Faktury z systemów e-commerce a KSeF
- NEX
- 1 dzień temu
- 3 minut(y) czytania
Wraz ze zbliżającym się obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jednym z najczęściej powtarzających się pytań w branży e-commerce jest to, czy faktury wystawiane dla klientów indywidualnych muszą przechodzić przez KSeF. Wątpliwości te są zrozumiałe, ponieważ w sprzedaży internetowej faktury generowane są masowo, automatycznie i często w pełnej integracji z systemami płatności oraz platformami sprzedażowymi. Kluczowe znaczenie ma jednak status nabywcy, a nie sam fakt, że sprzedaż odbywa się w systemie e-commerce.
Obowiązkowy KSeF od 2026 r. – zasada ogólna
Faktury z systemów e-commerce a KSeF - z dniem 1 lutego 2026 r. wchodzą w życie przepisy wprowadzające obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Obowiązek ten wynika z nowo dodanego art. 106ga ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
Zgodnie z tym przepisem:
podatnicy będą obowiązani wystawiać faktury w postaci ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Jednocześnie ustawodawca przewidział odroczenia w stosunku do części podatników – w praktyce większość podmiotów zostanie objęta obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. albo od 1 stycznia 2027 r.. Niezależnie jednak od terminów wejścia w życie obowiązku, kluczowe są ustawowe wyłączenia.
Wyłączenia z obowiązku KSeF – sprzedaż dla konsumentów
Obowiązek stosowania KSeF nie ma charakteru bezwzględnego. W art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT ustawodawca wskazał przypadki, w których faktury nie muszą być wystawiane w KSeF.
Dla sprzedaży e-commerce fundamentalne znaczenie ma art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym:
obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie stosuje się w przypadku faktur wystawianych na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.
Przepis ten ma charakter ogólny i obejmuje wszelkie faktury wystawiane na rzecz konsumentów, niezależnie od formy sprzedaży.
System e-commerce a status nabywcy
W praktyce sprzedaż internetowa bardzo często odbywa się za pośrednictwem:
sklepów internetowych,
platform marketplace,
systemów subskrypcyjnych,
aplikacji mobilnych.
Z punktu widzenia przepisów o KSeF nie ma żadnego znaczenia, że faktura została wygenerowana w systemie e-commerce. Decydujące znaczenie ma wyłącznie to, czy nabywcą jest:
podatnik prowadzący działalność gospodarczą (B2B), czy
osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (B2C).
Jeżeli faktura jest wystawiana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności, to – zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT – nie podlega obowiązkowi wystawienia w KSeF, nawet jeżeli:
jest wystawiana automatycznie,
zawiera pełny zakres danych z art. 106e ustawy o VAT,
została wygenerowana przez system sprzedażowy online.
Co to oznacza w praktyce dla sklepów internetowych
Dla podmiotów prowadzących sprzedaż e-commerce oznacza to istotne uproszczenie organizacyjne.
Faktury wystawiane dla konsumentów mogą być nadal:
generowane w dotychczasowych systemach sprzedażowych,
przesyłane klientom e-mailem lub udostępniane w panelu klienta,
archiwizowane poza KSeF.
Nie ma obowiązku ich:
przesyłania do KSeF,
nadawania numeru KSeF,
odbierania przez konsumenta w systemie KSeF.
Oczywiście inaczej będzie w przypadku sprzedaży internetowej realizowanej na rzecz przedsiębiorców. W takim przypadku – po wejściu w życie obowiązkowego KSeF – faktury B2B będą musiały być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane, chyba że zastosowanie znajdzie inne ustawowe wyłączenie.
Faktury z systemów e-commerce a KSeF– podsumowanie
Faktury wystawiane w systemach e-commerce na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w Krajowym Systemie e-Faktur. Wyłączenie to wynika wprost z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT i ma zastosowanie niezależnie od tego, w jaki sposób technicznie faktura jest generowana.
Dla sklepów internetowych oznacza to, że sprzedaż B2C może być nadal fakturowana na dotychczasowych zasadach, bez konieczności integracji tych faktur z KSeF. Obowiązek korzystania z KSeF pojawi się wyłącznie w odniesieniu do faktur wystawianych na rzecz przedsiębiorców, a nie konsumentów.
