Błędny adres pracownika w PIT-11 a obowiązek korekty

W praktyce kadrowo-płacowej zdarza się, że po wysłaniu informacji PIT-11 do urzędu skarbowego ujawnia się błąd w danych identyfikacyjnych pracownika, w szczególności w zakresie adresu zamieszkania. Najczęściej wynika to z braku aktualizacji danych przez pracownika albo z posługiwania się przez pracodawcę adresem widniejącym w aktach osobowych, który w momencie sporządzania PIT-11 był już nieaktualny.

Powstaje wówczas wątpliwość, czy płatnik ma obowiązek skorygować PIT-11 wyłącznie z powodu błędnego adresu, czy też wystarczające jest, że podatnik wskaże prawidłowe dane w swoim zeznaniu rocznym.

Dane identyfikacyjne w PIT-11 jako element obowiązku płatnika

Błędny adres pracownika w PIT-11 a obowiązek korekty - zakres obowiązków płatnika w zakresie sporządzania informacji PIT-11 wynika wprost z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 42 ust. 2 pkt 1 tej ustawy:

„Płatnicy są obowiązani sporządzić i przekazać podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru”.

Obowiązek sporządzenia informacji „według ustalonego wzoru” oznacza konieczność prawidłowego wypełnienia wszystkich pól formularza, w tym także danych identyfikacyjnych podatnika, do których należy adres zamieszkania.

W sytuacji, gdy PIT-11 zawiera błędny adres, formularz:

– nie odpowiada w pełni wzorowi określonemu przepisami,

– zawiera dane niezgodne ze stanem faktycznym,

– formalnie nie realizuje w sposób prawidłowy obowiązku informacyjnego płatnika.

Z tego względu błędny PIT-11 powinien zostać skorygowany, nawet jeżeli błąd dotyczy wyłącznie adresu zamieszkania pracownika.

Znaczenie adresu zamieszkania w PIT-11

Adres zamieszkania podatnika w informacji PIT-11 nie jest danymi czysto technicznymi. Ma on znaczenie z punktu widzenia:

– ustalenia właściwości miejscowej urzędu skarbowego,

– identyfikacji podatnika w systemach administracji skarbowej,

– kompletności danych wymaganych przepisami.

W praktyce co prawda organy podatkowe identyfikują podatników głównie na podstawie numeru PESEL, jednak nie oznacza to, że adres zamieszkania przestaje być elementem istotnym formalnie. Brak zgodności danych z rzeczywistością powoduje, że informacja PIT-11 jest wypełniona wadliwie.

Nie istnieje przy tym żaden przepis, który zwalniałby płatnika z obowiązku korekty informacji PIT-11 tylko dlatego, że błąd dotyczy wyłącznie adresu.

Rola podatnika a obowiązki pracodawcy

Często pojawia się argument, że korekta PIT-11 w zakresie adresu jest zbędna, ponieważ podatnik i tak wskaże swój aktualny adres w zeznaniu rocznym. Rzeczywiście, podatnik ma taki obowiązek.

Zgodnie z § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie właściwości organów podatkowych:

„Właściwość miejscową organów podatkowych ustala się według miejsca zamieszkania podatnika w ostatnim dniu roku podatkowego”.

Oznacza to, że:

– podatnik w PIT-37, PIT-36 lub innym zeznaniu rocznym wskazuje adres aktualny na koniec roku,

– na tej podstawie ustalana jest właściwość miejscowa urzędu skarbowego.

Nie zmienia to jednak faktu, że obowiązki podatnika i płatnika są odrębne. Prawidłowe wypełnienie zeznania rocznego przez podatnika nie „naprawia” formalnie wadliwego PIT-11 sporządzonego przez pracodawcę.

Czy korekta adresu zawsze ma sens praktyczny

Z praktycznego punktu widzenia korekta PIT-11 wyłącznie z powodu adresu może wydawać się mało użyteczna. Nawet po korekcie formularz może zawierać adres nieaktualny, jeżeli:

– pracownik nie poinformował pracodawcy o kolejnej zmianie miejsca zamieszkania,

– adres zmienił się już po zakończeniu roku podatkowego.

Mimo to trudno rekomendować zaniechanie korekty. Płatnik, który posiada wiedzę o błędzie w danych identyfikacyjnych, powinien doprowadzić dokument do zgodności ze stanem faktycznym znanym w momencie sporządzania korekty. Pozwala to wykazać dochowanie należytej staranności w realizacji obowiązków ustawowych.

Błędny adres pracownika w PIT-11 a obowiązek korekty – podsumowanie

Jeżeli po złożeniu PIT-11 okaże się, że adres zamieszkania pracownika jest błędny, płatnik powinien sporządzić korektę informacji PIT-11 w zakresie danych identyfikacyjnych. Brak korekty oznacza pozostawienie w obrocie dokumentu wypełnionego niezgodnie z obowiązującym wzorem, co stanowi naruszenie obowiązków płatnika wynikających z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Niezależnie od tego podatnik i tak wskaże w swoim zeznaniu rocznym aktualny adres zamieszkania na koniec roku podatkowego, istotny dla ustalenia właściwości miejscowej urzędu skarbowego. Obowiązki płatnika i podatnika funkcjonują jednak niezależnie od siebie, dlatego wiedza o błędzie w PIT-11 powinna skutkować jego korektą.