KPiR w 2026 roku - kto prowadzi i jak wygląda nowa księga
KPiR w 2026 roku służy do ewidencjonowania przychodów i kosztów podatkowych przedsiębiorców rozliczających działalność według skali podatkowej albo podatku liniowego. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Księga ma 19 kolumn i została dostosowana między innymi do Krajowego Systemu e-Faktur oraz kasowego PIT. KPiR w 2026 roku - kto prowadzi i jak wygląda nowa księga to zagadnienie ważne również ze względu na postępującą elektronizację rozliczeń. Nie każdy przedsiębiorca musiał jednak zrezygnować z papierowej księgi już 1 stycznia 2026 r. Obowiązek prowadzenia KPiR przy użyciu programu komputerowego jest wprowadzany etapami.
Kto ma obowiązek prowadzenia KPiR
Podstawę obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi art. 24a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
KPiR mogą prowadzić między innymi:
osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
przedsiębiorstwa w spadku,
spółki cywilne osób fizycznych,
spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
spółki jawne osób fizycznych,
spółki partnerskie.
Obowiązek dotyczy również określonych innych przypadków wskazanych w art. 24a ustawy o PIT, w tym osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, jeżeli wybrano prowadzenie księgi. KPiR nie jest natomiast właściwą ewidencją dla przedsiębiorcy rozliczającego działalność ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przy ryczałcie prowadzona jest ewidencja przychodów. Spółki z o.o., spółki akcyjne oraz inne podmioty zobowiązane bez względu na wysokość obrotów do stosowania ustawy o rachunkowości prowadzą księgi rachunkowe, a nie KPiR.
Limit KPiR i pełnych ksiąg w 2026 roku
W tym miejscu materiał źródłowy wymaga istotnej korekty. Od 2025 r. limit przychodów powodujący obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wynosi 2 500 000 euro, a nie 2 000 000 euro.
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości próg dotyczy między innymi:
osób fizycznych,
spółek cywilnych osób fizycznych,
spółek jawnych osób fizycznych,
spółek partnerskich,
przedsiębiorstw w spadku.
Do przeliczenia limitu na 2026 r. zastosowano średni kurs euro NBP z 1 października 2025 r., wynoszący 4,2586 zł. 2 500 000 euro x 4,2586 zł = 10 646 500 zł.
Oznacza to, że limit zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2026 r. wynosi:
10 646 500 zł. Jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za 2025 r. osiągnęły co najmniej wskazaną wartość, od 2026 r. powstaje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Przedsiębiorca znajdujący się poniżej limitu może dobrowolnie zdecydować się na prowadzenie ksiąg rachunkowych, jeżeli spełnione zostaną warunki wynikające z ustawy o rachunkowości.
Do czego służy KPiR
Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest przede wszystkim ewidencją podatkową.
Na podstawie zapisów ustala się między innymi:
przychody podatkowe,
koszty uzyskania przychodów,
dochód albo stratę,
podstawę obliczenia podatku dochodowego.
KPiR nie jest księgą rachunkową w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Nie zawiera pełnej informacji o majątku, należnościach, zobowiązaniach, kapitale czy przepływach pieniężnych przedsiębiorstwa.
Przykład:
Firma wystawiła faktury na 80 000 zł netto i wykazała 50 000 zł kosztów podatkowych.
W dużym uproszczeniu różnica wynosi 30 000 zł. Nie oznacza to jednak automatycznie, że przedsiębiorca posiada 30 000 zł wolnych środków pieniężnych. Część faktur sprzedaży może pozostawać niezapłacona, a rozliczenie podatkowe może wymagać uwzględnienia remanentu, amortyzacji albo innych korekt. KPiR może być więc przydatna przy analizie działalności, ale nie zastępuje analizy płynności finansowej.
Nowe rozporządzenie dotyczące KPiR od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Rozporządzenie zastąpiło przepisy obowiązujące do końca 2025 r. Najbardziej widoczną zmianą jest nowy wzór księgi. Do końca 2025 r. KPiR składała się z 17 kolumn. Od 1 stycznia 2026 r. wzór obejmuje 19 kolumn.
Zmiany wynikają między innymi z:
wdrożenia KSeF,
potrzeby wykazywania identyfikatora podatkowego kontrahenta,
dostosowania księgi do kasowego PIT,
elektronizacji ksiąg podatkowych,
zmiany struktury danych przesyłanych w JPK_PKPIR.
Czy KPiR od 2026 roku musi być prowadzona elektronicznie
Nie każdy podatnik prowadzący KPiR został objęty takim obowiązkiem od 1 stycznia 2026 r.
Elektronizacja została podzielona na etapy. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązek prowadzenia KPiR przy użyciu programu komputerowego obejmuje podatników PIT, którzy są jednocześnie zobowiązani do przesyłania miesięcznych plików JPK_V7M. Pierwszy plik JPK_PKPIR obejmujący dane za 2026 r. zostanie przekazany administracji skarbowej w 2027 r., w terminie przewidzianym dla przesłania księgi. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek elektronicznego prowadzenia ksiąg i ewidencji obejmie pozostałych podatników PIT, w tym przedsiębiorców składających JPK_V7K oraz podatników nieobjętych pierwszym etapem.
Pozostali podatnicy będą po raz pierwszy przekazywać elektroniczne dane za 2027 r. w 2028 r. Nieprawidłowe jest więc stwierdzenie, że od początku 2026 r. każdy przedsiębiorca prowadzący KPiR musi bez wyjątku prowadzić księgę wyłącznie elektronicznie.
JPK_PKPIR - nowy obowiązek raportowania
Elektroniczna KPiR będzie przekazywana do administracji skarbowej w strukturze JPK_PKPIR. Plik stanowi ustrukturyzowane odwzorowanie danych znajdujących się w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Obowiązek również jest wdrażany etapami:
za rok rozpoczynający się po 31 grudnia 2025 r. - dla podatników zobowiązanych do miesięcznego JPK_V7M,
za rok rozpoczynający się po 31 grudnia 2026 r. - dla pozostałych podatników, w tym rozliczających VAT kwartalnie przez JPK_V7K.
Elektronizacja oznacza, że prawidłowość danych wprowadzanych do programu księgowego nabiera jeszcze większego znaczenia. Informacje z KPiR będą przekazywane organom w ustrukturyzowanej postaci, a nie dopiero przedstawiane podczas ewentualnej kontroli.
Więcej o cyfryzacji dokumentacji można przeczytać w artykule NEX KSeF i elektroniczna dokumentacja księgowa - koniec papierowych segregatorów w firmach?.
Jak wygląda KPiR od 2026 roku
Nowy wzór KPiR obejmuje 19 kolumn.
Kolumna | Zakres danych |
1 | liczba porządkowa |
2 | data zdarzenia gospodarczego |
3 | numer identyfikujący fakturę w KSeF |
4 | numer dowodu księgowego inny niż numer KSeF |
5 | identyfikator podatkowy kontrahenta |
6 | imię i nazwisko albo nazwa firmy kontrahenta |
7 | adres kontrahenta |
8 | opis zdarzenia gospodarczego |
9 | wartość sprzedanych towarów i usług |
10 | pozostałe przychody |
11 | razem przychód |
12 | zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu |
13 | koszty uboczne zakupu |
14 | wynagrodzenia w gotówce i w naturze |
15 | pozostałe wydatki |
16 | razem wydatki z kolumn 14 i 15 |
17 | opis kosztu działalności badawczo-rozwojowej |
18 | wartość kosztu działalności badawczo-rozwojowej |
19 | uwagi |
Układ pozwala łatwo zauważyć najważniejsze zmiany względem księgi stosowanej do końca 2025 r.
Numer KSeF w KPiR
Jedną z nowych pozycji jest kolumna 3 przeznaczona na numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. Numer KSeF wpisuje się wtedy, gdy dokument został wystawiony przy użyciu KSeF. Kolumna 4 służy natomiast do wykazania innego numeru dowodu księgowego. KPiR została więc przygotowana do współpracy z systemem faktur ustrukturyzowanych. Numer KSeF nie zastępuje przy tym numeru faktury nadawanego przez sprzedawcę. Są to dwa różne oznaczenia dokumentu.
Szerzej nowe zasady zostały opisane w artykule NEX Numer KSeF i NIP kontrahenta w KPiR.
NIP kontrahenta w nowej KPiR
Nowym elementem księgi jest także kolumna 5 przeznaczona na identyfikator podatkowy kontrahenta. Może to być na przykład NIP wraz z kodem kraju, jeżeli identyfikator został nadany poza Polską. Nowe objaśnienia do KPiR przewidują praktyczne uproszczenie.
Jeżeli w kolumnie 5 zostanie wpisany identyfikator podatkowy kontrahenta, nie trzeba wpisywać w kolumnach 6 i 7 pozostałych danych kontrahenta, czyli nazwy oraz adresu.
Rozwiązanie ogranicza zakres danych powielanych w elektronicznej księdze.
Przy zapisach dokonywanych na podstawie określonych zbiorczych dokumentów sprzedaży kolumny dotyczące kontrahenta mogą pozostać niewypełnione zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia.
Przychody w KPiR od 2026 roku
Przychody ze sprzedaży towarów i usług ujmuje się w kolumnie 9. Pozostałe przychody trafiają do kolumny 10.
Do pozostałych przychodów mogą należeć między innymi:
przychody ze sprzedaży składników majątku firmy,
otrzymane kary umowne,
wynagrodzenie płatnika,
inne przychody z działalności niewykazywane jako podstawowa sprzedaż towarów i usług.
Kolumna 11 stanowi sumę kolumn 9 i 10. Zapisy dotyczące sprzedaży mogą być dokonywane między innymi na podstawie faktur, raportów fiskalnych oraz innych dowodów dopuszczonych przez przepisy.
Koszty w nowej KPiR
Od 2026 r. zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu ujmuje się w kolumnie 12. Koszty uboczne zakupu, takie jak transport, załadunek, wyładunek lub ubezpieczenie w drodze, trafiają do kolumny 13. Wynagrodzenia ujmuje się w kolumnie 14.
Pozostałe wydatki wykazywane są w kolumnie 15.
Do kolumny 15 mogą trafiać przykładowo:
czynsz za lokal,
opłaty za media,
usługi księgowe,
wydatki na oprogramowanie,
wydatki związane z użytkowaniem samochodu w zakresie stanowiącym koszt podatkowy,
odpisy amortyzacyjne zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.
Kolumna 16 obejmuje łączną wartość kolumn 14 i 15.
Nie każdy wydatek związany z firmą jest kosztem podatkowym. Przed zaksięgowaniem dokumentu trzeba ocenić wydatek zgodnie z art. 22 i art. 23 ustawy o PIT oraz przepisami szczególnymi.
Kasowy PIT a KPiR w 2026 roku
Nowy wzór KPiR uwzględnia również przedsiębiorców stosujących kasowy PIT.
Przy przychodzie rozliczanym metodą kasową w kolumnie 2 wpisuje się datę powstania przychodu ustaloną zgodnie z art. 14c ust. 2 ustawy o PIT. Podobne rozwiązanie zastosowano do kosztów potrącanych według szczególnych zasad związanych z kasowym PIT.
Oznacza to, że nowa KPiR nie opiera się wyłącznie na prostym schemacie polegającym na wpisaniu daty wystawienia faktury. Data zapisu musi odpowiadać zasadom rozpoznawania przychodu lub potrącenia kosztu wynikającym z ustawy o PIT.
Spis z natury a KPiR
Prowadzenie KPiR wiąże się również z obowiązkiem sporządzania spisu z natury. Zgodnie z rozporządzeniem z 6 września 2025 r. spis obejmuje między innymi:
towary handlowe,
materiały podstawowe,
materiały pomocnicze,
półwyroby,
produkcję w toku,
wyroby gotowe,
braki,
odpady.
Spis z natury sporządza się w przypadkach wskazanych w rozporządzeniu, w szczególności na koniec roku podatkowego.
Remanent może bezpośrednio wpłynąć na dochód podatkowy. Wartość niesprzedanych towarów nie pozostaje więc bez znaczenia dla rocznego rozliczenia przedsiębiorcy.
Szczegółowe zasady zostały opisane w artykule NEX Remanent, czyli spis z natury na koniec roku.
Założenie KPiR przy rozpoczęciu działalności
Zgodnie z § 19 rozporządzenia podatnik ma obowiązek założyć księgę:
na 1 stycznia roku podatkowego albo
na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego.
Przykład:
Przedsiębiorca rozpoczyna działalność 15 września 2026 r. i rozlicza dochód według skali podatkowej. KPiR należy założyć na 15 września 2026 r. Jeżeli podatnik znajduje się już w grupie objętej obowiązkiem elektronicznego prowadzenia księgi, KPiR powinna być prowadzona przy użyciu programu komputerowego.
Czy po przekroczeniu limitu można nadal prowadzić KPiR
Jeżeli przychody osiągną próg przewidziany w ustawie o rachunkowości, od następnego roku powstaje obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dla 2026 r. znaczenie mają przychody za 2025 r. Próg wynosi 10 646 500 zł.
Przykład:
Osoba fizyczna prowadząca działalność osiągnęła w 2025 r. przychody netto ze sprzedaży wynoszące 11 000 000 zł. Próg 10 646 500 zł został osiągnięty i przekroczony. Od początku 2026 r. działalność podlega obowiązkowi prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jeżeli przychody w kolejnym roku znajdą się poniżej ustawowej granicy, możliwa może być rezygnacja z obowiązkowych ksiąg rachunkowych od kolejnego roku, jeżeli nie występuje inna podstawa nakazująca stosowanie pełnej księgowości.
KPiR jako źródło informacji o firmie
Podstawową funkcją KPiR pozostaje prawidłowe rozliczenie podatku dochodowego. Dane z księgi mogą jednak dostarczyć podstawowych informacji dotyczących działalności.
Przedsiębiorca może porównywać między innymi:
przychody w kolejnych miesiącach,
wartość zakupionych towarów,
koszty wynagrodzeń,
pozostałe wydatki,
dochód podatkowy w poszczególnych okresach.
Przykład:
Przychody firmy pozostają na poziomie 100 000 zł miesięcznie, ale wartość zakupów towarów wzrosła z 40 000 zł do 65 000 zł. KPiR pozwala szybko zauważyć zmianę proporcji kosztów do przychodów. Sama księga nie odpowie jednak na pytanie, czy przyczyną jest wzrost cen zakupowych, gromadzenie zapasów, spadek marży czy inny czynnik. Do takiej oceny potrzebna jest szersza analiza danych przedsiębiorstwa.
Najczęściej zadawane pytania
Jaki jest limit KPiR w 2026 roku
Próg obowiązkowego prowadzenia ksiąg rachunkowych w 2026 r. wynosi 2 500 000 euro, czyli 10 646 500 zł. Limit ustala się na podstawie przychodów za 2025 r.
Czy od 2026 roku każda KPiR musi być elektroniczna
Nie. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązek dotyczy pierwszej grupy podatników, przede wszystkim przedsiębiorców zobowiązanych do miesięcznego przesyłania JPK_V7M. Pozostali podatnicy zostaną objęci obowiązkiem od 2027 r.
Ile kolumn ma KPiR od 2026 roku
Nowy wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów ma 19 kolumn. Do końca 2025 r. wzór obejmował 17 kolumn.
Czy numer KSeF wpisuje się do KPiR
Tak, jeżeli faktura została wystawiona przy użyciu KSeF. Nowa kolumna 3 służy do wykazywania numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.
Czy ryczałtowiec prowadzi KPiR
Nie. Przedsiębiorca opodatkowany ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych prowadzi ewidencję przychodów, a nie podatkową księgę przychodów i rozchodów.
KPiR w 2026 roku - kto prowadzi i jak wygląda nowa księga - podsumowanie
KPiR w 2026 roku jest prowadzona według nowego wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. Nowa księga ma 19 kolumn i uwzględnia między innymi numer KSeF, identyfikator podatkowy kontrahenta oraz zasady kasowego PIT.
Limit powodujący obowiązek przejścia na księgi rachunkowe wynosi w 2026 r. 2,5 mln euro, czyli 10 646 500 zł. Kwota 2 mln euro wskazana w części wcześniejszych publikacji nie jest już aktualnym limitem wynikającym z ustawy o rachunkowości. Elektroniczna KPiR jest wdrażana etapami. Od 2026 r. obowiązek objął podatników należących do pierwszej grupy, w tym podatników przesyłających miesięczne JPK_V7M. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci elektronizacją od 2027 r. KPiR pozostaje przede wszystkim ewidencją podatkową. Na podstawie zapisów można ustalać przychody, koszty oraz dochód albo stratę, jednak księga nie zastępuje pełnej analizy sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.
