KSeF a ujęcie e-faktur w ewidencji VAT

Spółka z branży motoryzacyjnej wystawiała faktury przed dostawą samochodu, żeby nabywca mógł zarejestrować pojazd i odebrać go „na kołach”. Po wejściu KSeF pojawiły się dwa dylematy:(1) kiedy wykazać w JPK_V7 fakturę ustrukturyzowaną (od razu po wysyłce do KSeF, czy dopiero przy powstaniu obowiązku podatkowego), oraz(2) co zrobić w księgach i w JPK, gdy sprzedaż nie dochodzi do skutku i trzeba wystawić korektę „do zera”.

Dyrektor KIS potwierdził:

• TAK – fakturę ustrukturyzowaną wykazuje się w okresie powstania obowiązku podatkowego, czyli przy wydaniu auta albo przy otrzymaniu zapłaty (zależnie, co nastąpi wcześniej).

• NIE – przy anulowaniu transakcji nie wykazuje się w ewidencji ani faktury pierwotnej, ani korekty „do zera”; oba dokumenty pozostają poza JPK, bo nie doszło do sprzedaży.

KSeF a ujęcie e-faktur w ewidencji VAT - to stanowisko porządkuje procesy sprzedażowe w salonach i spółkach flotowych, które używają wstępnych faktur do rejestracji.

Podstawa prawna która „trzyma” mechanizm KSeF

Najpierw definicja i „chwila” wystawienia e-faktury w KSeF:

„Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.” (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT)

„Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej – rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.” (art. 2 pkt 32a ustawy o VAT)

Zasady powstawania obowiązku podatkowego dla dostaw towarów:

„Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 1a, 5 i 7–11, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.” (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT)

„Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, (…) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4.” (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT)

Dozwolenie na wystawienie faktury przed dostawą lub zapłatą:

„Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia przed: 1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi; 2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.” (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT)

KSeF a ujęcie e-faktur w ewidencji VAT - obowiązki ewidencyjne/JPK:

„Podatnicy (…) są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku (…) w szczególności dane dotyczące rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego (…).” (art. 109 ust. 3 ustawy o VAT)

„Deklaracje podatkowe (…) są składane zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego, który obejmuje deklarację i ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3.” (art. 99 ust. 11c ustawy o VAT)

Korekta „do zera” i forma korekty przy e-fakturach:

„W przypadku gdy po wystawieniu faktury (…) stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury – podatnik wystawia fakturę korygującą.” (art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT)

„Fakturę korygującą fakturę ustrukturyzowaną wystawia się w postaci faktury ustrukturyzowanej.” (art. 106j ust. 4 ustawy o VAT)

„Numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca – w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.” (art. 106j ust. 2 pkt 2a ustawy o VAT)

Wreszcie art. 108 – tutaj nie działa, o ile działamy w ramach 106i ust. 7:

„W przypadku gdy (…) wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.” (art. 108 ust. 1 ustawy o VAT) – przepis nie znajduje zastosowania, jeżeli nie ma „pustej” faktury, tylko legalnie wystawiona faktura w ramach 60-dniowego okna i późniejsze „wyzerowanie”, gdy nie doszło do dostawy.

Co z tego wynika dla zespołów sprzedaży i księgowości – proces krok po kroku w KSeF

1) Wystawienie faktury przed dostawą

Można ją wystawić do 60 dni przed wydaniem auta albo przed otrzymaniem zaliczki (art. 106i ust. 7).–> Jeżeli to e-faktura w KSeF, „chwila wystawienia” to dzień wysyłki do KSeF (art. 106na ust. 1).– w polu „data sprzedaży” można pozostawić brak/uzupełnić później w dokumentach towarzyszących – ważne, by faktura wskazywała prawdziwy stan w momencie wystawienia (sądy dopuszczają fakturę „przedwczesną” bez daty dostawy, gdy ta nie jest znana).

2) Kiedy ująć w JPK_V7?

Nie w dacie wysyłki do KSeF.–> Tak w okresie, kiedy powstaje obowiązek podatkowy, czyli: w dniu wydania pojazdu (przeniesienie własności – art. 19a ust. 1 w zw. z art. 7 ust. 1), albo w dniu otrzymania zaliczki – w części, którą pokrywa (art. 19a ust. 8).

3) Co, jeśli sprzedaż nie dochodzi do skutku?

Wystaw korektę „do zera” jako fakturę ustrukturyzowaną (art. 106j ust. 1 pkt 5 oraz ust. 4).– Nie wykazuj w ewidencji ani faktury pierwotnej, ani korekty, bo nie powstał obowiązek podatkowy i nie doszło do czynności opodatkowanej.– Zachowaj spójne dowody (korespondencja, protokoły), żeby było jasne, że dostawa nie nastąpiła.

4) A co z art. 108 ustawy (VAT z „pustej” faktury)?

Jeżeli fakturę wystawiono w ramach 60-dniowego okna z art. 106i ust. 7, a na końcu transakcji nie było i wystawiono korektę „do zera”, organ potwierdził, że art. 108 nie włącza się automatycznie.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

2. Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?

3. Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF?

4. Faktura korygująca z tytułu bonusu lub rabatu w KSeF – jak ją wystawić?

5. Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną

6. KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu

Przykłady, które ustawiają kalendarz rozliczeń KSeF

Przykład A –> faktura do rejestracji, potem wydanie 10 marca

Wysyłasz e-fakturę do KSeF (wystawienie). 28 marca – klient płaci zaliczkę 20%. 4 kwietnia – wydanie auta.– JPK: marzec – wykazujesz VAT od zaliczki (art. 19a ust. 8). Kwiecień – reszta VAT przy dostawie (art. 19a ust. 1).

Przykład B –> faktura do rejestracji, brak finalizacji

5 czerwca – e-faktura w KSeF. Do 4 sierpnia nie ma ani zapłaty, ani wydania; 20 lipca klient rezygnuje.– Wystawiasz korektę „do zera” (art. 106j).– Brak ujęcia w JPK zarówno faktury pierwotnej, jak i korekty (stanowisko KIS).

Przykład C – zaliczka przed dostawą, faktura po zaliczce

2 września – wpływa 100% zapłaty -> 6 września – wysyłasz e-fakturę. 9 września – wydanie auta.– JPK: wrzesień – VAT wykazujesz w momencie otrzymania zapłaty (art. 19a ust. 8). Fakt, że faktura w KSeF poszła później, nie przesuwa obowiązku.

Najczęstsze pytania KSeF

Czy mogę wysłać e-fakturę bez daty sprzedaży?

Tak, gdy data nie jest jeszcze znana. Sądowe orzecznictwo dopuszcza taką sytuację – sama „przedwczesność” faktury nie zmienia momentu rozliczenia VAT, który wynika z art. 19a ust. 1 i 8.

Czy muszę korygować fakturę po dostawie tylko dlatego, że wcześniej nie miała daty sprzedaży?

Nie – istotne, żeby rozliczenie VAT nastąpiło w miesiącu obowiązku podatkowego, a dokumenty odzwierciedlały przebieg zdarzeń.

Czy fakturę do rejestracji wolno wystawić więcej niż 60 dni przed dostawą?

Nie. Limit z art. 106i ust. 7. Jeżeli to sprzedaż rozliczana okresowo, działa wyjątek z art. 106i ust. 8 – ale przy autach to reguła „jednorazowej” dostawy, więc trzymaj 60 dni.

Czy przy rezygnacji klienta zawsze muszę robić korektę „do zera”?

Tak, jeżeli faktura już istnieje. Forma przy e-fakturze: wyłącznie ustrukturyzowana (art. 106j ust. 4) z powiązaniem numeru KSeF (art. 106j ust. 2 pkt 2a).

KSeF a ujęcie e-faktur w ewidencji VAT – podsumowanie

Interpretacja z 21 listopada 2022 r. (0114-KDIP1-3.4012.420.2022.1.LK) układa obraz bardzo jasno. KSeF nie zmienia reguł powstawania obowiązku podatkowego – rozliczasz VAT, gdy wydasz pojazd albo otrzymasz zapłatę (art. 19a ust. 1 i 8). Wysłanie e-faktury do KSeF wyznacza jedynie moment jej wystawienia (art. 106na ust. 1), nie moment rozliczenia. Stąd ewidencja VAT/JPK powinna pokazywać te faktury w okresie powstania obowiązku podatkowego, a nie w dacie wysyłki do KSeF (art. 109 ust. 3, art. 99 ust. 11c).

Jeśli sprzedaż nie dojdzie do skutku, wystawiasz korektę „do zera” w formacie KSeF (art. 106j ust. 1 pkt 5 i ust. 4), ale nie ujmujesz ani faktury pierwotnej, ani korekty w JPK, ponieważ nie było czynności opodatkowanej. Jednocześnie w takim układzie art. 108 ust. 1 nie wymusza zapłaty VAT z „pustej” faktury – działasz w granicach 60-dniowego okna (art. 106i ust. 7), a dokumenty odzwierciedlają fakty.