Spis z natury - wzór do pobrania

Arkusz spisu z natury to podstawowy dokument wykorzystywany przy sporządzaniu remanentu w działalności gospodarczej prowadzonej w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów. To na nim przedsiębiorca zapisuje rzeczywisty stan zapasów na określony dzień, a następnie – po dokonaniu wyceny – ujmuje jego wartość w KPiR.

Obowiązek sporządzania spisu z natury nie jest kwestią wyboru ani uproszczenia księgowego, lecz wynika wprost z przepisów regulujących prowadzenie tej ewidencji.

Zgodnie z § 24 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2025 r.):„Podatnicy są obowiązani sporządzić i wpisać do księgi spis z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów wspólników lub likwidacji działalności”.

Od 2026 r. analogiczny zakres obowiązku wynikać będzie z § 20 ust. 1 nowego rozporządzenia w sprawie KPiR. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi posiadać prawidłowo sporządzony arkusz spisu z natury nie tylko na koniec roku, ale również w innych ściśle określonych sytuacjach.

Pobierz wzór - arkusz spisu z natury i sporządź remanent końcowy

Wzór spisu z natury.docx

Pobierz DOCX • 12KB

Wzór spisu z natury.pdf

Pobierz PDF • 300KB

Arkusz spisu z natury może mieć formę papierową albo elektroniczną. Najczęściej wykorzystywane są gotowe wzory w formacie PDF lub DOCX, które zawierają wszystkie elementy wymagane przepisami. Korzystanie z takiego wzoru nie zwalnia jednak z obowiązku rzetelnego przeprowadzenia spisu – dokument ma jedynie odzwierciedlać stan faktyczny ustalony w trakcie inwentaryzacji.

Niezależnie od formy, arkusz spisu z natury musi umożliwiać ujęcie każdego składnika objętego remanentem z podaniem jego ilości, ceny jednostkowej i wartości. Sam wydruk stanów magazynowych z systemu komputerowego nie spełnia wymogu sporządzenia spisu z natury. Przepisy wymagają fizycznego sprawdzenia towarów i materiałów, ich policzenia oraz oceny stanu.

Po co sporządza się spis z natury – znaczenie remanentu dla dochodu

Podstawowym celem sporządzenia spisu z natury jest prawidłowe ustalenie dochodu podatkowego. Przy prowadzeniu KPiR dochód nie jest prostą różnicą pomiędzy przychodami a kosztami, lecz uwzględnia również zmianę stanu zapasów.

Mechanizm ten wynika z zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz przepisów wykonawczych. Dochód:– powiększa się o różnicę pomiędzy wartością remanentu końcowego a początkowego, jeżeli wartość remanentu końcowego jest wyższa,– obniża się o różnicę pomiędzy wartością remanentu początkowego a końcowego, jeżeli wartość remanentu końcowego jest niższa.

Z tego powodu arkusz spisu z natury sporządzony na koniec roku ma realny wpływ na wysokość podatku należnego w zeznaniu rocznym. Podatnicy rozliczający się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie mają obowiązku sporządzania spisu z natury dla celów podatku dochodowego, ponieważ w tej formie opodatkowania dochód nie jest ustalany.

Przykład wizualny

Spis z natury a składka zdrowotna

Znaczenie remanentu nie ogranicza się wyłącznie do podatku dochodowego. Przy opodatkowaniu skalą podatkową albo podatkiem liniowym różnica remanentowa wpływa również na podstawę wymiaru składki zdrowotnej. Podstawa ta:– zwiększa się, gdy wartość remanentu końcowego przewyższa wartość remanentu początkowego,– zmniejsza się, gdy wartość remanentu końcowego jest niższa.

W praktyce oznacza to, że prawidłowo sporządzony arkusz spisu z natury oddziałuje nie tylko na rozliczenie roczne PIT, ale także na rozliczenie składki zdrowotnej, co ma znaczenie finansowe dla przedsiębiorcy.

Jakie elementy musi zawierać arkusz spisu z natury

Arkusz spisu z natury powinien być sporządzony w sposób trwały, staranny i zgodny z rzeczywistością. Minimalny zakres danych, jakie musi zawierać, wynika z rozporządzenia w sprawie KPiR. W szczególności powinny się w nim znaleźć: imię i nazwisko właściciela zakładu albo nazwa firmy, data sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza, szczegółowe określenie towarów i innych składników majątku objętych spisem, jednostka miary, ilość stwierdzona w trakcie spisu, cena jednostkowa wyrażona w złotych i groszach, wartość pozycji oraz łączna wartość spisu.

Arkusz musi zawierać także klauzulę „Spis zakończono na pozycji …” oraz podpisy osób sporządzających spis i podpis właściciela zakładu lub wspólników. Od 2026 r. wystarczający będzie wyłącznie podpis właściciela.

Co podlega ujęciu w spisie z natury, a co jest z niego wyłączone

Spis z natury obejmuje wyłącznie składniki wskazane w przepisach, czyli towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady. W remanencie nie ujmuje się środków trwałych ani wyposażenia firmy.

Jeżeli przedsiębiorca posiada na stanie towary stanowiące jego własność, ale znajdujące się poza zakładem, również podlegają one ujęciu i wycenie. Z kolei towary obce, które w dniu spisu znajdują się w przedsiębiorstwie, ujmuje się w arkuszu wyłącznie ilościowo, ze wskazaniem właściciela, bez przypisywania im wartości.

Przykład praktyczny – środki trwałe a spis z natury

Jeżeli podatnik wykupił samochód z leasingu i wprowadził go do ewidencji środków trwałych, pojazd ten nie podlega ujęciu w spisie z natury, nawet jeżeli planowana jest jego sprzedaż w kolejnym roku. Remanent nie obejmuje składników majątku ujętych w ewidencji środków trwałych. Wyjątek dotyczy wyłącznie remanentu likwidacyjnego sporządzanego dla celów VAT.

Zasady wyceny pozycji ujętych w arkuszu spisu z natury

Spis z natury - wzór do pobrania - po sporządzeniu spisu ilościowego konieczne jest dokonanie wyceny. Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu albo cen nabycia. Cena zakupu to wartość wynikająca z dokumentu zakupu, pomniejszona o VAT podlegający odliczeniu i uwzględniająca rabaty. Cena nabycia obejmuje dodatkowo koszty uboczne związane z zakupem, takie jak transport czy ubezpieczenie.

Dopuszczalne jest zastosowanie cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia, przy czym w takim przypadku przy danej pozycji należy wykazać także cenę pierwotną. Półwyroby, wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia, a odpady użytkowe według wartości oszacowanej z uwzględnieniem ich dalszej przydatności.

Szczególne przypadki wyceny i pomniejszenia wartości spisu

Przepisy przewidują szczególne zasady dla określonych rodzajów działalności, m.in. kantorowej czy wydawniczej. Ponadto, zgodnie z § 26 ust. 5 rozporządzenia w sprawie KPiR, wartość spisu z natury należy pomniejszyć o kwoty wynikające z korekt kosztów lub zwiększenia przychodów, związanych z naruszeniem zasad płatności przy transakcjach o wartości co najmniej 15 000 zł, w zakresie przypadającym na towary i materiały objęte spisem.

Zerowy arkusz spisu z natury

Brak towarów lub materiałów nie zwalnia z obowiązku sporządzenia spisu z natury. W takiej sytuacji sporządza się arkusz z wartością „0 zł”, ujmuje go w KPiR i przechowuje w dokumentacji księgowej. Taki dokument potwierdza, że na dzień spisu przedsiębiorca nie posiadał składników objętych obowiązkiem inwentaryzacji.

Spis z natury w różnych momentach działalności

Arkusz spisu z natury sporządza się nie tylko na koniec roku, ale także na początek roku, przy rozpoczęciu działalności, w razie zmiany wspólnika, w trakcie roku – jeżeli podatnik zdecyduje się na taki spis – oraz przy likwidacji działalności. W przypadku likwidacji czynni podatnicy VAT często sporządzają odrębny remanent dla celów VAT, który obejmuje również środki trwałe i wyposażenie, oraz remanent dla celów podatku dochodowego.

Remanent sporządzany dla PIT nie podlega składaniu do urzędu skarbowego, o ile organ podatkowy nie zażąda jego przedłożenia. Wyjątkiem jest remanent likwidacyjny dla celów VAT, którego dane wykazuje się w JPK_V7.

Spis z natury - wzór do pobrania – podsumowanie

Arkusz spisu z natury jest dokumentem niezbędnym do prawidłowego sporządzenia remanentu i rozliczenia podatku dochodowego u podatników prowadzących KPiR. Musi on odzwierciedlać rzeczywisty stan zapasów, zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami oraz zostać prawidłowo wyceniony. Spis z natury wpływa na wysokość dochodu, podatku oraz składki zdrowotnej, a jego brak lub nierzetelne sporządzenie może prowadzić do konsekwencji podatkowych. Dlatego przygotowanie arkusza spisu z natury i remanentu końcowego warto traktować jako istotny element zamknięcia roku podatkowego.