Procedura SME w 2026 roku - zwolnienie z VAT w innych krajach UE
Procedura SME pozwala małym przedsiębiorcom z Unii Europejskiej korzystać ze zwolnienia z VAT również w państwach członkowskich innych niż kraj siedziby działalności. Polski przedsiębiorca może więc w określonych warunkach sprzedawać towary lub usługi w innym kraju UE bez naliczania miejscowego VAT i bez standardowej rejestracji VAT w tym państwie. Procedura SME w 2026 roku - zwolnienie z VAT w innych krajach UE wymaga jednak spełnienia dwóch rodzajów limitów. Roczny obrót na całym terytorium Unii Europejskiej nie może przekroczyć 100 000 euro, a sprzedaż w konkretnym państwie musi mieścić się w limicie i warunkach obowiązujących w tym państwie.
Na czym polega procedura SME
Transgraniczna procedura szczególna dla małych przedsiębiorstw obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. Podstawą unijną są przepisy dyrektywy VAT 2006/112/WE zmienione dyrektywą Rady (UE) 2020/285.
W Polsce rozwiązanie zostało wprowadzone przede wszystkim przez:
art. 113a ustawy o VAT - dotyczący przedsiębiorców z innych państw UE korzystających ze zwolnienia w Polsce,
art. 113b ustawy o VAT - dotyczący przedsiębiorców posiadających siedzibę w Polsce i korzystających ze zwolnienia w innych państwach UE.
Przed wprowadzeniem SME przedsiębiorca dokonujący sprzedaży podlegającej VAT w innym państwie członkowskim nie mógł automatycznie korzystać ze zwolnienia przysługującego małym lokalnym firmom. Procedura SME pozwala w określonych warunkach zastosować podobne zwolnienie również wobec przedsiębiorcy z innego państwa UE.
Zwolnienie z VAT w Polsce a procedura SME
Krajowego zwolnienia podmiotowego z VAT nie należy utożsamiać z transgraniczną procedurą SME. Od 1 stycznia 2026 r. polski limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł. Zasada wynika z art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Procedura SME posługuje się natomiast dodatkowym limitem dotyczącym całej Unii Europejskiej.
Roczny obrót przedsiębiorcy na terytorium UE nie może przekroczyć 100 000 euro:
w poprzednim roku podatkowym,
w bieżącym roku podatkowym.
Oprócz limitu unijnego trzeba przestrzegać limitu obowiązującego w każdym państwie, w którym przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia. Polski podatnik może więc jednocześnie:
być zwolniony z VAT w Polsce i korzystać z SME za granicą,
być czynnym podatnikiem VAT w Polsce i korzystać ze zwolnienia SME w innym kraju UE.
Status czynnego podatnika VAT w Polsce nie wyklucza procedury SME za granicą.
Więcej o krajowym zwolnieniu można przeczytać w artykule NEX KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT - nowe obowiązki krok po kroku.
Procedura SME - limit 100 000 euro
Podstawowym warunkiem korzystania z procedury transgranicznej jest nieprzekroczenie rocznego obrotu na terytorium całej Unii Europejskiej w wysokości 100 000 euro. Limit obejmuje obrót osiągany w państwach UE, w tym również sprzedaż w Polsce.
Nie jest to więc limit liczony osobno dla każdego państwa.
Przykład:
Polska firma osiągnęła w ciągu roku:
40 000 euro obrotu w Polsce,
20 000 euro w Niemczech,
15 000 euro w Austrii,
10 000 euro w Czechach.
Łączny obrót na terytorium UE wynosi 85 000 euro. Limit 100 000 euro nie został przekroczony. Nadal trzeba jednak sprawdzić krajowy próg zwolnienia w każdym państwie, w którym ma być stosowana procedura SME. Jeżeli łączny obrót przekroczy 100 000 euro, przedsiębiorca traci możliwość korzystania z transgranicznego SME.
Co wlicza się do limitu unijnego SME
Przy ustalaniu rocznego obrotu na terytorium UE uwzględnia się wartości dostaw towarów i świadczenia usług określone zgodnie z przepisami dyrektywy VAT.
Do obrotu mogą wchodzić między innymi:
dostawy towarów i świadczenie usług, które byłyby opodatkowane bez zastosowania zwolnienia SME,
wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów,
określone transakcje zwolnione z prawem do odliczenia,
określone transakcje dotyczące nieruchomości, usług finansowych i ubezpieczeniowych, jeżeli nie mają charakteru pomocniczego.
Przy obliczaniu rocznego obrotu unijnego nie uwzględnia się sprzedaży materialnych i niematerialnych dóbr inwestycyjnych przedsiębiorstwa. Wartości wykazywane w uprzednim powiadomieniu i informacjach kwartalnych podaje się w euro. Do przeliczeń stosuje się kurs wymiany opublikowany przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku, a gdy w tym dniu kurs nie został opublikowany - kurs z następnego dnia publikacji.
Każde państwo UE może mieć inny próg SME
Limit 100 000 euro dla całej Unii nie zastępuje limitów krajowych. Każde państwo uczestniczące w systemie może ustalić własny roczny próg zwolnienia, przy czym próg nie może przekraczać 85 000 euro. Państwa mogą również wprowadzać osobne progi dla określonych sektorów. Przykładowe krajowe limity obowiązujące w 2026 r. wynoszą:
Państwo | Roczny próg SME |
Niemcy | 25 000 euro |
Austria | 55 000 euro |
Słowenia | 60 000 euro |
Estonia | 40 000 euro |
Krajowe przepisy mogą również różnić się w zakresie:
rodzajów sprzedaży wyłączonych ze zwolnienia,
sposobu liczenia obrotu,
okresów przejściowych po przekroczeniu limitu,
okresu karencji przed ponownym zastosowaniem zwolnienia,
obowiązków fakturowych,
obowiązków ewidencyjnych.
Przed rozpoczęciem sprzedaży w konkretnym państwie trzeba więc sprawdzić zasady obowiązujące właśnie na tym rynku.
Nie wszystkie państwa stosują SME w taki sam sposób
Nie można zakładać, że procedura działa jednakowo we wszystkich państwach UE.
Komisja Europejska wskazuje, że w części państw występowały opóźnienia związane z wdrożeniem przepisów. Różny jest także zakres krajowego zwolnienia oraz formalności wymaganych od przedsiębiorców zagranicznych. Przedsiębiorca planujący wejście na nowy rynek powinien sprawdzić aktualne informacje dotyczące:
dostępności procedury,
krajowego limitu,
wyłączeń,
okresu przejściowego,
okresu karencji,
zasad fakturowania.
Warunki obowiązujące w danym państwie decydują o możliwości korzystania ze zwolnienia.
Procedura SME a limit 42 000 zł dla sprzedaży B2C
W przypadku sprzedaży towarów na odległość konsumentom z innych państw UE trzeba odróżnić dwa niezależne limity. Pierwszy to 100 000 euro rocznego obrotu unijnego dla procedury SME. Drugi to próg 10 000 euro, który dla przedsiębiorcy posiadającego siedzibę wyłącznie w Polsce odpowiada kwocie 42 000 zł.
Próg 42 000 zł dotyczy zasad ustalania miejsca opodatkowania:
wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość,
określonych usług telekomunikacyjnych,
usług nadawczych,
usług elektronicznych świadczonych konsumentom.
Po przekroczeniu 42 000 zł miejscem opodatkowania jest zasadniczo państwo konsumpcji.
Nie oznacza to jednak automatycznie obowiązku naliczenia VAT w państwie konsumpcji.
Jeżeli przedsiębiorca spełnia warunki procedury SME w danym państwie, sprzedaż może korzystać z miejscowego zwolnienia. Jeżeli zwolnienie SME nie przysługuje, przedsiębiorca może rozliczać VAT na zasadach właściwych dla danej transakcji, w tym w określonych przypadkach przez OSS.
Procedura SME a VAT OSS
Procedura SME i unijna procedura VAT OSS mogą funkcjonować równolegle.
Nie oznacza to jednak, że tę samą sprzedaż w tym samym państwie można jednocześnie objąć zwolnieniem SME i rozliczyć w OSS.
Przykład:
Polski sklep internetowy sprzedaje towary konsumentom w Niemczech i Francji.
W Niemczech przedsiębiorca spełnia warunki SME i sprzedaż korzysta ze zwolnienia.
We Francji przedsiębiorca nie korzysta ze SME i sprzedaż podlega francuskiemu VAT.
Francuski VAT może zostać rozliczony przez procedurę OSS, jeżeli transakcje spełniają warunki zastosowania tej procedury. SME może więc ograniczać liczbę państw, w których trzeba rozliczać VAT, natomiast OSS upraszcza rozliczenie podatku w państwach, w których zwolnienie nie znajduje zastosowania.
Więcej informacji znajduje się w artykule NEX VAT OSS i IOSS - e-commerce.
Kto może korzystać z procedury SME
Z art. 113b ustawy o VAT wynika, że polski podatnik może korzystać ze zwolnienia w innym państwie członkowskim, jeżeli:
posiada siedzibę działalności gospodarczej w Polsce,
roczny obrót na terytorium UE nie przekroczył 100 000 euro w poprzednim roku,
roczny obrót na terytorium UE nie przekracza 100 000 euro w bieżącym roku,
państwo, w którym ma być stosowane zwolnienie, umożliwia korzystanie z SME,
przedsiębiorca spełnia warunki zwolnienia określone przez dane państwo.
Procedura nie jest uzależniona od korzystania ze zwolnienia podmiotowego w Polsce.
Polski czynny podatnik VAT może korzystać z SME w innym państwie UE.
Jak zarejestrować się do procedury SME
Polski przedsiębiorca nie rejestruje się bezpośrednio do procedury SME w każdym państwie.
Obsługę polskich podatników prowadzi Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Przed rozpoczęciem korzystania ze zwolnienia trzeba:
Złożyć uprzednie powiadomienie.
Wskazać państwo albo państwa, w których przedsiębiorca zamierza stosować SME.
Wykazać obrót osiągnięty w poszczególnych państwach UE w wymaganych okresach.
Otrzymać polski numer identyfikacyjny EX albo potwierdzenie rozszerzenia wcześniej nadanego numeru na kolejne państwo.
Uprzednie powiadomienie składa się elektronicznie przez konto w e-Urzędzie Skarbowym.
Jeżeli przedsiębiorca korzysta w Polsce ze zwolnienia z VAT i nie posiada rejestracji VAT, przed uprzednim powiadomieniem należy złożyć VAT-R.
Numer EX w procedurze SME
Polski numer identyfikacyjny dla procedury SME zawiera kod EX. Numer ma strukturę opartą na polskim NIP, przykładowo: PL1234567890-EX
Numer EX pozwala organom podatkowym państw UE zweryfikować, czy przedsiębiorca jest uprawniony do stosowania zwolnienia SME. Nie jest to zwykły numer VAT UE.
Nadanie numeru EX nie oznacza też automatycznie prawa do korzystania ze zwolnienia w każdym państwie członkowskim. Prawo musi zostać potwierdzone w odniesieniu do państwa wskazanego przez podatnika.
Ile trwa rejestracja do SME
Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście ma zasadniczo 35 dni roboczych od otrzymania uprzedniego powiadomienia na załatwienie sprawy.
W tym czasie następuje wymiana informacji z państwem albo państwami, w których przedsiębiorca chce korzystać ze zwolnienia. Jeżeli warunki wymagają dodatkowego sprawdzenia w celu przeciwdziałania unikaniu lub uchylaniu się od opodatkowania, termin może zostać przedłużony do czasu zakończenia weryfikacji.
Przedsiębiorca może otrzymać:
informację o nadaniu numeru EX,
potwierdzenie już posiadanego numeru EX dla kolejnego państwa,
odmowę korzystania ze zwolnienia w wybranym państwie,
odmowę nadania numeru EX.
Od kiedy można korzystać ze zwolnienia SME
Samo wysłanie uprzedniego powiadomienia nie pozwala jeszcze stosować zwolnienia.
Prawo do zwolnienia rozpoczyna się od dnia, w którym przedsiębiorca zostanie poinformowany o nadaniu polskiego numeru identyfikacyjnego EX dla danego państwa.
Jeżeli numer EX został już wcześniej nadany, a przedsiębiorca rozszerza procedurę na kolejny kraj, zwolnienie można stosować od potwierdzenia numeru EX dla nowego państwa.
Sprzedaży dokonanej wcześniej nie należy automatycznie traktować jako objętej SME.
Faktury przy procedurze SME
Obowiązki fakturowe mogą różnić się pomiędzy państwami UE. Przedsiębiorca korzystający z SME powinien więc sprawdzić przepisy państwa, w którym sprzedaż korzysta ze zwolnienia. Przepisy unijne pozwalają państwom stosować uproszczone zasady fakturowania wobec przedsiębiorców korzystających z SME.
W zależności od państwa może występować:
brak obowiązku wystawiania określonych faktur,
możliwość stosowania faktur uproszczonych,
obowiązek podania numeru EX,
dodatkowe oznaczenie zwolnienia.
Nie należy stosować polskich zasad fakturowania automatycznie do sprzedaży zwolnionej na terytorium innego państwa.
Ewidencja sprzedaży przy SME
Przedsiębiorca korzystający z SME musi na bieżąco kontrolować obrót.
Znaczenie ma zarówno:
łączny obrót na terytorium całej UE,
obrót w poszczególnych państwach,
ewentualny podział na sektory, jeżeli państwo stosuje progi sektorowe.
Dane są potrzebne do sporządzania informacji kwartalnych oraz sprawdzania, czy przedsiębiorca nadal spełnia warunki zwolnienia. Praktyczne prowadzenie ewidencji pozwalającej oddzielić sprzedaż według państw jest więc niezbędne do prawidłowego korzystania z procedury.
Informacja kwartalna w procedurze SME
Po uzyskaniu numeru EX przedsiębiorca ma obowiązek składać informacje kwartalne do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Informację składa się w terminie miesiąca od końca każdego kwartału. Termin ma szczególny charakter. Upływa również wtedy, gdy ostatni dzień przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy.
Informacja kwartalna zawiera między innymi:
numer EX,
obrót osiągnięty w każdym państwie członkowskim,
wartość sprzedaży osiągniętej w Polsce,
podział sprzedaży na sektory, jeżeli jest wymagany przez konkretne państwo.
Informacje składa się elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Jeżeli dane w złożonej informacji ulegną zmianie, korektę należy przekazać niezwłocznie.
Co się dzieje po przekroczeniu 100 000 euro
Przekroczenie unijnego limitu 100 000 euro powoduje utratę możliwości korzystania z transgranicznej procedury SME. Podatnik ma wtedy obowiązek złożyć informację obejmującą okres od początku kwartału do dnia przekroczenia limitu. Termin wynosi 15 dni roboczych od dnia przekroczenia 100 000 euro. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście wydaje następnie postanowienie o dezaktywacji polskiego numeru EX. Przekroczenie limitu unijnego nie musi natomiast automatycznie oznaczać utraty krajowego zwolnienia z VAT w Polsce. Krajowe zwolnienie ocenia się odrębnie na podstawie art. 113 ustawy o VAT.
Przekroczenie limitu tylko w jednym państwie UE
Możliwa jest również sytuacja, w której całkowity obrót unijny nadal nie przekracza 100 000 euro, ale przedsiębiorca przekroczy próg obowiązujący w jednym państwie.
W takim przypadku zwolnienie może zostać utracone tylko w państwie, w którym przekroczono krajowy limit. Możliwość dalszego stosowania SME w pozostałych państwach zależy od dalszego spełniania warunków obowiązujących na tych rynkach.
Przykład:
Polska firma posiada łącznie 70 000 euro obrotu na terytorium UE.
W Niemczech został jednak przekroczony próg pozwalający korzystać z miejscowego SME.
Firma może stracić zwolnienie w Niemczech, natomiast nadal korzystać z SME w innym państwie, jeżeli krajowy próg i pozostałe warunki nadal są spełnione.
Przykład procedury SME
Polska firma świadczy usługi na rzecz konsumentów w kilku państwach UE.
W 2026 r. obrót wynosi:
Polska - 35 000 euro,
Niemcy - 20 000 euro,
Austria - 25 000 euro.
Łączny obrót na terytorium UE wynosi 80 000 euro. Limit unijny nie został przekroczony.
Sprzedaż w Niemczech mieści się również poniżej niemieckiego progu 25 000 euro, a sprzedaż w Austrii poniżej austriackiego progu 55 000 euro. Jeżeli firma spełnia pozostałe lokalne warunki, przejdzie procedurę uprzedniego powiadomienia i otrzyma potwierdzenie numeru EX dla obu państw, sprzedaż może korzystać z SME w Niemczech i Austrii.
Najczęściej zadawane pytania
Jaki jest limit procedury SME
Łączny roczny obrót na terytorium UE nie może przekroczyć 100 000 euro w poprzednim ani bieżącym roku. Dodatkowo trzeba przestrzegać krajowego progu państwa, w którym ma być stosowane zwolnienie.
Czy czynny podatnik VAT w Polsce może korzystać z SME
Tak. Czynny status VAT w Polsce nie wyklucza zwolnienia SME w innym państwie UE.
Czy procedura SME zastępuje OSS
Nie. SME służy do korzystania ze zwolnienia z VAT. OSS służy natomiast do uproszczonego rozliczania VAT należnego w innych państwach UE. Oba rozwiązania mogą być stosowane równolegle do różnych transakcji lub państw.
Czy po przekroczeniu 42 000 zł trzeba zarejestrować się do VAT w każdym państwie
Nie zawsze. Przekroczenie 42 000 zł wpływa na miejsce opodatkowania WSTO oraz określonych usług B2C. Jeżeli przedsiębiorca spełnia warunki SME w państwie konsumpcji, sprzedaż może nadal korzystać ze zwolnienia. W innych przypadkach rozliczenie VAT może odbywać się przykładowo przez OSS.
Gdzie składa się dokumenty dotyczące SME
Polski przedsiębiorca składa uprzednie powiadomienie, informacje kwartalne i inne pisma dotyczące SME elektronicznie przez konto w e-Urzędzie Skarbowym. Organem właściwym jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
Procedura SME w 2026 roku - zwolnienie z VAT w innych krajach UE - podsumowanie
Procedura SME w 2026 roku pozwala polskiemu przedsiębiorcy korzystać ze zwolnienia z VAT również w innych państwach Unii Europejskiej. Podstawowym warunkiem jest roczny obrót na terytorium całej UE nieprzekraczający 100 000 euro w poprzednim i bieżącym roku.
Jednocześnie trzeba spełnić warunki obowiązujące w każdym państwie korzystania ze zwolnienia. Poszczególne kraje mogą ustalać różne limity, wyłączenia, okresy przejściowe, zasady fakturowania i okresy karencji.
Polski przedsiębiorca rozpoczyna procedurę przez uprzednie powiadomienie składane w e-Urzędzie Skarbowym. Po pozytywnej weryfikacji nadawany lub potwierdzany jest polski numer identyfikacyjny EX. Dopiero od wskazanego momentu można korzystać ze zwolnienia w danym państwie. Po rejestracji trzeba składać informacje kwartalne oraz kontrolować obrót w całej UE i w poszczególnych państwach. Przekroczenie 100 000 euro powoduje wyłączenie z transgranicznej procedury SME i dezaktywację numeru EX.
