Omyłkowo złożony PIT-4R jako korekta – na czym polega problem

W praktyce płatników zdarzają się sytuacje, w których formularz PIT-4R zostaje wysłany z błędnie zaznaczonym celem złożenia deklaracji. Typowym przykładem jest wskazanie w części A formularza opcji „korekta deklaracji”, mimo że za dany rok podatkowy pierwotna deklaracja PIT-4R nie została jeszcze złożona. Dodatkowo deklaracja może zawierać błędne kwoty.

Taka sytuacja budzi naturalne wątpliwości: czy możliwe jest „wycofanie” wysłanej korekty, czy należy złożyć nową deklarację, a może konieczne są dodatkowe czynności wobec organu podatkowego. Problem ma charakter formalny, ale jego rozwiązanie wymaga odniesienia się do zasad weryfikacji deklaracji przez organy podatkowe.

Rola czynności sprawdzających przy wadliwie złożonej deklaracji

Zgodnie z Ordynacją podatkową, organ podatkowy ma obowiązek weryfikować składane deklaracje pod kątem ich poprawności formalnej i rachunkowej. Podstawowe znaczenie ma tu art. 274 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym:

„W razie stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy w zależności od charakteru i zakresu uchybień: koryguje deklarację (…) albo zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień”.

W przypadku PIT-4R oznaczonego jako korekta, która nie odnosi się do żadnej wcześniej złożonej deklaracji, organ podatkowy nie ma możliwości dokonania korekty „za podatnika”, ponieważ brak jest deklaracji pierwotnej, do której taka korekta mogłaby się odnosić. W praktyce oznacza to konieczność zastosowania drugiego trybu, czyli wezwania płatnika do wyjaśnienia sprawy i złożenia prawidłowej deklaracji.

PIT-4R składany przez płatnika a zakres zastosowania przepisów

Omyłkowo złożony PIT-4R jako korekta – na czym polega problem - warto podkreślić, że regulacje dotyczące czynności sprawdzających odnoszą się nie tylko do deklaracji składanych przez podatników, ale również do deklaracji składanych przez płatników. Wynika to wprost z art. 274 § 5 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że:

„Przepisy § 1–4 stosuje się odpowiednio do deklaracji składanych przez płatników lub inkasentów”.

Dodatkowo art. 274 § 6 o.p. potwierdza, że zasady te mają zastosowanie również do deklaracji składanych drogą elektroniczną. Oznacza to, że błędnie złożony PIT-4R, nawet wysłany elektronicznie, podlega identycznej procedurze weryfikacyjnej.

W praktyce organ podatkowy, analizując systemowo złożone dokumenty, powinien zauważyć, że korekta została złożona bez deklaracji pierwotnej. Taka niespójność formalna co do zasady prowadzi do wezwania płatnika do złożenia wyjaśnień oraz przesłania prawidłowego PIT-4R.

Czy można „wycofać” błędnie złożoną korektę PIT-4R

Przepisy nie przewidują instytucji formalnego „wycofania” złożonej deklaracji lub korekty deklaracji. Każdy dokument, który wpłynął do systemu organu podatkowego, pozostaje w aktach sprawy. Nie oznacza to jednak, że płatnik pozostaje bez możliwości naprawienia sytuacji.

W opisanym przypadku właściwym działaniem jest:

• złożenie prawidłowego PIT-4R, oznaczonego jako złożenie deklaracji (a nie korekta),

• ewentualne poinformowanie organu podatkowego o omyłce, np. w formie pisma wyjaśniającego lub za pośrednictwem kanału komunikacji elektronicznej.

Takie działanie pozwala organowi podatkowemu prawidłowo zakwalifikować dokumenty i przeprowadzić czynności sprawdzające bez przypisywania płatnikowi negatywnych konsekwencji.

Znaczenie kontaktu z organem podatkowym

Choć w wielu przypadkach organ podatkowy sam zidentyfikuje błąd w toku czynności sprawdzających, praktyka pokazuje, że uprzednie poinformowanie organu o omyłce może usprawnić cały proces. Zgłoszenie, że przesłany PIT-4R oznaczony jako korekta został złożony omyłkowo i że deklaracja pierwotna nie została wcześniej wysłana, zwykle skutkuje wezwaniem do złożenia prawidłowego formularza.

Istotne jest, że taka sytuacja ma charakter oczywistej omyłki formalnej, a nie próby zatajenia danych czy niewykonania obowiązków płatnika. W konsekwencji nie powinna rodzić odpowiedzialności karnoskarbowej, o ile zostanie niezwłocznie wyjaśniona i naprawiona.

Omyłkowo złożony PIT-4R jako korekta – na czym polega problem – podsumowanie

Jeżeli PIT-4R został omyłkowo złożony jako korekta, mimo że deklaracja pierwotna za dany rok nie była wcześniej wysyłana, nie istnieje możliwość formalnego „wycofania” tego dokumentu. W takiej sytuacji organ podatkowy powinien zidentyfikować błąd w toku czynności sprawdzających i wezwać płatnika do złożenia prawidłowej deklaracji.

Rozwiązaniem praktycznym jest również samodzielne poinformowanie organu podatkowego o zaistniałej omyłce oraz przesłanie właściwego PIT-4R z prawidłowo zaznaczonym celem złożenia. Tego rodzaju błąd ma charakter formalny i co do zasady nie prowadzi do negatywnych konsekwencji, o ile zostanie odpowiednio skorygowany.