Programista wystawiający faktury do USA a KSeF w 2026 roku

Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie programowania bardzo często działa w modelu współpracy z jednym zagranicznym kontrahentem.

W praktyce oznacza to wystawianie faktur z oznaczeniem NP oraz adnotacją reverse charge dla firmy ze Stanów Zjednoczonych. Pojawia się wtedy pytanie – skoro sprzedaż nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce, to czy w ogóle trzeba przejmować się KSeF.

Odpowiedź jest złożona. Sam fakt, że sprzedaż jest poza polskim VAT, nie wyłącza automatycznie obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Dlaczego faktura dla kontrahenta z USA może podlegać KSeF

Podstawą jest przepis wprowadzający obowiązkowy KSeF, czyli:

art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT„Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”

Przepis nie rozróżnia tutaj faktur krajowych i zagranicznych ani nie ogranicza się do faktur z polskim VAT. Jeżeli więc polski podatnik ma obowiązek wystawienia faktury – co do zasady powinien ją wystawić w KSeF, o ile nie korzysta z wyjątku.

W przypadku usług programistycznych dla kontrahenta z USA zastosowanie ma zasada ogólna określania miejsca świadczenia usług:

art. 28b ust. 1 ustawy o VAT„Miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej.”

To właśnie ten przepis powoduje, że usługa nie jest opodatkowana w Polsce – stąd oznaczenie NP na fakturze. Jednak z punktu widzenia obowiązku KSeF nadal jest to faktura sprzedaży wystawiana przez polskiego podatnika.

Jak przekazać fakturę zagranicznemu kontrahentowi

Programista wystawiający faktury do USA a KSeF w 2026 roku - wielu przedsiębiorców mylnie zakłada, że skoro kontrahent nie korzysta z KSeF, to faktura nie powinna być tam wystawiana. Tymczasem przepisy przewidują odrębne zasady udostępniania faktur dla zagranicznych nabywców.

art. 106gb ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT„W przypadku gdy nabywca nie ma siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.”

art. 106gb ust. 4 pkt 3 ustawy o VAT„Udostępnienie, o którym mowa w pkt 2, może polegać w szczególności na przekazaniu wizualizacji faktury lub pliku XML.”

To oznacza, że faktura może być wystawiona w KSeF, a następnie wysłana kontrahentowi np. jako PDF. System KSeF nie zastępuje relacji biznesowej – jest tylko sposobem wystawienia dokumentu zgodnie z polskim prawem.

Limit 10.000 zł miesięcznie – najważniejszy wyjątek w 2026 roku

Najistotniejszy element całej analizy to przepis przejściowy, który pozwala najmniejszym podatnikom nie korzystać z KSeF do końca 2026 roku.

art. 145m ust. 1 ustawy o VAT„Podatnicy, u których wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza miesięcznie kwoty 10 000 zł, mogą wystawiać faktury inne niż faktury ustrukturyzowane do dnia 31 grudnia 2026 r.”

To właśnie ten przepis decyduje o sytuacji programisty współpracującego z kontrahentem z USA.

Nie ma znaczenia:

• że kontrahent jest spoza UE,

• że faktura ma oznaczenie NP,

• że stosowana jest adnotacja reverse charge.

Liczy się wyłącznie wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami w danym miesiącu.

Kiedy programista musi przejść na KSeF

Jeżeli miesięczna wartość sprzedaży przekracza 10.000 zł, podatnik nie może korzystać z wyłączenia i wchodzi w obowiązek KSeF.

W takim przypadku od 1 kwietnia 2026 r. faktury powinny być wystawiane jako ustrukturyzowane.

Warto zwrócić uwagę na praktyczny mechanizm działania limitu:

• jeżeli podatnik wystawia jedną fakturę miesięcznie na 8.000 zł – może do końca 2026 r. wystawiać ją poza KSeF,

• jeżeli wystawia jedną fakturę na 20.000 zł – od 1 kwietnia 2026 r. musi korzystać z KSeF,

• jeżeli w którymkolwiek miesiącu przekroczy limit – od tej faktury powinien stosować KSeF i nie wraca już do wyłączenia.

Limit dotyczy całej sprzedaży dokumentowanej fakturami, niezależnie od tego, czy jest to sprzedaż krajowa, czy zagraniczna.

Znaczenie oznaczenia NP i reverse charge

Oznaczenie NP wynika z zasad opodatkowania usług, a nie z zasad fakturowania. W tym przypadku kluczowy jest wcześniej wskazany art. 28b ust. 1 ustawy o VAT, który przenosi miejsce opodatkowania do kraju nabywcy. Nie wpływa to jednak na obowiązki formalne związane z wystawianiem faktur.

W efekcie:

• faktura może nie podlegać VAT w Polsce,

• ale nadal podlega przepisom dotyczącym sposobu jej wystawienia.

To rozróżnienie jest istotne, bo wielu przedsiębiorców utożsamia brak VAT z brakiem obowiązków formalnych – co w przypadku KSeF nie jest prawidłowe.

Programista wystawiający faktury do USA a KSeF w 2026 roku – podsumowanie

Programista świadczący usługi dla kontrahenta z USA nie jest automatycznie zwolniony z obowiązku KSeF tylko dlatego, że wystawia faktury NP.

O tym, czy musi korzystać z KSeF w 2026 roku, decyduje przede wszystkim limit 10.000 zł miesięcznie wynikający z art. 145m ust. 1 ustawy o VAT.

Jeżeli:

• miesięczna sprzedaż nie przekracza 10.000 zł – może wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r.,

• przekracza ten limit – od 1 kwietnia 2026 r. musi wystawiać faktury w KSeF.

Faktury dla zagranicznego kontrahenta nadal trzeba mu przekazać w uzgodnionej formie, np. jako PDF, mimo że formalnie zostały wystawione w systemie KSeF. Wniosek jest prosty – w tym przypadku nie decyduje kraj kontrahenta ani oznaczenie faktury, tylko poziom miesięcznej sprzedaży.