Wypłaty po śmierci pracownika a sposób wykazania w PIT-11

Śmierć pracownika w trakcie trwania stosunku pracy rodzi po stronie pracodawcy nie tylko obowiązki organizacyjne, ale również konkretne skutki podatkowe. W praktyce kadrowo-płacowej szczególne wątpliwości budzi sposób wykazania w informacji PIT-11 świadczeń wypłacanych już po śmierci pracownika, takich jak niewypłacone wynagrodzenie za pracę czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Kluczowe znaczenie ma w tym zakresie rozróżnienie pomiędzy:

– świadczeniami wypłaconymi pracownikowi za życia,

– świadczeniami należnymi po jego śmierci, wypłacanymi osobom uprawnionym.

Od tego rozróżnienia zależy zarówno sposób opodatkowania, jak i właściwe wypełnienie informacji PIT-11.

Wygaśnięcie stosunku pracy z dniem śmierci pracownika

Z punktu widzenia prawa pracy zasadnicze znaczenie ma art. 63¹ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zgodnie z którym:

„Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa”.

Oznacza to, że z chwilą śmierci pracownika ustaje jego status pracowniczy, a wszelkie późniejsze wypłaty nie są już świadczeniami ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Jednocześnie ten sam przepis reguluje los praw majątkowych wynikających ze stosunku pracy. Zgodnie z art. 63¹ § 2 Kodeksu pracy:

„Prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej (…)”.

W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. To właśnie ta konstrukcja prawna determinuje sposób opodatkowania wypłat realizowanych po śmierci pracownika.

Wypłaty dokonane przed śmiercią pracownika

Wynagrodzenie oraz inne świadczenia wypłacone pracownikowi za życia podlegają standardowym zasadom opodatkowania jako przychody ze stosunku pracy. W takim przypadku:

– sporządza się PIT-11 na zmarłego pracownika,

– wykazuje się wyłącznie te wypłaty, które zostały faktycznie otrzymane przed dniem śmierci,

– stosuje się zasady właściwe dla przychodów ze stosunku pracy, w tym koszty uzyskania przychodów oraz skalę podatkową.

PIT-11 sporządzony na zmarłego obejmuje więc tylko okres od początku roku do dnia śmierci pracownika i tylko te kwoty, które zostały mu realnie wypłacone.

Wynagrodzenie i ekwiwalent wypłacone po śmierci pracownika

Wypłaty po śmierci pracownika a sposób wykazania w PIT-11 - inaczej należy traktować świadczenia, które nie zostały wypłacone przed śmiercią pracownika, a są realizowane już po jej nastąpieniu. Dotyczy to w szczególności:

– niewypłaconego wynagrodzenia za pracę,

– ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Świadczenia te nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, ponieważ w momencie ich wypłaty stosunek pracy już nie istnieje. Z punktu widzenia podatku dochodowego są one kwalifikowane jako przychody z praw majątkowych po stronie osób uprawnionych.

Podstawą takiej kwalifikacji jest art. 18 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że:

„Za przychody z praw majątkowych uważa się w szczególności przychody z praw autorskich i praw pokrewnych (…) oraz inne przychody z praw majątkowych”.

Wypłata praw majątkowych wynikających ze stosunku pracy po śmierci pracownika mieści się w tej kategorii.

Wypełnienie PIT-11 dla małżonka lub innej osoby uprawnionej

Jeżeli niewypłacone wynagrodzenie lub ekwiwalent za urlop zostają wypłacone małżonkowi zmarłego pracownika (lub innej osobie uprawnionej), pracodawca ma obowiązek sporządzić odrębną informację PIT-11 na tę osobę.

W takim PIT-11:

– kwoty te należy wykazać w wierszu dotyczącym praw majątkowych,

– w aktualnej strukturze formularza jest to wiersz 9,

– nie stosuje się kosztów uzyskania przychodów,

– płatnik pobiera zaliczkę na podatek dochodowy według stawki 12%.

Nie ma podstaw do wykazywania tych świadczeń w części dotyczącej stosunku pracy ani do łączenia ich z wynagrodzeniem wypłaconym pracownikowi za życia.

Podwójny PIT-11 jako konsekwencja zdarzenia

W praktyce śmierć pracownika powoduje, że pracodawca sporządza:

– PIT-11 na zmarłego pracownika – obejmujący wyłącznie wypłaty dokonane przed śmiercią,

– PIT-11 na małżonka lub inną osobę uprawnioną – obejmujący wypłaty praw majątkowych po śmierci.

Takie rozdzielenie dokumentów jest konieczne, ponieważ:

– zmienia się podmiot uzyskujący przychód,

– zmienia się źródło przychodu w rozumieniu ustawy o PIT,– zmieniają się zasady opodatkowania.

Wypłaty po śmierci pracownika a sposób wykazania w PIT-11 – podsumowanie

Wypłaty dokonane po śmierci pracownika, obejmujące niewypłacone wynagrodzenie oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, lecz przychód z praw majątkowych po stronie małżonka lub innej osoby uprawnionej. Świadczenia te należy wykazać w PIT-11 w wierszu dotyczącym praw majątkowych, bez stosowania kosztów uzyskania przychodów i z poborem zaliczki według stawki 12%.

Jednocześnie pracodawca ma obowiązek sporządzić odrębny PIT-11 na zmarłego pracownika, obejmujący wyłącznie wypłaty dokonane przed dniem śmierci. Takie rozdzielenie dokumentacji zapewnia prawidłowe rozliczenie podatkowe oraz spójność z przepisami prawa pracy i ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.