Zaległe składki ZUS w PIT-11

Korekty list płac obejmujące okresy sprzed kilku lat są w praktyce kadrowo-płacowej zjawiskiem dość częstym. Szczególne wątpliwości pojawiają się w sytuacji, gdy zleceniobiorcy naliczano wyłącznie składkę zdrowotną, a dopiero po czasie ustalono, że od początku umowy należało również naliczać składki na ubezpieczenia społeczne.

Jeżeli korekta list płac oraz deklaracji ZUS została wykonana jednorazowo – przykładowo w październiku 2025 r. – obejmując okres od marca 2023 r. do grudnia 2024 r., powstaje pytanie o sposób wykazania tych składek w informacji PIT-11. Kluczowe znaczenie ma tu rozróżnienie pomiędzy momentem, którego składki dotyczą, a momentem ich faktycznego potrącenia i zapłaty. To właśnie ten drugi element decyduje o skutkach podatkowych.

Składki społeczne a moment ich odliczenia w podatku dochodowym

Zasady uwzględniania składek na ubezpieczenia społeczne w podatku dochodowym od osób fizycznych zostały jednoznacznie określone w ustawie o PIT. Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych:

„Podstawę obliczenia podatku, z zastrzeżeniem art. 29–30c, stanowi dochód po odliczeniu (…) kwot składek określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych, potrąconych w roku podatkowym ze środków podatnika”.

Przepis ten wskazuje jednoznacznie, że decydujący jest rok, w którym składki zostały faktycznie potrącone z wynagrodzenia podatnika, a nie okres, za który są należne. Jeżeli więc w latach 2023–2024 składki społeczne nie były naliczane ani potrącane, nie mogły wówczas pomniejszać dochodu zleceniobiorcy.

W konsekwencji podatek dochodowy pobrany w tych latach należy uznać za obliczony prawidłowo, zgodnie ze stanem faktycznym istniejącym w danym czasie.

Zaległe składki zapłacone po korekcie list płac

Zaległe składki ZUS w PIT-11 - w opisanym przypadku korekta list płac oraz deklaracji ZUS została przeprowadzona w październiku 2025 r., a wraz z nią nastąpiło naliczenie i odprowadzenie zaległych składek społecznych obejmujących wcześniejsze okresy. Z punktu widzenia podatku dochodowego istotne jest to, że:

– składki te zostały potrącone i zapłacone w 2025 r.,– wcześniej nie były uwzględnione w podstawie opodatkowania,– dopiero w 2025 r. spełniony został warunek z art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT.

Oznacza to, że zaległe składki społeczne zapłacone po korekcie pomniejszają dochód zleceniobiorcy na bieżąco, w roku ich faktycznego potrącenia. Ustawa o PIT nie różnicuje przy tym składek na „bieżące” i „zaległe” – wszystkie składki potrącone w danym roku podatkowym są traktowane jednolicie.

Wykazanie składek społecznych po korekcie w PIT-11

Skoro zaległe składki społeczne potrącone w październiku 2025 r. podlegają odliczeniu w tym właśnie roku, to powinny zostać wykazane w informacji PIT-11 sporządzanej za 2025 r., razem ze składkami bieżącymi.

W formularzu PIT-11 składki na ubezpieczenia społeczne wykazuje się w poz. 95, obejmującej:

„Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika ze środków podatnika”.

Nie ma znaczenia, że składki te dotyczą okresów od marca 2023 r. do grudnia 2024 r. Decydujące jest wyłącznie to, że zostały potrącone w 2025 r.. W tej samej pozycji wykazuje się zarówno składki naliczone od bieżących wypłat, jak i składki wynikające z korekt list płac za lata ubiegłe.

Brak nadpłaty podatku dochodowego za lata objęte korektą

Częstą wątpliwością w takich przypadkach jest kwestia ewentualnej nadpłaty podatku dochodowego za lata, których dotyczą korekty ZUS. W opisanym stanie faktycznym taka nadpłata nie powstaje.

Skoro w latach 2023–2024 składki społeczne:

– nie były naliczane,

– nie były potrącane,

– nie mogły pomniejszać dochodu, to podatek dochodowy pobrany w tych latach został obliczony prawidłowo. Dopiero zapłata składek w 2025 r. powoduje prawo do ich odliczenia, ale wyłącznie w rozliczeniu za 2025 r..

Nie ma więc podstaw do:

– korygowania informacji PIT-11 za lata 2023–2024,

– korygowania zeznań rocznych zleceniobiorcy za te lata,

– wykazywania nadpłaty podatku dochodowego za okresy objęte korektą ZUS.

Znaczenie prawidłowego ujęcia składek po korekcie

Prawidłowe wykazanie składek społecznych po korekcie list płac ma znaczenie nie tylko formalne, ale również praktyczne. Ujęcie ich w PIT-11 za rok faktycznego potrącenia pozwala zleceniobiorcy:

– prawidłowo pomniejszyć dochód w zeznaniu rocznym,

– uniknąć sporów z organami podatkowymi,

– zachować spójność pomiędzy dokumentacją ZUS a dokumentacją podatkową.

Jednocześnie takie podejście zabezpiecza płatnika przed zarzutem nieprawidłowego sporządzenia informacji PIT-11.

Zaległe składki ZUS w PIT-11 – podsumowanie

Zaległe składki na ubezpieczenia społeczne naliczone w wyniku korekty list płac i deklaracji ZUS należy rozliczać w podatku dochodowym w roku, w którym zostały faktycznie potrącone z wynagrodzenia zleceniobiorcy. Składki zapłacone w październiku 2025 r., obejmujące okresy od marca 2023 r. do grudnia 2024 r., pomniejszają dochód zleceniobiorcy w 2025 r. i powinny zostać wykazane w poz. 95 informacji PIT-11 sporządzanej za ten rok. Brak naliczenia składek w latach wcześniejszych oznacza, że podatek dochodowy za tamte okresy został pobrany prawidłowo i nie powstaje nadpłata wymagająca korekt zeznań rocznych.