Numer KSeF i NIP kontrahenta w KPiR

Wraz z wdrożeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 r. zmienia się nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, ale również zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR). Jednym z praktycznie najczęściej zadawanych pytań jest to, od kiedy w KPiR trzeba wykazywać numer faktury nadany jej w KSeF oraz numer identyfikacji podatkowej kontrahenta i czy obowiązek ten dotyczy wyłącznie sprzedaży, czy również zakupów. Nowe regulacje w tym zakresie wynikają bezpośrednio z przepisów wykonawczych do ustawy o PIT i nie przewidują szerokich okresów przejściowych, co w praktyce oznacza konieczność szybkiego dostosowania sposobu prowadzenia ewidencji.

Numer KSeF jako element dowodu księgowego w KPiR

Podstawą prawną do wykazywania numeru KSeF w KPiR jest rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W pkt 4 załącznika do tego rozporządzenia wprost wskazano, że w KPiR należy wykazywać:

numer faktury nadany w Krajowym Systemie e-Faktur – jeżeli dany dowód księgowy został wystawiony lub otrzymany w tym systemie.

Przepis ten ma charakter ogólny i odnosi się do każdego dowodu księgowego, który posiada numer KSeF. Oznacza to, że obowiązek ten nie jest ograniczony wyłącznie do faktur sprzedaży, ale obejmuje również faktury zakupowe i kosztowe, o ile zostały wystawione w KSeF i opatrzone numerem identyfikującym.

Co istotne, przepisy rozporządzenia nie przewidują żadnego okresu przejściowego dla wykazywania numeru KSeF w KPiR. W praktyce oznacza to, że każda faktura, którą podatnik otrzyma z nadanym numerem KSeF, musi być ujęta w księdze wraz z tym numerem.

Uzupełnianie opisu towaru lub usługi o numer KSeF

Nowe obowiązki dotyczą nie tylko samej rubryki „numer dowodu księgowego”. Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, opis zdarzenia gospodarczego powinien zawierać dane pozwalające na jego jednoznaczną identyfikację. W praktyce oznacza to, że po otrzymaniu faktury z KSeF podatnik ma obowiązek uzupełnić opis nabytego towaru lub usługi o numer KSeF, jeżeli wcześniej księgowanie było dokonywane na podstawie innego dokumentu (np. dokumentu wewnętrznego lub zaliczki). Numer KSeF staje się więc elementem identyfikującym zdarzenie gospodarcze również na poziomie opisu w księdze.

Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta w KPiR

Drugim istotnym elementem, który musi pojawić się w KPiR, jest numer identyfikacji podatkowej kontrahenta. Obowiązek ten wynika z pkt 5 załącznika do rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR, który przewiduje wskazywanie numeru podatkowego zamiast pełnych danych kontrahenta.

Przepisy nie przewidują żadnych wyłączeń w tym zakresie. Oznacza to, że numer identyfikacji podatkowej kontrahenta (NIP lub odpowiednik zagraniczny) należy wykazywać w KPiR zarówno przy przychodach, jak i kosztach. Co więcej, numer ten musi zawierać prefiks kraju, jeżeli kontrahent jest podmiotem zagranicznym (np. DE, CZ, SK).

W praktyce rozwiązanie to należy traktować jako uproszczenie formalne – po podaniu numeru podatkowego kontrahenta nie ma już obowiązku wpisywania jego pełnej nazwy i adresu w KPiR.

Od kiedy obowiązują nowe zasady w praktyce

Numer KSeF i NIP kontrahenta w KPiR - z punktu widzenia praktyki księgowej kluczowe jest prawidłowe ustalenie momentu, od którego nowe obowiązki należy stosować. Wynika to bezpośrednio z przepisów rozporządzenia oraz harmonogramu wdrażania KSeF.

Numer identyfikacji podatkowej kontrahenta należy wykazywać w KPiR od 1 stycznia 2026 r. – przepisy nie przewidują w tym zakresie żadnych wyjątków ani okresów przejściowych.

Numer KSeF faktur zakupowych należy wykazywać w KPiR od 1 lutego 2026 r., czyli od momentu, w którym podatnik zacznie otrzymywać faktury opatrzone numerem KSeF.

Numer KSeF faktur sprzedażowych należy natomiast wykazywać od momentu, w którym podatnik zacznie wystawiać faktury w KSeF – niezależnie od tego, czy będzie to obowiązek ustawowy, czy dobrowolne wcześniejsze korzystanie z systemu.

Czy obowiązek dotyczy tylko sprzedaży?

Wbrew częstym wątpliwościom, obowiązek wykazywania numeru KSeF w KPiR nie ogranicza się wyłącznie do faktur sprzedażowych. Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR wyraźnie odnoszą się do każdego dowodu księgowego, który posiada numer KSeF. Obejmuje to więc:

• faktury sprzedaży,

• faktury zakupowe,

• faktury kosztowe,

• inne dowody księgowe wystawione w KSeF.

Decydujące znaczenie ma wyłącznie to, czy dana faktura posiada numer identyfikujący w KSeF, a nie jej charakter (sprzedażowy czy kosztowy).

Numer KSeF i NIP kontrahenta w KPiR – podsumowanie

Od 2026 r. prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów będzie ściśle powiązane z funkcjonowaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR jednoznacznie nakładają obowiązek wykazywania numeru KSeF dla wszystkich dowodów księgowych, które zostały wystawione lub otrzymane w tym systemie – zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupów.

Równolegle, bez żadnych wyjątków, w KPiR należy wykazywać numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, z zachowaniem prefiksu kraju. W praktyce oznacza to, że od 2026 r. KPiR stanie się ewidencją znacznie bardziej „technicznie powiązaną” z danymi identyfikacyjnymi faktur i kontrahentów, a prawidłowe uzupełnianie tych danych będzie miało kluczowe znaczenie dla poprawności rozliczeń podatkowych.