PIT-11 bez numeru PESEL

W praktyce kadrowo-płacowej coraz częściej pojawiają się sytuacje, w których pracodawca zatrudnia cudzoziemca na krótki okres, a współpraca kończy się nagle – często bez dopełnienia wszystkich formalności administracyjnych po stronie pracownika. Jednym z najbardziej problematycznych przypadków jest brak numeru PESEL w momencie sporządzania informacji PIT-11.

Taka sytuacja występuje zwłaszcza wtedy, gdy cudzoziemiec:

– przebywał w Polsce krócej niż kilka miesięcy,

– nie zdążył wyrobić numeru PESEL,

– zakończył zatrudnienie i opuścił Polskę przed końcem roku podatkowego.

Powstaje wówczas pytanie, czy brak identyfikatora podatkowego uniemożliwia złożenie PIT-11 i jakie konsekwencje może to rodzić dla płatnika.

Opodatkowanie dochodów cudzoziemca pracującego w Polsce

Brak numeru PESEL nie oznacza, że dochody pracownika nie podlegają opodatkowaniu w Polsce. W przypadku cudzoziemców kluczowe znaczenie ma miejsce wykonywania pracy, a nie długość pobytu w kraju.

Zgodnie z art. 3 ust. 2b pkt 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych:

„Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uważa się w szczególności dochody z pracy wykonywanej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej”.

Oznacza to, że nawet jeżeli pracownica była rezydentką podatkową np.: Mołdawi i przebywała w Polsce krócej niż 6 miesięcy, jej wynagrodzenie z tytułu pracy wykonywanej w Polsce podlegało opodatkowaniu w Polsce. W konsekwencji pracodawca miał obowiązek:

– pobierać zaliczki na podatek,

– a po zakończeniu roku podatkowego sporządzić informację PIT-11.

PESEL jako warunek techniczny złożenia PIT-11

PIT-11 bez numeru PESEL - obowiązek sporządzenia PIT-11 nie budzi wątpliwości. Problem pojawia się na etapie jego technicznego złożenia.

Przepisy o ewidencji podatników nie nakładają obecnie na pracodawcę obowiązku uzyskania numeru PESEL lub NIP dla pracownika. Jednocześnie jednak systemy teleinformatyczne administracji skarbowej wymagają podania identyfikatora podatkowego przy składaniu PIT-11 w formie elektronicznej.

W przeszłości możliwe było wypełnienie informacji PIT-11 poprzez wpisanie w polu identyfikatora podatkowego ciągu cyfr „9999999999”. Obecnie jednak tak wypełnione formularze nie są przyjmowane przez systemy e-Deklaracje.

W praktyce oznacza to, że:

– nie jest możliwe skuteczne złożenie elektronicznego PIT-11 bez numeru PESEL lub NIP pracownika,

– brak identyfikatora podatkowego uniemożliwia formalne wykonanie obowiązku w standardowej formie.

Stanowisko to zostało potwierdzone m.in. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 6 kwietnia 2023 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.67.2023.2.ENB.

Działania możliwe po stronie pracodawcy

Brak numeru PESEL nie zwalnia pracodawcy z obowiązku działania. W takiej sytuacji kluczowe jest wykazanie, że płatnik dochował należytej staranności i zrobił wszystko, co było obiektywnie możliwe.

W praktyce rozwiązaniem jest:

– sporządzenie informacji PIT-11 w formie papierowej,

– przesłanie jej do właściwego urzędu skarbowego pocztą lub za pośrednictwem ePUAP,– zachowanie dokumentacji potwierdzającej brak możliwości uzyskania numeru PESEL od pracownika.

Choć taka forma złożenia PIT-11 nie spełnia w pełni standardów elektronicznego raportowania, to pozwala wykazać, że pracodawca nie uchylał się od obowiązków płatnika.

Odpowiedzialność karnoskarbowa a brak winy płatnika

W kontekście odpowiedzialności karnoskarbowej istotne znaczenie ma kwestia winy. Zgodnie z art. 1 § 3 ustawy z dnia 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy:

„Nie popełnia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego sprawca, któremu nie można przypisać winy”.

Jeżeli brak możliwości złożenia PIT-11 elektronicznie wynika wyłącznie z braku numeru PESEL pracownika, na który pracodawca nie miał wpływu, trudno przypisać mu winę w naruszeniu obowiązków płatnika.

Dodatkowo, dla pełnego zabezpieczenia swojej sytuacji, pracodawca może skorzystać z instytucji czynnego żalu. Zgodnie z art. 16 § 1 k.k.s.:

„Nie podlega karze sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił organ powołany do ścigania o jego popełnieniu, ujawniając istotne okoliczności tego czynu”.

Złożenie czynnego żalu wraz z wyjaśnieniem, że brak złożenia PIT-11 w formie elektronicznej wynikał z braku numeru PESEL cudzoziemca, pozwala wyłączyć odpowiedzialność karnoskarbową, w tym ryzyko grzywny do 180 stawek dziennych, o której mowa w art. 80 § 2 k.k.s.

PIT-11 bez numeru PESEL – podsumowanie

Brak numeru PESEL pracownika nie eliminuje obowiązku sporządzenia informacji PIT-11, ale w praktyce uniemożliwia jej skuteczne złożenie w formie elektronicznej. Dochody cudzoziemca z pracy wykonywanej w Polsce podlegają opodatkowaniu w Polsce niezależnie od jego rezydencji podatkowej, dlatego PIT-11 powinien zostać sporządzony.

W sytuacji braku identyfikatora podatkowego pracodawca powinien podjąć działania zastępcze, w szczególności złożyć PIT-11 w formie papierowej oraz poinformować organ podatkowy o przyczynach braku elektronicznej wysyłki. Uzupełnieniem tych działań może być złożenie czynnego żalu, co pozwala wyłączyć odpowiedzialność karnoskarbową, jeżeli płatnik działał z należytą starannością i bez winy.