KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu
- NEX
- 6 minut temu
- 7 minut(y) czytania
W czerwcu 2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0112-KDIL1-2.4012.169.2022.1.PM) rozstrzygał zagadnienie, które wraca dziś jak bumerang w rozmowach o KSeF: kiedy dokładnie powstaje obowiązek podatkowy w VAT przy usługach najmu, jeżeli faktura jest „e-fakturą” w rozumieniu KSeF? Sprawa była „z życia” – podatnik wynajmował obudowy do wykopów ziemnych, rozliczał okresowo i wystawiał fakturę na koniec miesiąca. Pytanie brzmiało: liczy się data widniejąca na fakturze jako „wystawienia”, dzień wysłania pliku do KSeF, a może chwila nadania numeru KSeF?
Co to jest faktura ustrukturyzowana i kiedy uznaje się fakturę za „wystawioną”?
Ustawa o VAT precyzuje samo pojęcie e-faktury w KSeF:
„Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.” (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT)
Najważniejszy jest jednak moment uznania takiej faktury za „wystawioną”. Ustawodawca przypisał datę wystawienia do zdarzenia technicznego:
„Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.” (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT)
KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu - to oznacza, że nie liczy się wpisana w systemie ERP „data wystawienia”, tylko chwila przesłania pliku do KSeF.
Wysyłasz 1. dnia następnego miesiąca – to właśnie ten dzień jest „wystawieniem” e-faktury według ustawy. |
Zasada ogólna vs. zasady szczególne w KSeF – gdzie wchodzi w grę najem?
Ustawa zaczyna od zasady ogólnej:
„Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 5 i 7–11, art. 14 ust. 6, art. 20, art. 21 ust. 1 i art. 138f.” (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT)
Jednak dla wybranych usług – m.in. najmu, dzierżawy, leasingu i usług podobnych – przepis wprowadza zasady szczególne:
„Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu świadczenia usług: (…) najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze (…).” (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ustawy o VAT)
Skoro dla najmu „kluczem” jest moment wystawienia faktury, a wystawienie e-faktury to – jak widzieliśmy – dzień przesłania do KSeF, to chwila wysyłki do KSeF decyduje o powstaniu obowiązku podatkowego.
I dokładnie to odpowiedział KIS: przy najmie obowiązek powstaje w dniu wysłania e-faktury do KSeF (a nie w dniu „naklikanym” w systemie księgowym).
Tematyka KSeF:
Co jeśli faktura nie została wystawiona na czas?
Ustawa przewiduje też scenariusze opóźnień:
„W przypadkach, o których mowa w ust. 5 pkt 3 i 4, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów wystawienia faktury określonych w art. 106i ust. 3 i 4, a w przypadku gdy nie określono takiego terminu – z chwilą upływu terminu płatności.” (art. 19a ust. 7 ustawy o VAT)
Z kolei o samych terminach dla usług objętych art. 19a ust. 5 pkt 4 (czyli m.in. najmu) mówi:
„Fakturę wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności – w przypadku, o którym mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4.” (art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT)
Mamy więc łańcuch: usługa najmu → obowiązek „wiąże się” z wystawieniem faktury → dla e-faktury „wystawienie” = dzień wysyłki do KSeF → jeżeli spóźnisz się z wystawieniem, obowiązek „przeskakuje” na upływ terminu płatności (o ile przepisy nie wskazują wcześniejszego terminu).
A czy można fakturę „wystawić wcześniej”?
Tak, ale z ograniczeniami. Ustawa przewiduje generalny zakaz „zbyt wczesnego” wystawiania:
„Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed: 1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi; 2) otrzymaniem (przed dostawą lub usługą) całości lub części zapłaty.” (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT)
Jednocześnie dla usług rozliczanych w okresach – typowe dla najmu – dopuszczono wyjątek:
„Przepis ust. 7 pkt 1 nie dotyczy wystawiania faktur w zakresie dostawy i świadczenia usług, o których mowa w art. 19a ust. 3, 4 i ust. 5 pkt 4, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.” (art. 106i ust. 8 ustawy o VAT)
W praktyce oznacza to, że przy najmie możesz wystawić e-fakturę wcześniej, o ile wskażesz okres rozliczeniowy. Nadal jednak – dla e-faktur – „chwila wystawienia” będzie tożsama z dniem przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1).
Przepis o obowiązku fakturowania – dla porządku w KSeF
Uzupełnijmy jeszcze podstawę samego obowiązku wystawienia faktury:
„Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: 1) sprzedaż (…) na rzecz innego podatnika (…) lub osoby prawnej niebędącej podatnikiem; (…) 4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności (…) z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy (…) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 (…)” (art. 106b ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy o VAT)
Ten fragment bywa przydatny przy zaliczkach – dla usług najmu obowiązek nie rodzi się od zaliczki, tylko według reżimu „z chwilą wystawienia faktury”.
Konkrety na kalendarzu – trzy krótkie scenariusze
Scenariusz 1 -> faktura na koniec miesiąca, wysyłka do KSeF następnego dnia
Okres rozliczeniowy: sierpień. System ERP wystawia dokument z datą 31 sierpnia, ale plik XML trafia do KSeF 1 września. Obowiązek podatkowy powstaje 1 września (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b w zw. z art. 106na ust. 1).
Scenariusz 2 -> faktura wysłana 31 sierpnia
Okres sierpniowy, wysyłka do KSeF następuje 31 sierpnia wieczorem. Obowiązek powstaje 31 sierpnia – bo to dzień przesłania do KSeF.
Scenariusz 3 -> poślizg – faktura wysłana po terminie płatności
Jeśli dla danej usługi termin płatności upływa np. 10 września, a faktura nie została wysłana do KSeF do tego dnia, to zgodnie z art. 19a ust. 7 w zw. z art. 106i ust. 3 pkt 4 obowiązek powstaje z upływem terminu płatności, czyli 10 września.
Dlaczego KIS odrzucił stanowisko podatnika?
Wnioskodawca twierdził, że dla najmu powinno liczyć się to, co wpisze w systemie magazynowym/ERP jako „datę wystawienia” – zwykle ostatni dzień miesiąca. Organ odpowiedział: przy e-fakturze ustawa definiuje „wystawienie” obiektywnie jako „dzień przesłania do KSeF” (art. 106na ust. 1). A skoro dla najmu obowiązek powstaje „z chwilą wystawienia faktury” (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b), to dniem decydującym jest dzień wysyłki do KSeF. Kropka.
KIS spiął kropki:
„Obowiązek podatkowy z tytułu świadczonych usług wynajmu powstaje z chwilą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, tj. w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b w zw. z art. 106na ust. 1 ustawy.”
Dlatego stanowisko podatnika uznano za nieprawidłowe.
Pytania o faktury najmu, które słyszymy od klientów – odpowiedzi w świetle przepisów
1) „Jeśli wyślę e-fakturę dotycząca najmu 1. dnia kolejnego miesiąca, to VAT przypada na ten następny miesiąc?”
Tak. E-faktura jest „wystawiona” w dniu przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1), a dla najmu obowiązek powstaje „z chwilą wystawienia faktury” (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b). Zestaw wprost prowadzi do przesunięcia na miesiąc wysyłki.
2) „Czy to, co wpiszę jako ‘data wystawienia’ w ERP, ma znaczenie?”
W e-fakturach decyduje dzień przesłania do KSeF. Pole daty w ERP to wewnętrzna informacja; dla VAT liczy się to, co mówi art. 106na ust. 1.
3) „Czy mogę wysłać fakturę wcześniej, zanim minie okres?”
Tak – o ile wskażesz okres rozliczeniowy na dokumencie (art. 106i ust. 8). Nadal jednak „moment wystawienia” to dzień wysyłki do KSeF.
4) „A co, jeśli się spóźnię?”
Wtedy działa art. 19a ust. 7 – obowiązek ‘przeskakuje’ na upływ terminu płatności (jeśli to reżim art. 19a ust. 5 pkt 4). Dla pewności trzymaj kontrolę nad terminami płatności w umowach.
5) „Czy zaliczka na najem wymusza fakturę zaliczkową?”
Co do zasady art. 106b ust. 1 pkt 4 robi wyjątek dla usług z art. 19a ust. 5 pkt 4 – czyli zaliczka nie tworzy obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej na VAT jak przy dostawach jednorazowych. Sprawdź jednak zapisy umowy.
Dygresja: GTIN a obudowy do wykopów – poza torem tej sprawy
We wniosku pojawiało się jeszcze pytanie o GTIN (globalny numer jednostki handlowej) i ewentualną konieczność jego nadawania i umieszczania na elementach konstrukcji. KIS odmówił wszczęcia wątku GTIN w tamtej sprawie (postanowienie 0112-KDIL1-2.4012.264.2022.1.PM), więc nie ma tu wiążącej interpretacji na ten temat. Warto mieć na radarze zmiany w strukturze FA(2)/FA(3), ale one nie wpływają na sedno omawianego dziś „kiedy powstaje VAT”.
Checklisty wdrożeniowe – jak ułożyć KSeF w firmie najmu
Policz „deadline” na wysyłkę -> jeżeli chcesz, by VAT przypadał na dany miesiąc, zadbaj o przesłanie do KSeF przed końcem miesiąca. Automaty lub „cut-off” o 22:00 w ostatnim dniu okresu bywają zbawienne.
Pilnuj terminów płatności w umowach –> w razie poślizgu (art. 19a ust. 7)
Stosuj faktury „okresowe” (art. 106i ust. 8) –> gdy wystawiasz wcześniej, pamiętaj o jasnym oznaczeniu okresu rozliczeniowego.
Zespalaj księgowość z KSeF -> raporty sprzedaży niech biorą datę faktycznej wysyłki do KSeF, a nie „datę z ERP”. To szczególnie ważne przy zamknięciach miesiąca.
Ustal procedurę awaryjną na wypadek błędów wysyłki (odrzuceń, kolejek) –> żeby uniknąć „przeskoku” obowiązku na termin płatności.
KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu – podsumowanie
Przy usługach najmu (i podobnych z art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b) obowiązek podatkowy powstaje w chwili „wystawienia faktury”. A dla e-faktury w KSeF ustawodawca wprost zdefiniował, co to znaczy „wystawienie”:
„Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.” (art. 106na ust. 1)
Z tego wynika praktyczny wniosek: to data i godzina wysyłki do KSeF przesądzają o miesiącu rozliczenia VAT. Jeżeli wysyłasz dokument następnego dnia po końcu miesiąca – rozpoznasz VAT w kolejnym miesiącu. Jeśli spóźnisz się ponad termin płatności, włączy się bezpiecznik z art. 19a ust. 7 – obowiązek „powstanie” najpóźniej z upływem tego terminu, niezależnie od tego, co widnieje w ERP.
Aby uniknąć niespodzianek na zamknięciach: ustaw automaty wysyłki, oznaczaj okres rozliczeniowy (art. 106i ust. 8), trzymaj pieczę nad terminami płatności i raportuj na podstawie faktycznych dat KSeF. To cztery proste kroki, które „spinają” ustawę w codziennym obiegu dokumentów.
