Zamknięcie roku w KPiR – przygotowanie do końcówki grudnia

Zamknięcie roku podatkowego w podatkowej księdze przychodów i rozchodów to jeden z najważniejszych momentów w całym cyklu rozliczeniowym przedsiębiorcy. Grudzień nie jest wyłącznie miesiącem bieżących rozliczeń, ale przede wszystkim czasem porządkowania dokumentacji, weryfikacji zapisów w księdze oraz przygotowania danych, które bezpośrednio przełożą się na wysokość dochodu wykazywanego w zeznaniu rocznym.

Dobrą praktyką jest zaplanowanie prac związanych z zamknięciem roku z odpowiednim wyprzedzeniem. Pozwala to rozłożyć obowiązki w czasie, uniknąć nerwowych korekt na ostatnią chwilę oraz rzetelnie zweryfikować kompletność dokumentów. W przypadku KPiR kluczowe znaczenie mają trzy obszary: prawidłowe sporządzenie spisu z natury, jego wycena oraz ustalenie dochodu za cały rok podatkowy.

Zamknięcie roku w KPiR a spis z natury (remanent)

Jednym z podstawowych elementów zamknięcia roku w KPiR jest sporządzenie spisu z natury, określanego potocznie jako remanent. Remanent polega na fizycznym ustaleniu ilości składników majątku, które na dzień 31 grudnia pozostają w firmie i nie zostały sprzedane, zużyte ani zlikwidowane. Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników prowadzących KPiR, w tym również przedsiębiorców, którzy w danym okresie mają zawieszoną działalność gospodarczą.

Spis z natury sporządzany na koniec roku powinien obejmować składniki majątku pozostające na dzień 31 grudnia, a w szczególności:– towary handlowe,– materiały podstawowe,– materiały pomocnicze,– półwyroby,– wyroby gotowe,– braki,– odpady.

W praktyce do remanentu trafiają te składniki, których zakup w trakcie roku został ujęty w kolumnie 10 KPiR „Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu”, ale które nie zostały sprzedane ani zużyte do końca roku podatkowego.

Jeżeli przedsiębiorca sporządził spis z natury na dzień 31 grudnia, nie ma obowiązku sporządzania odrębnego spisu na dzień 1 stycznia kolejnego roku. W takiej sytuacji wartość remanentu końcowego automatycznie staje się remanentem początkowym nowego roku i jest wpisywana do KPiR jako pierwszy zapis otwierający księgę.

Zakres spisu z natury i składniki, które należy pominąć

Spis z natury powinien obejmować nie tylko składniki znajdujące się fizycznie w siedzibie firmy, ale również towary stanowiące własność podatnika, które w dniu sporządzania spisu znajdują się poza zakładem, na przykład w magazynie zewnętrznym lub w transporcie. Jednocześnie w remanencie należy wykazać towary obce, jeżeli znajdują się one w firmie na dzień 31 grudnia. W odniesieniu do towarów obcych wystarczające jest wskazanie ich ilości oraz właściciela – nie podlegają one wycenie i nie wpływają na wartość remanentu.

W spisie z natury nie ujmuje się środków trwałych ani wyposażenia firmy. Składniki te podlegają odrębnej ewidencji i nie wpływają na ustalenie różnicy remanentowej w podatku dochodowym.

Zasady sporządzania spisu z natury wynikają z przepisów wykonawczych do KPiR. Zgodnie z § 25 ust. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR (od 1 stycznia 2026 r. – § 21 ust. 2):„Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zawierać co najmniej: nazwisko i imię właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników objętych spisem, jednostkę miary, ilość składników majątku stwierdzoną w czasie spisu, cenę jednostkową, wartość pozycji, łączną wartość spisu, klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”, a także podpisy”.

Przykład uwzględnienia remanentu w wyliczeniu dochodu na KPiR

Do końca 2025 roku wymagane są podpisy osób sporządzających spis, przy czym w komisji muszą uczestniczyć co najmniej dwie osoby. Od 2026 roku wystarczający będzie podpis właściciela zakładu lub wspólników.

Wycena spisu z natury jako element zamknięcia roku

Po zakończeniu części ilościowej spisu z natury przedsiębiorca ma obowiązek dokonać jego wyceny. Termin na wycenę wynosi 14 dni od dnia zakończenia spisu. Wycena ta ma istotne znaczenie, ponieważ to właśnie jej wynik zostanie ujęty w KPiR i wykorzystany przy obliczaniu dochodu.

Zasady wyceny są zróżnicowane w zależności od rodzaju składników majątku. Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub cen nabycia. Dopuszczalne jest zastosowanie cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia. Półwyroby, wyroby gotowe oraz braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia. Odpady, które utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości oszacowanej, uwzględniającej ich dalszą przydatność.

W przypadku działalności usługowej i budowlanej produkcja niezakończona powinna zostać wyceniona według kosztów wytworzenia, przy czym nie może to być wartość niższa od kosztów materiałów bezpośrednich zużytych do tej produkcji. Produkcja zwierzęca objęta spisem z natury wyceniana jest według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, z uwzględnieniem gatunku, grupy i wagi zwierząt.

Podatnicy VAT czynni wyceniają towary, przy nabyciu których przysługiwało prawo do odliczenia VAT, według wartości netto. W pozostałych przypadkach stosuje się wartości brutto.

Ujęcie remanentu w KPiR na koniec roku

Zamknięcie roku w KPiR – przygotowanie do końcówki grudnia - po przeprowadzeniu spisu i jego wycenie przedsiębiorca ujmuje wartość remanentu w KPiR jako ostatni zapis zamykający rok podatkowy. Wpisu dokonuje się jedną pozycją, obejmującą łączną wartość spisu z natury. Jeżeli firma nie posiada na stanie żadnych towarów ani materiałów, do KPiR należy wpisać remanent zerowy z wartością 0 zł.

Ta sama wartość remanentu końcowego staje się jednocześnie remanentem początkowym nowego roku podatkowego i powinna zostać wpisana jako pierwszy zapis w KPiR kolejnego roku.

Zamknięcie roku w KPiR a ustalenie dochodu

Po ujęciu remanentu kluczowym etapem zamknięcia roku jest prawidłowe ustalenie dochodu. Dochód wykazywany w KPiR nie jest prostą różnicą pomiędzy sumą przychodów a sumą kosztów, lecz wynikiem kilku następujących po sobie działań.

W pierwszej kolejności ustala się łączną wartość osiągniętych przychodów, wynikającą z kolumny „razem przychód”. Następnie przedsiębiorca ustala koszty uzyskania przychodów. W tym celu do wartości remanentu początkowego należy dodać wartość zakupów towarów i materiałów oraz koszty uboczne zakupu, a następnie odjąć wartość remanentu końcowego. Do tak ustalonej kwoty dolicza się pozostałe wydatki ujęte w KPiR, z odpowiednimi korektami, w tym związanymi z wynagrodzeniami w naturze.

Ostatecznie wartość przychodów pomniejsza się o ustalone koszty uzyskania przychodów. Uzyskana różnica stanowi dochód za rok podatkowy, który następnie przenosi się do zeznania rocznego.

Zamknięcie roku w KPiR – przygotowanie do końcówki grudnia – podsumowanie

Zamknięcie roku w KPiR to proces wieloetapowy, który wymaga rzetelności i dobrej organizacji pracy. Spis z natury, jego prawidłowa wycena, ujęcie remanentu w księdze oraz właściwe ustalenie dochodu to elementy, które bezpośrednio wpływają na wysokość podatku wykazywanego w zeznaniu rocznym. Odpowiednie przygotowanie do tych czynności już w grudniu pozwala uniknąć błędów, korekt i niepotrzebnych wątpliwości na etapie rozliczenia roku podatkowego.