Samofakturowanie przez kontrahenta z UE a Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać nowy etap reformy fakturowania w Polsce – wchodzą w życie przepisy dotyczące obowiązkowego stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). System ten stanie się podstawowym narzędziem do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jednym z praktycznych problemów, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy, jest kwestia samofakturowania w transakcjach z kontrahentami z Unii Europejskiej. Czy w takim przypadku faktury również muszą trafiać do KSeF?

Samofakturowanie – przypomnienie zasad

Samofakturowanie (czyli tzw. self-billing) polega na tym, że nabywca wystawia fakturę w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne, jednak wymaga spełnienia określonych warunków.

Podstawą prawną jest art. 106d ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.), zgodnie z którym:

„Podmiot, który nabywa towary lub usługi od podatnika, może wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury dokumentujące dokonanie sprzedaży przez tego podatnika, pod warunkiem, że istnieje uprzednie porozumienie między tymi podmiotami oraz że podatnik zaakceptuje każdą tak wystawioną fakturę”.

Samofakturowanie przez kontrahenta z UE a Krajowy System e-Faktur (KSeF) - w praktyce więc, jeśli kontrahent z innego państwa członkowskiego UE świadczy usługi lub nabywa je od polskiego przewoźnika i wystawia w jego imieniu faktury, mówimy o samofakturowaniu transgranicznym.

Nowe obowiązki w KSeF od 2026 roku

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.):

„Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury, o których mowa w art. 106b ust. 1, przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zwane dalej ‘fakturami ustrukturyzowanymi’”.

Jednocześnie przepis ten przewiduje wyjątki. W art. 106ga ust. 2 u.p.t.u. wskazano:

„Przepisu ust. 1 nie stosuje się do faktur, o których mowa w art. 106b ust. 1, dokumentujących czynności określone w przepisach wydanych na podstawie art. 106s”.

Oznacza to, że Minister Finansów ma prawo wskazać w rozporządzeniu sytuacje, w których obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył określonych dostaw lub usług.

Kiedy faktura nie trafi do KSeF

Projekt przepisów wykonawczych do ustawy o VAT (tj. rozporządzenia wydanego na podstawie art. 106s u.p.t.u.) zakłada, że faktury ustrukturyzowane nie będą musiały być wystawiane w sytuacji, gdy nabywca, wystawiający fakturę w imieniu sprzedawcy w trybie samofakturowania, nie posiada numeru identyfikacji podatkowej (NIP) nadanego w Polsce.

Oznacza to, że jeśli nabywcą (czyli wystawiającym fakturę w ramach samofakturowania) jest kontrahent zagraniczny z UE, który nie ma nadanego polskiego NIP-u, to:

• nie ma on technicznej możliwości zalogowania się do KSeF,

• nie może korzystać z polskiego systemu wystawiania faktur ustrukturyzowanych,

• a zatem faktura nie będzie musiała być przesyłana do KSeF.

Innymi słowy – jeżeli podmiot zagraniczny nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej transakcji za pomocą polskiego NIP-u, faktura samofakturowa nie będzie fakturą ustrukturyzowaną w rozumieniu ustawy o VAT.

Przykład

Polski przewoźnik świadczy usługę transportową na rzecz kontrahenta z Niemiec. Strony zawarły umowę, w której ustalono, że to nabywca (czyli niemiecka firma) wystawia w imieniu polskiego przewoźnika faktury dokumentujące wykonane usługi – czyli stosują samofakturowanie.

W takiej sytuacji:

• niemiecka firma nie ma nadanego polskiego NIP-u,

• nie ma konta w KSeF,

• faktura wystawiona przez nią w ramach samofakturowania nie będzie musiała być przesyłana do KSeF.

Gdyby jednak ten sam kontrahent był zarejestrowany w Polsce na potrzeby VAT i posiadał polski NIP, wówczas mógłby – i musiałby – wystawiać faktury w imieniu polskiego przewoźnika w KSeF.

Warto również przywołać art. 106b ust. 1 pkt 1 u.p.t.u., który definiuje, kiedy powstaje obowiązek wystawienia faktury:

„Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, albo na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem”.

W przypadku samofakturowania – choć fakturę wystawia nabywca – obowiązek jej wystawienia nadal ciąży na sprzedawcy, tyle że realizowany jest przez nabywcę w jego imieniu.

Dodatkowo art. 106d ust. 1–2 u.p.t.u. przewiduje, że faktury samofakturowe muszą być zaakceptowane przez sprzedawcę, aby były uznane za skutecznie wystawione.

KSeF a samofakturowanie zagraniczne

Z analizy przepisów i projektów rozporządzeń wynika, że faktury wystawione w ramach samofakturowania przez kontrahentów z innych państw członkowskich UE, którzy nie mają nadanego polskiego numeru NIP, nie będą musiały być przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur.

Podstawą takiego stanowiska są:

• art. 106ga ust. 1–2 ustawy o VAT,

• art. 106s ustawy o VAT,

• oraz projekt przepisów wykonawczych przewidujący wyłączenie dla faktur, w których nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą polskiego NIP-u.

W praktyce więc, dopóki zagraniczny kontrahent nie jest zarejestrowany w Polsce dla celów VAT i nie posługuje się polskim numerem NIP, wystawiane przez niego w ramach samofakturowania faktury nie podlegają obowiązkowi przesyłania do KSeF.

Samofakturowanie przez kontrahenta z UE a Krajowy System e-Faktur (KSeF) – podsumowanie

Od 2026 r. samofakturowanie w Krajowym Systemie e-Faktur będzie możliwe, ale tylko w sytuacjach, gdy nabywca wystawiający faktury w imieniu sprzedawcy posiada polski numer NIP i może działać w KSeF jako podmiot uprawniony. W przypadku kontrahentów zagranicznych z Unii Europejskiej, którzy takiego numeru nie posiadają, faktury wystawiane w ramach samofakturowania pozostaną poza systemem KSeF.