dostęp pracownikowi, księgowej czy innemu pełnomocnikowi. Dokument jest składany w formie papierowej w urzędzie skarbowym i zawiera pięć części, w których krok po kroku wskazuje się dane podatnika i osoby uprawnionej.

Warto pamiętać, że nie każdy musi składać ZAW-FA – właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych z dostępem do ePUAP lub podpisu kwalifikowanego mogą logować się do systemu samodzielnie. Jednak w przypadku spółek czy konieczności przekazania uprawnień innym osobom, formularz ten jest niezbędny.

Dzięki ZAW-FA ustawodawca zapewnił procedury, a podatnicy mają pewność, że dostęp do faktur w KSeF posiadają tylko osoby wyraźnie wskazane i uprawnione.