Oznaczanie faktur zakupowych spoza KSeF w nowym JPK_VAT

Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od lutego 2026 r. pojawił się istotny problem praktyczny dotyczący faktur zakupowych otrzymanych poza KSeF, mimo że – zgodnie z przepisami – powinny one zostać wystawione przez sprzedawcę w systemie.

Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy podatnik otrzymał fakturę:

• w formie papierowej,

• w formacie PDF przesłanym e-mailem,

• w innej postaci elektronicznej niebędącej fakturą ustrukturyzowaną.

W takich przypadkach kluczowe jest prawidłowe oznaczenie faktury w części ewidencyjnej JPK_VAT, ponieważ błędne zastosowanie znacznika może prowadzić do zakwestionowania ewidencji VAT.

Nowe oznaczenia faktur w ewidencji VAT

Zakres danych wykazywanych w ewidencji VAT, a tym samym w pliku JPK_VAT, określa rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług.

Zgodnie z § 11 ust. 8 pkt 1 tego rozporządzenia, ewidencja VAT – w zakresie podatku naliczonego – musi zawierać odpowiednie oznaczenia rodzaju faktury. Przepis ten przewiduje m.in. następujące znaczniki:

• „OFF” – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, czyli faktura wystawiona w trybie offline w sytuacji awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada jeszcze numeru KSeF,

• „BFK” – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

• „MK” – faktura wystawiona przez podatnika stosującego metodę kasową, o której mowa w art. 21 ustawy o VAT.

Przepisy te mają charakter techniczny, ale ich znaczenie praktyczne jest bardzo duże, zwłaszcza w kontekście nieprawidłowo wystawionych faktur przez kontrahentów.

Faktura powinna być w KSeF, ale została otrzymana poza systemem

Oznaczanie faktur zakupowych spoza KSeF w nowym JPK_VAT - od lutego 2026 r. sprzedawcy objęci obowiązkiem KSeF powinni wystawiać faktury sprzedażowe jako faktury ustrukturyzowane. W praktyce jednak mogą pojawić się sytuacje, w których:

• sprzedawca nie dopełni obowiązku,

• wystawi fakturę w starej formie,

• prześle ją w PDF lub wyda w wersji papierowej.

Z punktu widzenia nabywcy powstaje pytanie, jak taką fakturę ująć w JPK_VAT, skoro formalnie powinna ona mieć numer KSeF, którego w rzeczywistości nie posiada.

Kluczowe znaczenie ma tutaj fakt, że obowiązki ewidencyjne nabywcy są niezależne od naruszeń po stronie sprzedawcy. Nabywca rozlicza VAT na podstawie dokumentu, który faktycznie otrzymał.

Dlaczego w takim przypadku stosuje się oznaczenie „BFK”

Z literalnego brzmienia § 11 ust. 8 pkt 1 rozporządzenia wynika, że znacznik „BFK” obejmuje:

faktury elektroniczne oraz faktury w postaci papierowej.

Przepis nie uzależnia zastosowania tego oznaczenia od tego, czy sprzedawca miał obowiązek wystawić fakturę w KSeF, ani od tego, czy obowiązek ten został przez niego prawidłowo wykonany.

Oznacza to, że jeżeli podatnik otrzymał fakturę zakupową inną niż ustrukturyzowana, to:

• niezależnie od tego, czy sprzedawca powinien był użyć KSeF,

• niezależnie od przyczyny braku faktury ustrukturyzowanej,

faktura ta powinna zostać oznaczona w ewidencji VAT jako „BFK”.

Dlaczego nie „OFF” ani „DI”

Wątpliwości praktyczne często dotyczą zastosowania znacznika „OFF”. Należy jednak podkreślić, że – zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT – oznaczenie to dotyczy wyłącznie faktur wystawionych:

• w trybie offline,

• z powodu awarii KSeF,

• które docelowo mają otrzymać numer KSeF.

Faktura papierowa lub PDF wystawiona „zwyczajnie”, bez powołania się na tryb offline i bez późniejszego nadania numeru KSeF, nie spełnia przesłanek faktury OFF.

Z kolei oznaczenie „DI” nie zostało przewidziane w przepisach jako znacznik dla faktur zakupowych w ewidencji VAT w rozumieniu § 11 ust. 8 rozporządzenia. Tym samym nie ma podstaw prawnych do jego stosowania w opisanej sytuacji.

Odpowiedzialność nabywcy a błędy sprzedawcy

Warto podkreślić, że zastosowanie oznaczenia „BFK” nie legalizuje błędu po stronie sprzedawcy, który nie wystawił faktury w KSeF mimo takiego obowiązku. Odpowiedzialność za naruszenie przepisów fakturowych spoczywa na wystawcy faktury.

Nabywca natomiast:

• ujmuje fakturę w ewidencji VAT zgodnie z jej rzeczywistą formą,

• stosuje właściwy znacznik przewidziany przepisami,

• nie ma obowiązku „korygowania” ewidencji do momentu ewentualnego otrzymania faktury ustrukturyzowanej.

Oznaczanie faktur zakupowych spoza KSeF w nowym JPK_VAT – podsumowanie

Jeżeli podatnik otrzyma fakturę zakupową w formie papierowej lub elektronicznej (np. PDF), która nie jest fakturą ustrukturyzowaną, powinien oznaczyć ją w ewidencji VAT oraz w pliku JPK_VAT jako „BFK”. Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy sprzedawca miał ustawowy obowiązek wystawienia faktury w KSeF.

Znacznik „OFF” stosuje się wyłącznie do faktur wystawionych w trybie offline z powodu awarii KSeF, natomiast inne oznaczenia nie znajdują zastosowania w opisanym stanie faktycznym. Dla nabywcy decydujące znaczenie ma forma faktycznie otrzymanego dokumentu, a nie prawidłowość działania sprzedawcy w zakresie KSeF.