Adres do wysyłki informacji PIT-11

Przekazanie informacji PIT-11 jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jako płatnika podatku dochodowego. Choć sama treść formularza oraz termin jego sporządzenia są dobrze znane, w praktyce regularnie pojawiają się wątpliwości dotyczące adresu, na który informacja PIT-11 powinna zostać wysłana do pracownika.

Problem ten nabiera szczególnego znaczenia w sytuacji, gdy pracownik nie aktualizuje danych adresowych lub gdy strony korzystają z elektronicznych form komunikacji. Prawidłowe doręczenie PIT-11 ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale również dowodowe – w przypadku sporu z pracownikiem lub kontroli organów podatkowych to na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania, że dokument został przekazany w sposób zgodny z przepisami.

Obowiązek przekazania PIT-11 podatnikowi i urzędowi skarbowemu

Zakres obowiązków płatnika wprost wynika z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 39 ust. 1 tej ustawy:

„Płatnicy są obowiązani przesłać podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania, a w przypadku podatnika będącego nierezydentem – urzędowi skarbowemu właściwemu w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imienne informacje sporządzone według ustalonego wzoru”.

Przepis ten jednoznacznie wskazuje dwa podmioty, którym należy przekazać PIT-11:

– podatnika (pracownika),

– właściwy urząd skarbowy.

O ile w przypadku urzędu skarbowego sposób przekazania informacji (elektronicznie) i właściwość organu są dość precyzyjnie uregulowane, o tyle w odniesieniu do pracownika ustawodawca posługuje się ogólnym pojęciem „przesłania”, nie wskazując szczegółowych zasad doręczenia.

Adres pracownika jako punkt odniesienia do wysyłki PIT-11

Adres do wysyłki informacji PIT-11 - skoro przepisy nie narzucają konkretnej formy doręczenia PIT-11 podatnikowi, kluczowe znaczenie ma ustalenie, na jaki adres pracodawca powinien wysłać dokument, aby można było uznać obowiązek za wykonany.

W praktyce przyjmuje się, że PIT-11 powinien zostać wysłany na adres pracownika znajdujący się w dokumentacji kadrowej, czyli adres, który pracownik formalnie zgłosił pracodawcy. To właśnie ten adres stanowi punkt odniesienia przy ocenie, czy pracodawca dochował należytej staranności.

Brak aktualizacji danych adresowych przez pracownika nie obciąża pracodawcy, jeżeli:

– pracodawca korzystał z adresu posiadanego w aktach osobowych,

– nie posiadał informacji o zmianie miejsca zamieszkania pracownika.

W takiej sytuacji wysłanie PIT-11 na „stary” adres, zgłoszony wcześniej w kadrach, należy uznać za działanie prawidłowe z punktu widzenia obowiązków płatnika.

Nowy adres znany pracodawcy a doręczenie PIT-11

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracodawca posiada wiedzę o nowym adresie pracownika, nawet jeżeli ten nie złożył formalnej aktualizacji danych kadrowych. Jeżeli taka informacja jest znana i wiarygodna, wysłanie PIT-11 na nowy adres również będzie prawidłowe.

Istotne jest bowiem to, aby dokument został przekazany w sposób umożliwiający pracownikowi jego otrzymanie. Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia aktualnego adresu, jednak nie powinien też ignorować informacji, którymi faktycznie dysponuje.

Z perspektywy dowodowej najlepszym rozwiązaniem pozostaje:

– wysyłka listem poleconym,

– zachowanie potwierdzenia nadania,

– ewentualne udokumentowanie próby doręczenia.

PIT-11 w formie elektronicznej – dopuszczalność i praktyka

Coraz częściej PIT-11 jest przekazywany pracownikom w formie elektronicznej, np. za pośrednictwem poczty e-mail lub systemów kadrowo-płacowych. Przepisy nie zakazują takiej formy doręczenia.

Należy jednak pamiętać, że:– forma elektroniczna powinna umożliwiać zapoznanie się z treścią dokumentu,– pracodawca powinien posiadać dowód przekazania PIT-11 (np. wysłany e-mail, potwierdzenie odbioru, log systemowy),– adres e-mail powinien być adresem faktycznie używanym przez pracownika.

Wysyłka PIT-11 drogą elektroniczną jest szczególnie uzasadniona w przypadku:– pracowników zdalnych,– byłych pracowników,– sytuacji, w których korespondencja papierowa jest utrudniona lub nieefektywna.

Znaczenie prawidłowego doręczenia PIT-11

Prawidłowe przekazanie PIT-11 pracownikowi ma znaczenie zarówno dla niego, jak i dla pracodawcy. Pracownik potrzebuje tej informacji do sporządzenia rocznego zeznania podatkowego, natomiast pracodawca musi wykazać, że dopełnił obowiązków płatnika.

W przypadku sporu ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy, dlatego istotne jest, aby sposób doręczenia był możliwy do udokumentowania. Sam fakt sporządzenia PIT-11 nie jest wystarczający – liczy się również jego skuteczne przekazanie podatnikowi.

Adres do wysyłki informacji PIT-11 – podsumowanie

Informacja PIT-11 powinna zostać przekazana pracownikowi w sposób umożliwiający jej otrzymanie, przy zachowaniu należytej staranności przez pracodawcę. W praktyce oznacza to wysyłkę na adres zgłoszony przez pracownika w dokumentacji kadrowej, a jeżeli pracodawca posiada wiedzę o nowym adresie – również na ten adres.

Dopuszczalne jest także przekazanie PIT-11 w formie elektronicznej, pod warunkiem że pracodawca dysponuje dowodem doręczenia. Brak aktualizacji danych przez pracownika nie obciąża płatnika, o ile ten działał w oparciu o informacje, którymi faktycznie dysponował.