KSeF a faktury w kancelariach notarialnych – czy notariusz musi wystawiać fakturę do każdego aktu notarialnego?

Wraz ze zbliżającym się obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), coraz więcej zawodów zaufania publicznego zadaje sobie pytanie, jak nowe przepisy wpłyną na ich codzienną działalność. Jednym z takich zawodów są notariusze, którzy w ramach prowadzonej kancelarii dokonują czynności opodatkowanych VAT, takich jak sporządzanie aktów notarialnych, poświadczeń czy wypisów. Czy w związku z wejściem w życie obowiązkowego KSeF notariusz będzie zobowiązany do wystawiania faktury do każdego aktu notarialnego – również wtedy, gdy klient tego nie zażąda?

Obowiązek wystawiania faktur w świetle ustawy o VAT

Podstawowe zasady dotyczące obowiązku wystawiania faktur zostały określone w art. 106b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT:

„Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, dostawę towarów lub świadczenie usług dokonane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, albo na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem”.

Natomiast art. 106b ust. 2 ustawy o VAT stanowi, że:

„Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż zwolnioną od podatku, chyba że nabywca zażąda jej wystawienia”.

Kluczowy jest również art. 106b ust. 3 pkt 1 i 2, zgodnie z którym:

„Na żądanie nabywcy towaru lub usługi, który nie jest podatnikiem, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą: sprzedaż, dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w ust. 1 pkt 1; sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.”

KSeF a faktury w kancelariach notarialnych – czy notariusz musi wystawiać fakturę do każdego aktu notarialnego? - z przywołanych przepisów wynika więc, że obowiązek wystawienia faktury istnieje wyłącznie w relacji z innym podatnikiem (np. spółką, przedsiębiorcą, adwokatem, lekarzem prowadzącym działalność gospodarczą) lub z osobą prawną niebędącą podatnikiem.

Natomiast w przypadku klienta prywatnego (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności) – faktura jest wystawiana tylko na jego żądanie.

KSeF nie zmienia zasad dokumentowania sprzedaży

Wprowadzenie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur nie oznacza, że zmieniają się zasady, kiedy należy wystawić fakturę. Zmienia się jedynie forma jej wystawienia – faktura ma mieć postać ustrukturyzowaną, zgodną z formatem XML określonym przez Ministerstwo Finansów, i być przesyłana poprzez KSeF.

Zgodnie z art. 106nb ust. 1 ustawy o VAT:

„Faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodną ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych.”

Co istotne – przepis ten nie rozszerza katalogu przypadków, w których faktura musi zostać wystawiona. Nadal obowiązuje reguła z art. 106b ust. 1–3 ustawy o VAT.

Oznacza to, że po 1 kwietnia 2026 r., gdy KSeF stanie się obowiązkowy również dla kancelarii notarialnych, notariusz nie będzie musiał wystawiać faktur do każdej czynności notarialnej, jeśli klient jest osobą prywatną i nie wystąpi z takim żądaniem.

Przykład

Załóżmy, że notariusz sporządza akt notarialny sprzedaży nieruchomości między osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. W takim przypadku:

• czynność notarialna jest opodatkowana VAT,

• notariusz pobiera wynagrodzenie (taksa notarialna) i VAT od tej czynności,

• jeśli żadna ze stron nie zażąda faktury, notariusz nie ma obowiązku jej wystawienia,

• sprzedaż jest ujęta w ewidencji VAT (rejestrze sprzedaży), ale nie musi być potwierdzona fakturą.

Dopiero w sytuacji, gdy klient (np. osoba prywatna kupująca nieruchomość) poprosi o fakturę, notariusz będzie zobowiązany wystawić ją – od 1 kwietnia 2026 r. w formie ustrukturyzowanej w KSeF.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

2. Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?

3. Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF?

4. Faktura korygująca z tytułu bonusu lub rabatu w KSeF – jak ją wystawić?

5. Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną

6. KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu

7. KSeF a ujęcie e-faktur w ewidencji VAT

8. KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT - nowe obowiązki krok po kroku

Czy KSeF wprowadzi wyjątki dla zawodów zaufania publicznego?

Nie – ustawa o VAT nie przewiduje żadnych szczególnych zasad dla notariuszy w zakresie obowiązku dokumentowania sprzedaży fakturami. Notariusze pozostają podatnikami VAT w pełnym tego słowa znaczeniu, a ich czynności opodatkowane są tak jak każda inna usługa.

Nowelizacja wprowadzająca obowiązek KSeF od 2026 r. nie zmienia tego stanu rzeczy. Jedyną różnicą jest obowiązek przesyłania faktur poprzez system, jeśli są wystawiane.

Warto jednak pamiętać, że notariusze – jako zawody regulowane – będą musieli odpowiednio dostosować swoje systemy informatyczne lub oprogramowanie do integracji z

KSeF, aby w razie potrzeby móc generować faktury ustrukturyzowane.

KSeF a faktury w kancelariach notarialnych – czy notariusz musi wystawiać fakturę do każdego aktu notarialnego? – podsumowanie

Po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur od 1 kwietnia 2026 r. notariusz prowadzący kancelarię notarialną nie będzie musiał wystawiać faktur do każdego aktu notarialnego, jeśli klient niebędący podatnikiem (czyli osoba prywatna) nie zażąda jej wystawienia.