Dzień otwarcia likwidacji spółki z o.o. a zamknięcie ksiąg rachunkowych i sprawozdanie finansowe

Otwarcie likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest jednym z najważniejszych momentów w jej „życiu rachunkowym”. To właśnie ten dzień wyznacza granicę pomiędzy okresem funkcjonowania spółki przy założeniu kontynuacji działalności a okresem, w którym to założenie przestaje mieć zastosowanie. W konsekwencji zmieniają się zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, momenty ich zamknięcia i otwarcia, a także sposób wyceny aktywów i ujmowania przyszłych kosztów.

Z punktu widzenia praktyki księgowej i odpowiedzialności likwidatorów szczególnego znaczenia nabiera prawidłowe ustalenie dnia otwarcia likwidacji, ponieważ determinuje on obowiązki sprawozdawcze spółki oraz wpływa na rzetelność sporządzanych sprawozdań finansowych.

Dzień otwarcia likwidacji spółki z o.o. – znaczenie na gruncie prawa handlowego

Otwarcie likwidacji spółki z o.o. następuje w wyniku zdarzeń określonych w przepisach Kodeksu spółek handlowych. Najczęściej jest to podjęcie przez wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki.

Kodeks spółek handlowych wiąże moment rozpoczęcia likwidacji bezpośrednio z decyzją wspólników. Co do zasady dzień podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki jest dniem otwarcia likwidacji, chyba że sama uchwała wskazuje inny moment.

Od tego dnia spółka działa już jako „spółka w likwidacji”, co powinno znaleźć odzwierciedlenie zarówno w dokumentach korporacyjnych, jak i w ewidencji księgowej. Nie jest to zdarzenie czysto formalne – ma ono bezpośrednie skutki rachunkowe i sprawozdawcze.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji

Dzień otwarcia likwidacji spółki z o.o. a zamknięcie ksiąg rachunkowych i sprawo - jednym z pierwszych obowiązków rachunkowych związanych z otwarciem likwidacji jest zamknięcie ksiąg rachunkowych. Ustawa o rachunkowości precyzyjnie wskazuje moment, na który należy tę czynność wykonać.

Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 6 ustawy o rachunkowości:

„Księgi rachunkowe zamyka się na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji”.

Ustawodawca określił również maksymalny termin na dokonanie tej czynności:

„Zamknięcie ksiąg rachunkowych następuje nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tego zdarzenia”.

W praktyce oznacza to, że jeżeli uchwała o rozwiązaniu spółki została podjęta przykładowo 20 kwietnia, to:

– 19 kwietnia staje się dniem bilansowym,

– na ten dzień należy zamknąć księgi rachunkowe,

– spółka ma obowiązek sporządzić pełne sprawozdanie finansowe, a nie jedynie bilans.

To istotne rozróżnienie, ponieważ w praktyce zdarza się, że zamknięcie ksiąg jest traktowane jedynie jako czynność techniczna. Tymczasem ustawa o rachunkowości wymaga sporządzenia kompletnego sprawozdania finansowego, obejmującego wszystkie jego elementy.

Otwarcie ksiąg rachunkowych w likwidacji

Zamknięcie ksiąg rachunkowych na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji powoduje konieczność ich ponownego otwarcia – już w reżimie likwidacyjnym.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości:

„Księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia likwidacji”.

Ustawa przewiduje również termin wykonania tej czynności:

„Otwarcie ksiąg rachunkowych następuje w ciągu 15 dni od dnia rozpoczęcia likwidacji”.

W efekcie rok obrotowy spółki ulega podziałowi:

– pierwszy okres obejmuje czas od początku roku obrotowego do dnia poprzedzającego otwarcie likwidacji,

– drugi okres obejmuje czas od dnia otwarcia likwidacji do końca roku obrotowego albo do dnia zakończenia likwidacji, jeżeli nastąpi ono wcześniej.

Każdy z tych okresów funkcjonuje w odmiennych realiach rachunkowych i podlega innym zasadom wyceny.

Brak kontynuacji działalności jako punkt zwrotny w rachunkowości

Otwarcie likwidacji oznacza, że przestaje być spełnione podstawowe założenie rachunkowości, jakim jest kontynuacja działalności.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

„Przy stosowaniu przyjętych zasad (polityki) rachunkowości przyjmuje się założenie, że jednostka będzie kontynuowała działalność w dającej się przewidzieć przyszłości”.

W momencie postawienia spółki w stan likwidacji założenie to przestaje być zasadne. Skutkiem tego jest konieczność zastosowania szczególnych regulacji dotyczących wyceny majątku.

Wycena aktywów po cenach sprzedaży netto

Dzień otwarcia likwidacji spółki z o.o. a zamknięcie ksiąg rachunkowych i sprawozdanie finansowe - w przypadku braku kontynuacji działalności zastosowanie znajduje art. 29 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wprowadza zasadniczą zmianę w podejściu do wyceny aktywów.

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

„Jeżeli założenie kontynuacji działalności nie jest zasadne, aktywa wycenia się po cenach sprzedaży netto możliwych do uzyskania, nie wyższych od cen ich nabycia albo kosztów wytworzenia, pomniejszonych o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości”.

Oznacza to, że:

– punkt odniesienia stanowi realna możliwość sprzedaży składników majątku,

– wycena nie może prowadzić do zawyżenia wartości aktywów,

– uwzględnia się wszystkie dotychczasowe umorzenia i odpisy aktualizujące.

Zmiana ta ma fundamentalne znaczenie dla obrazu sytuacji majątkowej spółki w likwidacji.

Rezerwy na koszty i straty związane z likwidacją

Brak kontynuacji działalności pociąga za sobą również obowiązek tworzenia rezerw. Ustawa o rachunkowości wprost nakłada na jednostkę taki obowiązek.

Zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

„Jednostka jest obowiązana utworzyć rezerwę na przewidywane dodatkowe koszty i straty spowodowane zaniechaniem lub utratą zdolności do kontynuowania działalności”.

Rezerwy te obejmują koszty, które ujawnią się w toku likwidacji, w szczególności:

– koszty rozwiązania umów,

– koszty odpraw i rozliczeń pracowniczych,

– koszty likwidacji majątku,

– inne zobowiązania związane z zakończeniem działalności. Ich ujęcie ma na celu zapewnienie rzetelnego i ostrożnego obrazu sytuacji finansowej spółki.

Moment dokonania wyceny i jej wpływ na kapitały własne

Wycena aktywów po cenach sprzedaży netto oraz utworzenie rezerw powinny zostać przeprowadzone w ściśle określonych momentach:

– w przeddzień postawienia spółki w stan likwidacji,

– na koniec roku obrotowego, jeżeli na dzień zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółka nie będzie kontynuowała działalności,

– na koniec roku obrotowego przypadającego w trakcie trwania likwidacji.

Różnice wynikające z takiej wyceny wpływają na kapitał (fundusz) z aktualizacji wyceny, a tym samym na strukturę kapitałów własnych spółki.

Adresaci informacji finansowej w okresie likwidacji

Wycena aktywów spółki w likwidacji nie jest dokonywana na potrzeby jednego podmiotu. Sprawozdanie finansowe sporządzane w tym okresie służy wielu odbiorcom, w tym:

– wspólnikom,

– wierzycielom,

– likwidatorom,

– sądowi rejestrowemu,

– organom podatkowym.

Dlatego też wycena musi być przeprowadzona rzetelnie, z zachowaniem zasady ostrożności i zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

Dzień otwarcia likwidacji spółki z o.o. a zamknięcie ksiąg rachunkowych i sprawozdanie finansowe – podsumowanie

Dzień otwarcia likwidacji spółki z o.o. stanowi moment graniczny w rachunkowości jednostki. Na dzień poprzedzający jego wystąpienie spółka ma obowiązek zamknąć księgi rachunkowe i sporządzić pełne sprawozdanie finansowe, a następnie otworzyć księgi jako spółka w likwidacji.

Otwarcie likwidacji oznacza brak kontynuacji działalności, co skutkuje zmianą zasad wyceny aktywów na ceny sprzedaży netto oraz koniecznością utworzenia rezerw na koszty i straty likwidacyjne. Prawidłowe ustalenie dnia otwarcia likwidacji oraz rzetelne wykonanie obowiązków rachunkowych ma zasadnicze znaczenie dla wiarygodności sprawozdań finansowych i bezpieczeństwa likwidatorów oraz wspólników.