Okres przechowywania PIT-11 i PIT-40

W praktyce biur rachunkowych i działów kadrowo-płacowych regularnie pojawia się pytanie, jak długo należy przechowywać informacje podatkowe sporządzane dla pracowników i zleceniobiorców, w szczególności PIT-11 oraz PIT-40. Choć formularze te są przekazywane podatnikom i urzędom skarbowym, to po stronie płatnika pozostaje obowiązek ich archiwizacji – albo przynajmniej zapewnienia możliwości ich odtworzenia.

Prawidłowe ustalenie okresu przechowywania dokumentów podatkowych ma znaczenie nie tylko organizacyjne, lecz także dowodowe. W przypadku kontroli podatkowej lub czynności sprawdzających to właśnie płatnik musi wykazać, że prawidłowo wykonał swoje obowiązki informacyjne.

Przedawnienie zobowiązania podatkowego jako punkt odniesienia

Podstawowym przepisem determinującym okres przechowywania dokumentacji podatkowej jest art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa. Zgodnie z nim:

„Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”.

Przepis ten nie odnosi się wprost do dokumentów, jednak w praktyce to właśnie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego wyznacza minimalny okres przechowywania dokumentacji podatkowej. Skoro po upływie tego terminu organ podatkowy nie może skutecznie dochodzić zobowiązania, to do tego momentu płatnik powinien dysponować dokumentami potwierdzającymi prawidłowość rozliczeń.

W konsekwencji PIT-11 oraz PIT-40 należy przechowywać co najmniej przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Praktyczny sposób liczenia pięcioletniego okresu

Okres przechowywania PIT-11 i PIT-40 - w praktyce często pojawiają się wątpliwości, od jakiego momentu liczyć pięcioletni okres przechowywania. Kluczowe znaczenie ma tu nie rok, którego dotyczy formularz, lecz rok, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykładowo:

– formularze PIT-11 i PIT-40 dotyczące dochodów uzyskanych w 2011 r. są sporządzane i przekazywane w 2012 r.,

– termin płatności podatku za 2011 r. upływa w 2012 r.,

– pięcioletni termin przedawnienia biegnie od końca 2012 r.,– przedawnienie następuje z końcem 2017 r..

Oznacza to, że dokumenty podatkowe za 2011 r. powinny być przechowywane co najmniej do końca 2017 r. Dopiero po upływie tego okresu możliwe jest ich usunięcie z zasobu archiwalnego, o ile nie wystąpiły zdarzenia powodujące przerwanie lub zawieszenie biegu przedawnienia.

Forma przechowywania PIT-11 i PIT-40

Istotne jest również to, w jakiej formie płatnik powinien przechowywać PIT-11 i PIT-40. Przepisy nie nakładają obowiązku archiwizowania tych formularzy w wersji papierowej, np. jako kserokopii wysłanych dokumentów.

W praktyce oznacza to, że:

– płatnik nie musi przechowywać papierowych egzemplarzy PIT-11 i PIT-40,

– dopuszczalne jest przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej,

– wystarczające jest posiadanie systemu lub danych, które pozwalają na ponowne sporządzenie formularza na żądanie organu podatkowego.

Kluczowe znaczenie ma bowiem możliwość odtworzenia treści dokumentu, a nie sama materialna postać archiwum. Jeżeli płatnik jest w stanie wygenerować PIT-11 lub PIT-40 na podstawie posiadanych danych kadrowo-płacowych, obowiązek archiwizacyjny należy uznać za spełniony.

Analogiczne zasady dla innych informacji podatkowych

Takie same zasady mają zastosowanie również do innych informacji podatkowych sporządzanych przez płatników. Przykładem jest PIT-8B, który – podobnie jak PIT-11 czy PIT-40 – stanowi dokument związany z realizacją obowiązków podatkowych.

Również w tym przypadku:

– okres przechowywania wynosi 5 lat,

– termin liczy się od końca roku, w którym dokument został wystawiony i w którym upłynął termin płatności podatku,

– dopuszczalne jest przechowywanie danych w formie umożliwiającej ich odtworzenie.

Z punktu widzenia archiwizacji nie ma więc znaczenia, czy chodzi o PIT-11, PIT-40 czy PIT-8B – decydujące znaczenie ma termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Okres przechowywania PIT-11 i PIT-40 – podsumowanie

Informacje PIT-11 oraz PIT-40 należy przechowywać co najmniej przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej. Okres ten odpowiada terminowi przedawnienia zobowiązania podatkowego i wyznacza minimalny czas archiwizacji dokumentów podatkowych.

Płatnik nie ma obowiązku przechowywania formularzy w wersji papierowej, jednak do momentu przedawnienia powinien zapewnić możliwość ich ponownego sporządzenia lub odtworzenia. Analogiczne zasady dotyczą także innych informacji podatkowych, takich jak PIT-8B, co pozwala przyjąć jednolite podejście do archiwizacji dokumentacji podatkowej w praktyce kadrowo-płacowej.