Remanent, czyli spis z natury na koniec roku

Remanent, określany także jako spis z natury lub inwentaryzacja, to jeden z tych obowiązków podatkowych, który wraca co roku u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Choć w praktyce bywa traktowany jako formalność, jego znaczenie dla rozliczenia podatku dochodowego jest bardzo duże. To właśnie remanent pozwala ustalić faktyczny dochód za dany rok podatkowy i ma bezpośredni wpływ na wysokość podatku oraz składki zdrowotnej.

Obowiązek sporządzenia spisu z natury wynika wprost z przepisów regulujących prowadzenie KPiR. Zgodnie z § 24 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2025 r.):„Podatnicy są obowiązani sporządzić i wpisać do księgi spis z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego oraz w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności”.

Od 2026 r. analogiczny zakres obowiązku będzie wynikał z § 20 ust. 1 nowego rozporządzenia w sprawie KPiR. Z punktu widzenia praktyki oznacza to, że sam mechanizm sporządzania remanentu nie ulega zmianie, a przedsiębiorcy nadal muszą co roku wykonać spis na dzień 31 grudnia.

Zakres remanentu – co dokładnie obejmuje spis z natury

Zakres elementów objętych remanentem jest precyzyjnie określony w przepisach i nie może być dowolnie ograniczany przez podatnika. W spisie z natury należy ująć wszystkie składniki majątku, które spełniają kryteria wskazane w rozporządzeniu, niezależnie od tego, czy ich wartość jest znaczna, czy symboliczna.

Zgodnie z § 24 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KPiR, spis z natury obejmuje:„towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady”.

Remanent, czyli spis z natury na koniec roku - ważne jest również to, że remanent powinien uwzględniać składniki majątku, które w dniu sporządzania spisu nie znajdują się fizycznie w siedzibie firmy, ale pozostają własnością podatnika. Dotyczy to na przykład towarów powierzonych innym podmiotom, znajdujących się w magazynie zewnętrznym lub w transporcie. Jednocześnie w spisie należy wykazać towary obce, które znajdują się w przedsiębiorstwie w dniu spisu, przy czym – co istotne – towary te nie podlegają wycenie. W takim przypadku należy wskazać ich ilość oraz właściciela.

Kogo dotyczy obowiązek sporządzenia remanentu, a kto jest z niego zwolniony

Obowiązek sporządzenia remanentu dotyczy podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, a więc rozliczających się na zasadach ogólnych według skali podatkowej albo podatkiem liniowym. To właśnie w tych formach opodatkowania dochód ustalany jest z uwzględnieniem różnic remanentowych.

Podatnicy opodatkowani ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mają obowiązku sporządzania spisu z natury na potrzeby podatku dochodowego. Wynika to z samej konstrukcji ryczałtu, w którym opodatkowaniu podlega przychód, a nie dochód. W praktyce oznacza to, że remanent nie wpływa na wysokość podatku ryczałtowego. Warto jednak pamiętać, że brak obowiązku podatkowego nie zawsze oznacza brak potrzeby prowadzenia jakiejkolwiek ewidencji magazynowej, zwłaszcza gdy przedsiębiorca sprzedaje towary.

Wycena remanentu i jej znaczenie dla ustalenia dochodu

Sporządzenie spisu z natury to dopiero pierwszy etap. Kolejnym jest jego wycena, która pozwala na ujęcie remanentu w KPiR i wykorzystanie go przy obliczaniu dochodu rocznego. Zasady wyceny również zostały określone w przepisach.

Materiały oraz towary handlowe objęte spisem wycenia się według cen zakupu lub nabycia. Jeżeli jednak ceny rynkowe z dnia sporządzenia spisu są niższe od cen zakupu, możliwe jest zastosowanie wyceny według tych niższych cen. Takie podejście bywa stosowane w sytuacjach, gdy towary uległy uszkodzeniu, przestarzały lub utraciły wartość handlową.

Półwyroby, wyroby gotowe oraz braki własnej produkcji wycenia się według kosztów ich wytworzenia. Z kolei odpady użytkowe, które utraciły swoją pierwotną wartość w toku produkcji, wycenia się według wartości oszacowanej, z uwzględnieniem ich dalszej przydatności.

Ustawa i rozporządzenie definiują również pojęcia używane przy wycenie. Cena zakupu to:„cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek od towarów i usług podlegający odliczeniu, a przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżona o rabaty, opusty i inne podobne obniżenia”.

Koszt wytworzenia obejmuje natomiast wszelkie koszty pozostające w bezpośrednim i pośrednim związku z procesem produkcyjnym, z wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług.

Wycena powinna zostać dokonana najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia sporządzania spisu z natury. To termin, którego przekroczenie może zostać zakwestionowane w trakcie kontroli podatkowej.

Remanent w KPiR – ujęcie księgowe i wpływ na wynik roczny

Wartość remanentu końcowego należy ująć w KPiR pod datą 31 grudnia danego roku podatkowego. Ma to bezpośredni wpływ na ustalenie dochodu. Jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa niż remanentu początkowego, różnica powiększa dochód do opodatkowania. W odwrotnej sytuacji, gdy remanent końcowy jest niższy, różnica pomniejsza dochód.

Istotne jest również to, że remanent końcowy automatycznie staje się remanentem początkowym na pierwszy dzień kolejnego roku podatkowego. W praktyce oznacza to, że nie ma obowiązku sporządzania nowego spisu na dzień 1 stycznia, jeżeli podatnik sporządził remanent na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. W KPiR wpisuje się wówczas wartość tego samego spisu jako pierwszą pozycję otwierającą księgę na nowy rok.

Remanent zerowy – obowiązek także przy braku towarów

Częstym błędem jest przekonanie, że jeżeli przedsiębiorca nie posiada żadnych towarów handlowych ani materiałów, nie musi sporządzać remanentu. Tymczasem przepisy nie pozostawiają w tym zakresie wątpliwości. Nawet przy braku składników majątku podlegających spisowi należy sporządzić tzw. remanent zerowy.

Remanent zerowy stanowi oświadczenie przedsiębiorcy, że na dzień 31 grudnia w firmie nie znajdują się żadne składniki objęte obowiązkiem inwentaryzacji. Taki spis również podlega wpisowi do KPiR, z wartością równą 0. Jego brak może zostać potraktowany jako naruszenie obowiązków ewidencyjnych.

Elementy formalne spisu z natury

Spis z natury musi zostać sporządzony w sposób rzetelny, staranny i trwały. Rozporządzenie określa minimalny zakres danych, jakie powinien zawierać. Należą do nich m.in.: imię i nazwisko właściciela zakładu lub nazwa firmy, data sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji, szczegółowe określenie towarów i innych składników majątku, jednostka miary, ilość, cena jednostkowa, wartość pozycji oraz łączna wartość spisu.

Spis powinien zawierać także klauzulę „Spis zakończono na pozycji …” oraz podpisy osób sporządzających spis i właściciela zakładu. Od 2026 r., zgodnie z nowym rozporządzeniem, wystarczający będzie podpis właściciela.

Remanent a składka zdrowotna – praktyczne konsekwencje

Remanent ma znaczenie nie tylko dla podatku dochodowego, ale również dla składki zdrowotnej. W przypadku podatników rozliczających się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, podstawą wymiaru składki zdrowotnej jest dochód ustalany w analogiczny sposób jak dla celów podatku dochodowego. Oznacza to, że dodatnia lub ujemna różnica remanentowa wpływa na wysokość składki zdrowotnej należnej za dany rok.

W praktyce może to prowadzić do sytuacji, w której wysoki remanent końcowy zwiększa nie tylko podatek, ale również obciążenia składkowe, co warto brać pod uwagę przy planowaniu zakupów i stanów magazynowych pod koniec roku.

Remanent, czyli spis z natury na koniec roku – podsumowanie

Remanent jest obowiązkowym elementem rozliczenia rocznego u podatników prowadzących KPiR i rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Obejmuje on ściśle określone składniki majątku, podlega wycenie według zasad wynikających z przepisów i musi zostać ujęty w księdze pod datą 31 grudnia. Nawet brak towarów nie zwalnia z obowiązku sporządzenia remanentu zerowego. Prawidłowo sporządzony spis z natury wpływa na wysokość dochodu, podatku oraz składki zdrowotnej, dlatego w praktyce warto traktować go jako istotny element zamknięcia roku podatkowego, a nie wyłącznie formalność.