Faktury za usługi ubezpieczeniowe a KSeF – kiedy można pozostać poza systemem

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 r. jednym z najbardziej problematycznych zagadnień praktycznych stało się ustalenie, które faktury faktycznie muszą być wystawiane w KSeF, a które – mimo że są fakturami sprzedażowymi – mogą pozostać poza systemem. Szczególnie dużo wątpliwości budzą faktury dokumentujące usługi ubezpieczeniowe oraz pośrednictwo ubezpieczeniowe. Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że skoro są to czynności zwolnione z VAT, to automatycznie nie podlegają KSeF. Takie podejście byłoby jednak zbyt uproszczone. W rzeczywistości o tym, czy faktura „wypada” z KSeF, nie decyduje wyłącznie rodzaj usługi, lecz zakres danych wykazanych na fakturze.

Obowiązek KSeF jako zasada i wyjątki ustawowe

Faktury za usługi ubezpieczeniowe a KSeF – kiedy można pozostać poza systemem - zgodnie z dodawanym art. 106ga ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, faktury sprzedażowe co do zasady będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Przepisy te wejdą w życie 1 lutego 2026 r., przy czym – zgodnie z regulacjami przejściowymi – dla większości podatników obowiązek ten zacznie faktycznie obowiązywać od 1 kwietnia 2026 r. albo od 1 stycznia 2027 r.

Jednocześnie ustawodawca przewidział wyłączenia, które zostały wymienione w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT. Jedno z nich ma kluczowe znaczenie dla branży ubezpieczeniowej. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT, obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie stosuje się do faktur wystawianych w przypadkach określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy. Oznacza to, że aby ustalić, czy dana faktura musi być wystawiona w KSeF, konieczne jest sięgnięcie do rozporządzenia wykonawczego, które precyzuje te przypadki.

Usługi ubezpieczeniowe i faktury o „węższym zakresie danych”

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przewiduje, że KSeF nie jest obowiązkowy m.in. w przypadku świadczenia usług zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37–41 ustawy o VAT, jeżeli są one udokumentowane fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT.

W praktyce oznacza to, że samo zwolnienie z VAT nie jest wystarczające. Konieczne jest spełnienie drugiego warunku, a więc wystawienie faktury w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, a nie w pełnym zakresie danych wymaganych przez art. 106e ustawy o VAT.

Zgodnie z § 3 tego rozporządzenia, faktury dokumentujące czynności zwolnione z VAT mogą zawierać znacznie uproszczony zakres danych. Przepisy te nie wymagają m.in. wykazywania:

• ceny jednostkowej netto,

• miary i ilości towarów lub zakresu usług,

• stawki podatku,

• kwoty podatku VAT.

Tak wystawiona faktura – choć w pełni prawidłowa – nie spełnia wszystkich elementów faktury „pełnej” z art. 106e ustawy o VAT.

„Stawka VAT: zw” a art. 106e ustawy o VAT

Pytania budzi sytuacja, w której na fakturze znajduje się "tabelka" opisana technicznie jako „stawka VAT”, a w niej widnieje oznaczenie „zw”. Na pierwszy rzut oka może to prowadzić do wniosku, że faktura zawiera stawkę VAT, a więc spełnia wymogi art. 106e.

Taki wniosek byłby jednak nieprawidłowy z punktu widzenia prawa podatkowego. Ustawa o VAT rozróżnia bowiem stawki podatku od zwolnienia od podatku. Stawki VAT zostały uregulowane w art. 41 ustawy o VAT i mają charakter procentowy (23%, 8%, 5%, 0%). Natomiast zwolnienie od podatku wynika z art. 43 ustawy o VAT i oznacza, że podatek w ogóle nie występuje.

Oznaczenie „zw” nie jest zatem stawką podatku w rozumieniu art. 106e ust. 1 pkt 12 ustawy o VAT, lecz jedynie informacją o zastosowaniu zwolnienia. W konsekwencji faktura, na której zamiast stawki procentowej widnieje „zw”, nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez art. 106e, nawet jeżeli system fakturowy prezentuje to pole jako „stawka VAT”.

Kiedy faktura ubezpieczeniowa wpadnie do KSeF

Dla praktyki księgowej kluczowe jest rozróżnienie dwóch sytuacji. Faktura dokumentująca usługi ubezpieczeniowe pozostaje poza KSeF, jeżeli:

• dokumentuje czynność zwolnioną z VAT na podstawie art. 43 ustawy o VAT,

• nie zawiera stawki podatku wyrażonej procentowo,

• nie zawiera kwoty VAT z podziałem na stawki,

• została wystawiona zgodnie z § 3 rozporządzenia z 29 października 2021 r.

Natomiast faktura może wpaść w obowiązek KSeF, jeżeli – mimo że dotyczy usług ubezpieczeniowych – została wystawiona w sposób „rozbudowany”, tj. zawiera wszystkie elementy wymagane przez art. 106e ustawy o VAT, w szczególności:

• stawkę podatku w % (np. 0%),

• kwotę podatku VAT,

• pełny podział sprzedaży na stawki podatku.

W takim przypadku faktura przestaje być fakturą o „węższym zakresie danych” i traci ochronę wynikającą z art. 106ga ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT.

Znaczenie praktyczne dla pośredników ubezpieczeniowych

Dla pośredników ubezpieczeniowych oznacza to, że sposób wystawienia faktury ma kluczowe znaczenie. Paradoksalnie, im bardziej faktura „przypomina” klasyczną fakturę VAT, tym większe ryzyko, że zostanie uznana za fakturę wymagającą wystawienia w KSeF.

Z tego względu w praktyce zalecane jest:

• ograniczenie zakresu danych na fakturach do minimum wynikającego z § 3 rozporządzenia,

• konsekwentne stosowanie oznaczenia „zw” wraz z podstawą prawną zwolnienia,

• unikanie wykazywania stawki VAT w % oraz kwoty podatku.

Takie podejście znacząco zmniejsza ryzyko sporu z organami podatkowymi co do obowiązku stosowania KSeF.

Faktury za usługi ubezpieczeniowe a KSeF – kiedy można pozostać poza systemem – podsumowanie

Usługi ubezpieczeniowe oraz pośrednictwo ubezpieczeniowe nie są automatycznie wyłączone z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. O tym, czy dana faktura podlega KSeF, decyduje nie tylko charakter usługi, lecz przede wszystkim zakres danych wykazanych na fakturze.

Faktury dokumentujące czynności zwolnione z VAT, które zostały wystawione zgodnie z rozporządzeniem z 29 października 2021 r. i zawierają zakres danych węższy niż wymagany w art. 106e ustawy o VAT, mogą pozostać poza KSeF na podstawie art. 106ga ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT. Natomiast faktury „rozbudowane” do pełnego zakresu art. 106e – nawet przy usługach zwolnionych – będą podlegały obowiązkowi wystawienia w KSeF.

W praktyce oznacza to, że dla branży ubezpieczeniowej kluczowe znaczenie ma świadome i konsekwentne kształtowanie treści faktur, a nie sam fakt korzystania ze zwolnienia od podatku VAT.