Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną
- Adam Bartusiak
- 12 minut temu
- 4 minut(y) czytania
Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą na co dzień spotyka się z sytuacją, gdy klient prywatny wpłaca zaliczkę na poczet przyszłych zakupów. Tego typu zdarzenia są ewidencjonowane na kasie fiskalnej, a następnie – jeśli klient tego zażąda – przedsiębiorca wystawia fakturę. Najpierw pojawia się faktura dokumentująca otrzymaną zaliczkę, a po zrealizowaniu dostawy lub wykonaniu usługi – faktura końcowa, która rozlicza całą transakcję. Są to zatem standardowe faktury – zarówno zaliczkowe, jak i rozliczeniowe. Otrzymane wpłaty od klientów ewidencjonuje się na kasie fiskalnej, a jeżeli klient o to poprosi, wystawiana jest najpierw faktura dokumentująca zaliczkę, a następnie faktura końcowa rozliczająca całość sprzedaży.
Nowe przepisy od 1 lutego 2026 r. – obowiązkowe fakturowanie w KSeF
Rewolucja w fakturowaniu zaczyna się od 1 lutego 2026 r., kiedy to – zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – wchodzi obowiązek stosowania KSeF. W przepisie tym ustawodawca wskazuje -> „Podatnicy wystawiają faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z zastrzeżeniem art. 106gb–106gc”. Oznacza to, że co do zasady faktury mają być od tego momentu generowane wyłącznie w formie elektronicznej i przesyłane do centralnego systemu Ministerstwa Finansów. Nie oznacza to jednak, że od lutego 2026 r. absolutnie każdy podatnik zostanie objęty tym obowiązkiem – ustawodawca przewidział przepisy przejściowe.
Terminy wdrożenia obowiązku KSeF dla poszczególnych podatników
W świetle przepisów przejściowych obowiązek stosowania KSeF nie dla wszystkich przedsiębiorców rozpocznie się w tym samym czasie. Większość firm będzie musiała stosować e-fakturowanie od 1 kwietnia 2026 r., a część – od 1 stycznia 2027 r. Istotne jest tutaj ustalenie, czy podatnik spełnia warunki ustawowe i w której grupie się znajdzie.
Przedsiębiorca prowadzący działalność na kasie fiskalnej, który sprzedaje głównie na rzecz osób fizycznych, znajdzie się w szczególnej sytuacji, bo przepisy przewidują istotne wyłączenia.
Wyjątki dla sprzedaży konsumenckiej w KSeF
Najistotniejszym wyjątkiem dla opisanego przypadku jest art. 106b ust. 4 pkt 6 ustawy o VAT ->„Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej”.
Zapis ten oznacza, że w przypadku konsumentów nie powstaje obowiązek wystawienia faktury w KSeF. Jeśli więc klient prowadzi działalność gospodarczą, ale dokonuje zakupu prywatnie, to dla celów podatkowych traktuje się go tak, jakby był osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Tym samym od 1 kwietnia 2026 r. przedsiębiorca nadal będzie mógł dokumentować otrzymane zaliczki oraz rozliczenia końcowe w tradycyjny sposób – za pomocą standardowych faktur.
Możliwość dobrowolnego użycia KSeF i trybu offline24
Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną - brak obowiązku nie oznacza jednak zakazu. Przedsiębiorca może zdecydować się na korzystanie z KSeF także w relacjach z konsumentami. W praktyce będzie miał trzy rozwiązania:
pozostać przy obecnych zasadach – czyli wystawiać standardowe faktury papierowe albo elektroniczne,
przejść na fakturowanie w KSeF – dobrowolnie generować i przesyłać do systemu faktury ustrukturyzowane,
korzystać z trybu offline24 – wystawiać faktury zgodnie ze schemą e-faktury, a następnie przesyłać je do KSeF.
Warto dodać, że w przypadku wystawienia faktury w KSeF, przedsiębiorca ma obowiązek zapewnić klientowi dostęp do dokumentu. Ustawa przewiduje tzw. dostęp anonimowy, co w praktyce oznacza możliwość posłużenia się kodem, np. kodem QR, umieszczonym na fakturze.
Jak to wygląda w przypadku zaliczek i faktur końcowych?
Od 1 kwietnia 2026 r. przedsiębiorca nadal będzie mógł:
ewidencjonować wpłaty zaliczkowe klientów na kasie fiskalnej,
na życzenie wystawić fakturę dokumentującą otrzymaną zaliczkę,
po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru – wystawić fakturę rozliczeniową.
Jeżeli zdecyduje się na tradycyjne rozwiązanie, nic się w tym zakresie nie zmieni. Jeżeli natomiast wybierze KSeF, będzie mógł całość dokumentować w systemie, co w niektórych przypadkach może ułatwić prowadzenie rozliczeń – np. przy integracji systemu księgowego z
KSeF. Nowe przepisy nie nakładają obowiązku stosowania KSeF w transakcjach z konsumentami. Oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący działalność z kasą fiskalną, który przyjmuje zaliczki od osób prywatnych, może nadal korzystać z tradycyjnych faktur. Będzie też mógł, jeśli uzna to za korzystne, przejść na system e-faktur i wystawiać dokumenty w KSeF lub w trybie offline24.
Tematyka KSeF:
Podstawą do takiego rozróżnienia jest art. 106b ust. 4 pkt 6 ustawy o VAT, który wyłącza z obowiązku stosowania KSeF sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Z kolei art. 106ga ust. 1 wprowadza generalny nakaz fakturowania w KSeF dla pozostałych transakcji. W praktyce więc dla przedsiębiorców obsługujących klientów prywatnych niewiele się zmieni – będą mogli dalej prowadzić rozliczenia w dotychczasowej formie. KSeF staje się narzędziem obowiązkowym przede wszystkim dla transakcji B2B, natomiast w relacjach z konsumentami pozostawia podatnikowi wybór.
Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną – podsumowanie
Od 1 kwietnia 2026 r. przedsiębiorca rejestrujący sprzedaż na kasie fiskalnej, który przyjmuje zaliczki na poczet przyszłych zakupów, nadal będzie mógł wystawiać faktury dokumentujące takie wpłaty oraz faktury końcowe w tradycyjnej formie. Alternatywnie będzie mógł wybrać KSeF lub tryb offline24, z obowiązkiem zapewnienia klientom dostępu do dokumentu poprzez kod QR. Wybór formy będzie należał do podatnika, a jedynym ograniczeniem pozostaje to, że faktury dla konsumentów nie muszą być obowiązkowo wystawiane w KSeF.
