Materiały i towary czy pozostałe wydatki – ewidencja w KPiR

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wymaga od przedsiębiorcy nie tylko gromadzenia dokumentów kosztowych, ale także ich prawidłowej kwalifikacji do odpowiednich kolumn księgi. W praktyce jednym z częstszych problemów jest rozróżnienie, czy dany wydatek powinien zostać ujęty jako zakup towarów i materiałów w kolumnie 10, czy też jako pozostały wydatek w kolumnie 13 KPiR. Ma to znaczenie nie tylko z punktu widzenia bieżącej ewidencji, ale również przy sporządzaniu remanentu na koniec i początek roku podatkowego.

W spisie z natury uwzględnia się bowiem wyłącznie składniki wykazane w kolumnie 10 KPiR, czyli towary handlowe oraz materiały. Wydatki zaksięgowane w kolumnie 13 nie podlegają remanentowi. Błędna kwalifikacja kosztów może więc prowadzić do nieprawidłowego ustalenia dochodu, a w konsekwencji do korekt podatkowych.

Materiały i towary w KPiR – definicje wynikające z przepisów

Rozróżnienie pomiędzy materiałami, towarami a pozostałymi wydatkami nie jest kwestią uznaniową. Definicje tych pojęć zostały zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Zgodnie z § 3 ust. 1 lit. b rozporządzenia:„Materiałami (surowcami) podstawowymi są takie surowce, które w procesie produkcji albo przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu”.

Oznacza to, że materiałem podstawowym jest element, który fizycznie wchodzi w skład produktu końcowego albo efektu świadczonej usługi. Klasycznym przykładem jest drewno w zakładzie stolarskim czy mąka w piekarni. Bez tych składników nie powstałby wyrób gotowy.

Za materiały podstawowe uznaje się również części składowe, z których montowany jest gotowy wyrób. Mogą to być na przykład elementy elektroniczne w zakładzie produkującym komputery – procesory, płyty główne czy obudowy – albo żarówki i klosze u producenta lamp. Do tej kategorii zaliczane są także elementy ściśle związane z towarem, takie jak etykiety określające jego właściwości czy opakowania wielokrotnego użytku, o ile nie zostały zakwalifikowane jako środki trwałe. Przykładem mogą być palety wykorzystywane w obrocie towarowym.

Przykład wizualny wyboru kolumny w programie księgowym

Materiały pomocnicze jako element kolumny 10 KPiR

Oprócz materiałów podstawowych w kolumnie 10 KPiR ujmuje się również materiały pomocnicze. Są to surowce, które nie stanowią głównej substancji wyrobu, ale w procesie produkcji lub świadczenia usług oddają mu swoje właściwości lub umożliwiają wykonanie danego działania.

Materiały pomocnicze to na przykład klej w zakładzie stolarskim, farby wykorzystywane do wykończenia produktu, czy środki czystości i materiały jednorazowe stosowane przy świadczeniu usług medycznych. Zarówno materiały podstawowe, jak i pomocnicze ujmuje się w kolumnie 10 KPiR i to właśnie one podlegają wykazaniu w spisie z natury sporządzanym na koniec roku podatkowego.

Towary handlowe – kiedy zakup trafia do kolumny 10

W kolumnie 10 KPiR ujmuje się również towary handlowe. Są to składniki nabywane w celu ich dalszej odsprzedaży w stanie nieprzetworzonym. O tym, czy dany zakup jest towarem handlowym, decyduje przeznaczenie, a nie sam rodzaj rzeczy.

Towarami handlowymi będą więc owoce i warzywa w sklepie spożywczym, książki w księgarni, odzież w butiku czy części samochodowe w sklepie motoryzacyjnym. Przedsiębiorca nie wykorzystuje ich w procesie produkcji ani świadczenia usług, lecz sprzedaje dalej klientom. Zakupy tego rodzaju zawsze trafiają do kolumny 10 KPiR i podlegają remanentowi.

Pozostałe wydatki – czym jest kolumna 13 KPiR

Kolumna 13 KPiR, określana jako „pozostałe wydatki”, obejmuje zdecydowaną większość kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, które nie spełniają definicji materiałów ani towarów handlowych. To właśnie tu ujmuje się koszty związane z funkcjonowaniem firmy jako całości, a nie bezpośrednio z wytworzeniem produktu czy dalszą odsprzedażą.

Do typowych wydatków ujmowanych w kolumnie 13 należą między innymi czynsz za lokal, opłaty za media, usługi telekomunikacyjne, koszty paliwa, zakup materiałów biurowych, składki na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy, a także odpisy amortyzacyjne od środków trwałych. W tej kolumnie ujmuje się również wydatki na usługi obce, takie jak obsługa księgowa, usługi prawne czy informatyczne.

Istotne jest to, że nawet jeżeli dany wydatek dotyczy tworzenia czegoś w firmie, ale nie jest materiałem ani towarem, nadal powinien zostać ujęty w kolumnie 13. Dotyczy to na przykład zakupu elementów do samodzielnego zbudowania maszyny lub stanowiska pracy. Niezależnie od tego, czy wartość takiego składnika przekroczy próg pozwalający na uznanie go za środek trwały i amortyzację, czy też zostanie rozliczona jednorazowo, miejscem ewidencji jest kolumna 13 KPiR.

Koszty uboczne zakupu i wynagrodzenia – inne kolumny KPiR

Materiały i towary czy pozostałe wydatki – ewidencja w KPiR - choć kolumny 10 i 13 są najczęściej wykorzystywane, KPiR przewiduje również inne kolumny przeznaczone na określone rodzaje wydatków. W kolumnie 11 ujmuje się koszty uboczne zakupu towarów i materiałów, takie jak transport, wysyłka czy ubezpieczenie w drodze. Ważne jest jednak, że kolumna ta dotyczy wyłącznie kosztów związanych z zakupem towarów i materiałów. Jeżeli analogiczne koszty dotyczą innych wydatków, całość kwoty powinna zostać ujęta w kolumnie 13.

Z kolei kolumna 12 KPiR służy do ewidencjonowania kosztów wynagrodzeń pracowników, niezależnie od formy zatrudnienia. Trafiają tu zarówno wynagrodzenia z umów o pracę, jak i z umów cywilnoprawnych, o ile stanowią koszt podatkowy przedsiębiorcy.

Przykład – materiały i towary a pozostałe wydatki w KPiR

Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i zajmuje się produkcją oraz sprzedażą drewnianych półek. Prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów.

W trakcie miesiąca Pan Marek ponosi następujące wydatki:

1. Kupuje deski drewniane, z których wykonuje półki.

2. Kupuje klej do drewna i wkręty, które są potrzebne do złożenia półek.

3. Kupuje gotowe półki od innego producenta, aby sprzedać je klientom bez przerabiania.

4. Opłaca czynsz za warsztat, prąd, internet oraz usługę księgową.

5. Kupuje papier do drukarki i tusz do biura.

Teraz pojawia się pytanie: gdzie to wszystko ująć w KPiR?

Deski drewniane

Deski są podstawowym surowcem, z którego powstaje gotowy produkt – półka. Bez nich nie da się wykonać wyrobu.

Ewidencja: kolumna 10 KPiR – zakup towarów handlowych i materiałów

Dlaczego: to materiał podstawowy, który staje się częścią gotowego wyrobu

Remanent: jeśli deski zostaną na stanie na 31 grudnia, trzeba je ująć w spisie z natury

Klej i wkręty

Klej i wkręty nie są główną częścią półki, ale są niezbędne do jej wykonania.

Ewidencja: kolumna 10 KPiR

Dlaczego: to materiały pomocnicze, które oddają swoje właściwości w trakcie produkcji

Remanent: niespożytkowane kleje i wkręty również trafiają do spisu z natury

Gotowe półki kupione do dalszej sprzedaży

Pan Marek kupuje gotowe półki tylko po to, aby je dalej sprzedać klientom, bez żadnych przeróbek.

Ewidencja: kolumna 10 KPiR

Dlaczego: są to towary handlowe

Remanent: niesprzedane półki na koniec roku trzeba wykazać w spisie z natury

Czynsz, prąd, internet, księgowość

Te wydatki są potrzebne do prowadzenia firmy, ale nie mają bezpośredniego związku z produkcją konkretnej półki.

Ewidencja: kolumna 13 KPiR – pozostałe wydatki

Dlaczego: są to koszty ogólne działalności

Remanent: nie ujmuje się ich w spisie z natury

Papier i tusz do drukarki

Służą do prowadzenia biura, wystawiania dokumentów i korespondencji.

Ewidencja: kolumna 13 KPiR

Dlaczego: to materiały biurowe, a nie materiały produkcyjne

Remanent: nie trafiają do spisu z natury

Na koniec roku Pan Marek sporządza remanent. Do spisu z natury wpisuje tylko to, co było w kolumnie 10, a więc:

• deski, które zostały na magazynie,

• niewykorzystany klej i wkręty,

• niesprzedane gotowe półki.

Nie wpisuje natomiast:

• czynszu,

• prądu,

• internetu,

• papieru,

• usług księgowych.

To właśnie dlatego prawidłowe rozróżnienie materiałów i towarów od pozostałych wydatków ma tak duże znaczenie przy zamykaniu roku i ustalaniu dochodu.

Materiały, towary i remanent – praktyczne konsekwencje ewidencji

Prawidłowe przyporządkowanie wydatków do odpowiednich kolumn KPiR ma bezpośredni wpływ na sporządzany na koniec roku spis z natury. W remanencie uwzględnia się wyłącznie towary handlowe oraz materiały wykazane w kolumnie 10. Wydatki ujęte w kolumnie 13 nie są obejmowane spisem i nie wpływają na różnicę remanentową.

W praktyce oznacza to, że błędne zaksięgowanie wydatku jako pozostałego kosztu zamiast materiału może zaniżyć wartość remanentu, a tym samym zniekształcić dochód wykazywany w zeznaniu rocznym. Analogicznie, nieprawidłowe ujęcie wydatku w kolumnie 10 zamiast 13 może prowadzić do zawyżenia wartości spisu z natury.

Materiały i towary czy pozostałe wydatki – ewidencja w KPiR– podsumowanie

Rozróżnienie pomiędzy materiałami, towarami handlowymi a pozostałymi wydatkami w KPiR nie jest wyłącznie kwestią techniczną, lecz elementem mającym realny wpływ na rozliczenie podatkowe przedsiębiorcy. Materiały podstawowe i pomocnicze oraz towary handlowe ujmuje się w kolumnie 10 i to one podlegają remanentowi. Pozostałe koszty działalności trafiają do kolumny 13 i nie są uwzględniane w spisie z natury. Prawidłowa ewidencja wydatków w KPiR pozwala zachować spójność księgi, rzetelnie ustalić dochód oraz uniknąć wątpliwości przy zamknięciu roku podatkowego.