Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF?

Błędy na fakturach zdarzają się nawet najbardziej starannym podatnikom. Jednym z częstszych uchybień jest nieprawidłowa data dostawy towaru lub wykonania usługi. W tradycyjnym obiegu papierowym można było poradzić sobie z taką pomyłką na kilka sposobów – czasem przez anulowanie faktury, czasem przez notę korygującą. W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) takie rozwiązania nie funkcjonują. Ustawodawca wskazuje wyraźnie, że każdy błąd, także w dacie dostawy, należy poprawić za pomocą faktury korygującej.

Podstawy prawne korekty faktury w KSeF

Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług „W przypadku gdy po wystawieniu faktury stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury, podatnik wystawia fakturę korygującą”. Oznacza to, że korekty wymagają zarówno nieprawidłowości dotyczące kwot podatku, jak i błędy formalne – w tym niewłaściwa data dostawy.

Co więcej, art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT przewiduje, że faktura powinna zawierać „datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury”. Skoro data dostawy jest obowiązkowym elementem faktury, to jej błędne wskazanie musi zostać skorygowane.

Struktura faktury korygującej w KSeF

Ministerstwo Finansów w dokumencie „Faktura ustrukturyzowana – Broszura informacyjna dot. struktury FA(2)” wyjaśnia, że:

• w fakturze korygującej należy wypełnić wszystkie pola zgodnie ze stanem po korekcie,

• pola dotyczące podstawy opodatkowania, kwoty podatku i należności ogółem należy uzupełniać poprzez wykazanie różnicy pomiędzy wartościami przed i po korekcie.

W przypadku korekty samej daty dostawy różnica w wartościach wynosi zero, dlatego w polach kwotowych należy wprowadzić „0”.

Dlaczego nie można wystawić nowej faktury?

Niektórzy podatnicy chcieliby „wyzerować” błędny dokument i następnie wystawić nową fakturę z poprawną datą. Takiego rozwiązania KSeF jednak nie przewiduje. Podstawą jest art. 106j ustawy o VAT, który obliguje do wystawienia faktury korygującej w razie stwierdzenia jakiejkolwiek pomyłki.

Ponadto art. 106j ust. 2 określa elementy, jakie musi zawierać faktura korygująca, m.in.:„wskazanie przyczyny korekty” oraz „w przypadku gdy korekta nie wpływa na podstawę opodatkowania – wskazanie prawidłowej treści korygowanych pozycji”. Tym samym ustawodawca przewidział wprost korektę sytuacji, w której pomyłka dotyczy wyłącznie elementów formalnych.

Jak należy wypełnić korektę w KSeF?

Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF? Jeśli korekta dotyczy wyłącznie daty dostawy:

• pola daty należy wypełnić prawidłową wartością,

• pola podstawy opodatkowania, kwoty podatku i należności ogółem trzeba uzupełnić cyfrą „0”,

• w uzasadnieniu korekty powinno znaleźć się wyjaśnienie, że dokument został wystawiony w celu poprawienia daty dostawy.

W KSeF nie można pozostawić pustych pól, dlatego wpisanie „0” w kwotach jest konieczne.

Porównanie korekty błędu w dacie i błędu w kwocie

Rodzaj błędu	Co należy poprawić	Pola kwotowe (podstawa, VAT, należność ogółem)	Wymagane uzasadnienie korekty	Efekt dla rozliczeń podatkowych
Błąd w dacie dostawy	Wskazanie prawidłowej daty dostawy w polu „Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi” zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT	Wartości należy wskazać jako 0 (brak różnic kwotowych)	Uzasadnienie: poprawa daty dostawy	Może zmienić okres rozliczeniowy VAT, ponieważ zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje w dacie dokonania dostawy
Błąd w kwocie (np. cena, stawka VAT)	Wskazanie poprawnych wartości podstawy opodatkowania i/lub podatku	Wpisuje się różnicę między kwotami przed korektą i po korekcie	Uzasadnienie: np. udzielony rabat, błąd rachunkowy, zmiana ceny	Zmienia podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego

Z powyższego zestawienia wynika, że korekta daty wymaga pełnego uzupełnienia danych, lecz w polach finansowych zawsze widnieją zera. W przypadku błędu w kwocie wykazywana jest różnica, która bezpośrednio wpływa na rozliczenie podatku VAT.

Przykład

Podatnik wystawił fakturę z datą dostawy 5 sierpnia, podczas gdy faktycznie dostawa nastąpiła 29 lipca. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy, a więc w lipcu. Konieczne jest więc wystawienie faktury korygującej, w której wskazana zostanie prawidłowa data – 29 lipca. Wszystkie wartości pozostają bez zmian, dlatego w polach różnic należy wpisać „0”. W uzasadnieniu trzeba wskazać, że dokument dotyczy korekty daty dostawy.

Problemy z systemami księgowymi

Niektóre rozbudowane systemy finansowo-księgowe, nie przewidują automatycznego księgowania faktur korygujących, jeśli różnice kwotowe wynoszą zero. Może to wymagać dodatkowej konfiguracji lub dostosowania modułów obsługujących KSeF. Trzeba jednak pamiętać, że KSeF jako system ogólnokrajowy wymaga poprawnego zapisu korekt – w tym wpisania wartości „0” w polach kwotowych, nawet jeśli korekta dotyczy

wyłącznie elementów formalnych.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

2. Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?

Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF? – podsumowanie

W przypadku błędnej daty dostawy w fakturze ustrukturyzowanej konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Nie można anulować błędnego dokumentu i wystawić nowego. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT faktura korygująca musi wskazywać prawidłowe dane, a w polach kwotowych, które nie ulegają zmianie, należy wpisać „0”.

Tak sporządzona korekta:

• zawiera prawidłową datę dostawy,

• obejmuje komplet danych wymaganych w art. 106j ust. 2 ustawy o VAT,

• w polach kwotowych wykazuje zero,

• zawiera uzasadnienie wskazujące, że zmiana dotyczy daty.

Takie podejście jest zgodne zarówno z przepisami ustawy o VAT, jak i z wytycznymi Ministerstwa Finansów zawartymi w broszurze FA(2).