Faktura zaliczkowa w KSeF

W praktyce obrotu gospodarczego faktury zaliczkowe bardzo często wystawiane są w sytuacjach, gdy strony znają jedynie ogólny zakres przyszłej usługi, natomiast jej ostateczna wartość nie została jeszcze ustalona. Do czasu wprowadzenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nie rodziło to większych problemów formalnych. Pojawienie się faktur ustrukturyzowanych spowodowało jednak wątpliwości, czy w KSeF możliwe jest wystawienie faktury zaliczkowej bez wskazania pełnej wartości zamówienia lub umowy. Problem ten wynika głównie z konstrukcji schemy FA oraz z literalnego brzmienia przepisów ustawy o VAT dotyczących faktur zaliczkowych.

Zakres danych na fakturze zaliczkowej według ustawy o VAT

Wymaganą treść faktur dokumentujących otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem usługi reguluje art. 106f ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Przepis ten wskazuje, że faktura zaliczkowa powinna zawierać m.in.:

„dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku”(art. 106f ust. 1 pkt 4 u.p.t.u.).

Na gruncie literalnej wykładni przepisów mogłoby się wydawać, że brak możliwości określenia wartości całej usługi uniemożliwia wystawienie faktury zaliczkowej. W praktyce jednak konieczne jest uwzględnienie także konstrukcji technicznej faktury ustrukturyzowanej.

Wartość zamówienia w strukturze FA(2)

Faktura zaliczkowa w KSeF - w aktualnie stosowanej strukturze logicznej FA(2) dane dotyczące zamówienia lub umowy wykazywane są w elemencie Zamówienie. Wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku wskazywana jest w polu WartoscZamowienia.

Kluczowe znaczenie ma jednak to, że – zgodnie z Broszurą informacyjną dotyczącą struktury logicznej FA(2) – element „Zamówienie” ma charakter opcjonalny. Oznacza to, że:

• brak wypełnienia tego elementu nie powoduje błędu technicznego,

• plik faktury zachowuje poprawność semantyczną,

• KSeF przyjmie taką fakturę jako prawidłową.

W konsekwencji technicznie możliwe jest wystawienie faktury zaliczkowej w KSeF bez wskazania wartości całej usługi, poprzez pozostawienie pola WartoscZamowienia niewypełnionego.

Jak wystawić fakturę zaliczkową w KSeF bez wartości usługi

Jeżeli na etapie otrzymania zaliczki nie jest znana wartość całej usługi lub zamówienia, fakturę zaliczkową można wystawić w następujący sposób:

• wykazać otrzymaną kwotę zaliczki,

• wskazać rodzaj usługi, której zaliczka dotyczy,

• zastosować właściwą stawkę VAT i kwotę podatku od otrzymanej zaliczki,

• pozostawić puste pole WartoscZamowienia w elemencie „Zamówienie”.

Takie postępowanie jest zgodne z aktualną strukturą FA(2) oraz z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów dotyczącymi poprawności technicznej faktur ustrukturyzowanych.

Czy zawsze warto wystawiać fakturę zaliczkową w takiej sytuacji

Choć technicznie możliwe jest wystawienie faktury zaliczkowej bez określenia wartości całej usługi, nie oznacza to, że w każdej sytuacji będzie to rozwiązanie właściwe z punktu widzenia materialnego prawa podatkowego. Jak wynika z samej konstrukcji art. 106f ust. 1 ustawy o VAT, faktura zaliczkowa ma dokumentować zaliczkę na poczet konkretnego, możliwego do zidentyfikowania zamówienia lub umowy.

Jeżeli podatnik nie jest w stanie określić nawet przybliżonej wartości świadczenia, może to oznaczać, że:

• strony nie zawarły jeszcze skutecznego porozumienia co do zakresu usługi,

• wpłata ma charakter depozytu lub przedpłaty o nieustalonym przeznaczeniu,

• faktura zaliczkowa została wystawiona zbyt wcześnie.

W takich przypadkach należy rozważyć, czy w ogóle powstał obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej, czy też właściwsze będzie wystawienie jej dopiero na późniejszym etapie, gdy znane będą podstawowe parametry zamówienia.

Faktura zaliczkowa w KSeF – podsumowanie

Przepisy ustawy o VAT wskazują, że faktura zaliczkowa powinna zawierać dane dotyczące

wartości zamówienia lub umowy, jednak konstrukcja techniczna struktury FA(2) dopuszcza wystawienie faktury zaliczkowej bez wypełnienia pola WartoscZamowienia. Element ten ma charakter opcjonalny, a jego brak nie powoduje odrzucenia faktury przez KSeF.

Oznacza to, że technicznie możliwe jest wystawienie faktury zaliczkowej w KSeF nawet wtedy, gdy nie jest znana wartość całej usługi. Jednocześnie podatnik powinien każdorazowo ocenić, czy w danej sytuacji faktura zaliczkowa jest w ogóle zasadna, ponieważ brak możliwości określenia wartości świadczenia może świadczyć o tym, że obowiązek jej wystawienia jeszcze nie powstał.