Odprawa pośmiertna a obowiązek wykazania w informacji PIT-11

Śmierć pracownika w trakcie zatrudnienia rodzi po stronie pracodawcy szereg obowiązków o charakterze kadrowym i płacowym. Jednym z nich jest wypłata odprawy pośmiertnej na rzecz uprawnionych członków rodziny zmarłego. W praktyce pojawiają się jednak wątpliwości, czy wypłata takiego świadczenia powinna zostać ujęta w informacji PIT-11 oraz na kogo ewentualnie należałoby ją wystawić, zwłaszcza gdy środki pieniężne są przekazywane jednemu z członków rodziny jako opiekunowi prawnemu pozostałych uprawnionych.

Kwestia ta ma istotne znaczenie z punktu widzenia prawidłowego wypełnienia obowiązków informacyjnych pracodawcy oraz uniknięcia niepotrzebnych korekt dokumentów podatkowych.

Charakter prawny odprawy pośmiertnej

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w okresie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy, rodzinie pracownika przysługuje odprawa pośmiertna.

Wysokość odprawy pośmiertnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,

• trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,

• sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Prawo do odprawy pośmiertnej przysługuje:

• małżonkowi zmarłego pracownika,

• innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Jeżeli uprawnionych jest kilka osób, odprawę pośmiertną dzieli się między nich w częściach równych. W przypadku istnienia tylko jednego uprawnionego członka rodziny, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy należnej kwoty.

Zwolnienie odprawy pośmiertnej z podatku dochodowego

Odprawa pośmiertna a obowiązek wykazania w informacji PIT-11 - decydujące znaczenie dla obowiązków informacyjnych pracodawcy ma podatkowy status odprawy pośmiertnej. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych:

„Wolne od podatku dochodowego są odprawy pośmiertne wypłacane na podstawie przepisów prawa pracy”.

Oznacza to, że odprawa pośmiertna korzysta z pełnego zwolnienia z podatku dochodowego, niezależnie od jej wysokości oraz liczby osób uprawnionych do jej otrzymania. Po stronie osób otrzymujących odprawę nie powstaje zatem dochód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zwolnienie to ma charakter bezwarunkowy, o ile odprawa pośmiertna została wypłacona zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Brak obowiązku wykazywania odprawy pośmiertnej w PIT-11

Konsekwencją zwolnienia odprawy pośmiertnej z podatku dochodowego jest brak obowiązku jej wykazywania w informacji PIT-11. Zasadą jest bowiem, że informacja PIT-11 nie obejmuje przychodów zwolnionych z podatku, jeżeli przepisy nie przewidują ich odrębnego wykazania.

W przypadku odprawy pośmiertnej:

• pracodawca nie pobiera zaliczki na podatek dochodowy,

• nie powstaje obowiązek informacyjny wobec organów podatkowych,

• nie sporządza się informacji PIT-11 ani na małżonka zmarłego, ani na dzieci, ani na opiekuna prawnego.

Bez znaczenia pozostaje przy tym sposób technicznej realizacji wypłaty, w szczególności to, że:

• środki pieniężne zostały przelane na rachunek bankowy jednego z uprawnionych,

• w tytule przelewu wskazano, że odprawa przysługuje kilku osobom,

• wypłata została dokonana za pośrednictwem opiekuna prawnego małoletnich dzieci.

Decydujący jest wyłącznie fakt, że wypłacone świadczenie stanowi odprawę pośmiertną w rozumieniu przepisów prawa pracy.

Odprawa pośmiertna a identyfikacja beneficjentów

W praktyce kadrowej często pojawia się pytanie, czy w sytuacji, gdy odprawa pośmiertna przysługuje kilku osobom, a wypłata następuje na rzecz jednego z nich jako przedstawiciela ustawowego, należy wystawiać odrębne informacje podatkowe dla każdej osoby uprawnionej.

W przypadku odprawy pośmiertnej pytanie to traci znaczenie, ponieważ świadczenie:

• nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu,

• nie podlega wykazaniu w PIT-11,

• nie wymaga rozdzielania na poszczególnych beneficjentów dla celów podatkowych.

Pracodawca ogranicza się zatem wyłącznie do prawidłowego ustalenia kręgu osób uprawnionych oraz wysokości należnej odprawy, bez konieczności realizowania obowiązków informacyjnych w podatku dochodowym.

Odprawa pośmiertna a obowiązek wykazania w informacji PIT-11 – podsumowanie

Odprawa pośmiertna wypłacona rodzinie zmarłego pracownika korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji świadczenie to nie podlega wykazaniu w informacji PIT-11, niezależnie od liczby osób uprawnionych do jego otrzymania oraz sposobu technicznej realizacji wypłaty. Pracodawca nie wystawia PIT-11 ani na małżonka zmarłego pracownika, ani na dzieci, ani na opiekuna prawnego. Obowiązki pracodawcy ograniczają się wyłącznie do prawidłowego ustalenia i wypłaty odprawy pośmiertnej zgodnie z przepisami prawa pracy.