Faktura poza KSeF a prawo do odliczenia VAT

Od 2026 roku przedsiębiorcy w Polsce wkroczą w zupełnie nową rzeczywistość fakturowania. Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), tradycyjne faktury papierowe i wysyłane e-mailem w formacie PDF odejdą do historii. Jednak zanim to nastąpi, warto zadać sobie pytanie, co stanie się, jeśli kontrahent – mimo obowiązku – wystawi fakturę poza KSeF, a nabywca odliczy z niej VAT. Czy taka czynność będzie bezpieczna podatkowo? Jakie ryzyko wiąże się z akceptowaniem faktur wystawionych niezgodnie z nowymi przepisami? I wreszcie – jak zweryfikować, czy zagraniczny kontrahent musi korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur – od kiedy i dla kogo?

Wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF nastąpi etapowo. Zgodnie z projektowanym art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług:

„Podatnicy wystawiają faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”

Oznacza to, że każda faktura sprzedaży objęta polskimi przepisami VAT będzie musiała być wystawiona w formie faktury ustrukturyzowanej – czyli w systemie KSeF. Przepis ten wejdzie w życie 1 lutego 2026 r., ale zgodnie z regulacjami przejściowymi większość podatników zostanie objęta obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r., a najmniejsze firmy – dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy o VAT:

„Fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych.”

Tym samym po wskazanych terminach faktury w formacie PDF lub papierowym będą niezgodne z przepisami, jeśli wystawi je podatnik, którego obowiązuje KSeF.

Faktura wystawiona poza KSeF – czy nabywca może odliczyć VAT?

Najczęstszy niepokój wśród przedsiębiorców budzi pytanie: co jeśli sprzedawca złamie obowiązek i wystawi fakturę w starej formie? Czy nabywca będzie mógł odliczyć VAT z takiego dokumentu?

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym – tak. Ustawodawca nie wprowadził przepisu, który pozbawiałby nabywcę prawa do odliczenia VAT tylko dlatego, że faktura nie została wystawiona przez KSeF.

Podstawą odliczenia podatku pozostaje art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, który stanowi:

„W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.”

A zatem, jeśli faktura – nawet papierowa czy w PDF – dokumentuje rzeczywistą transakcję, a zakup służy działalności opodatkowanej, nabywca może odliczyć VAT. Sam brak jej w KSeF nie odbiera tego prawa.

Ministerstwo Finansów w projektowanych przepisach nie przewidziało również żadnych sankcji wobec podatników, którzy odliczają VAT z takich „nieustrukturyzowanych” faktur. Kara finansowa grozi wyłącznie wystawcy, który zlekceważy obowiązek korzystania z systemu.

Kto ponosi ryzyko podatkowe – nabywca czy wystawca?

W nowym systemie odpowiedzialność za poprawne wystawienie faktury spoczywa na sprzedawcy. To on ma obowiązek przekazać dokument do KSeF i uzyskać jego numer identyfikujący. Jeśli wystawi fakturę poza systemem – np. w PDF lub papierowo – naruszy przepisy art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, co po 1 stycznia 2027 r. może skutkować sankcją administracyjną.

Nabywca, który otrzyma taką fakturę, nie ponosi ryzyka podatkowego w zakresie odliczenia VAT, o ile transakcja jest rzeczywista i prawidłowo udokumentowana. Nie istnieje żaden przepis, który wyłączałby prawo do odliczenia tylko dlatego, że wystawca złamał obowiązek techniczny dotyczący formy faktury.

Innymi słowy – to nie forma faktury, ale faktyczne wykonanie transakcji decyduje o prawie do odliczenia. Oczywiście, z punktu widzenia praktyki księgowej warto zachować ostrożność: jeśli faktura nie znajduje się w KSeF, dobrze jest zabezpieczyć się dodatkowymi dowodami (np. potwierdzeniem zapłaty, umową czy korespondencją handlową), by wykazać, że zakup faktycznie miał miejsce.

Faktury od zagranicznych kontrahentów – czy podlegają KSeF?

Faktura poza KSeF a prawo do odliczenia VAT - wielu przedsiębiorców współpracuje z zagranicznymi firmami, które są zarejestrowane w Polsce dla celów VAT. Czy one także muszą wystawiać faktury w KSeF?

To zależy od tego, czy dana firma posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (ang. fixed establishment).Definicję takiego miejsca zawiera art. 11 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011, zgodnie z którym:

„Stałe miejsce prowadzenia działalności oznacza dowolne miejsce, inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, charakteryzujące się wystarczającym stopniem trwałości oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, aby umożliwić odbiór i wykorzystywanie usług do własnych potrzeb tego miejsca.”

Jeżeli więc zagraniczny kontrahent dysponuje w Polsce personelem, zapleczem technicznym i prowadzi działalność w sposób zorganizowany, będzie zobowiązany do korzystania z KSeF.Natomiast w przypadku, gdy jego obecność ogranicza się wyłącznie do posiadania numeru NIP-UE lub rejestracji do VAT bez realnej struktury organizacyjnej, obowiązek wystawiania faktur przez KSeF nie powstaje.

Tematyka KSeF:

1. KSeF a zagraniczni kontrahenci

2. Kto powinien być zgłoszony na druku ZAW-FA w związku z KSeF?

3. Jak poprawić błąd w dacie dostawy na fakturze w KSeF?

4. Faktura korygująca z tytułu bonusu lub rabatu w KSeF – jak ją wystawić?

5. Faktura zaliczkowa i rozliczeniowa w KSeF od 2026 – zasady dla firm z kasą fiskalną

6. KSeF a moment powstania obowiązku podatkowego przy usługach najmu

7. KSeF a ujęcie e-faktur w ewidencji VAT

8. KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT - nowe obowiązki krok po kroku

9. Samofakturowanie przez kontrahenta z UE a Krajowy System e-Faktur

10. KSeF a faktury w kancelariach notarialnych - czy notariusz musi wystawiać fakture do każdego aktu notarialnego

11. Zbiorcze faktury korygujące w KSeF - koniec z ogólnymi korektami okresowymi

Weryfikację można przeprowadzić poprzez analizę zgłoszenia VAT-R, danych z REGON, czy informacji o oddziale lub przedstawicielstwie w Polsce. W praktyce nabywca, mając wątpliwości, może poprosić kontrahenta o pisemne potwierdzenie statusu – np. czy posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności.

Przykład

Załóżmy, że spółka polska kupuje usługi marketingowe od zagranicznego kontrahenta z Niemiec, który ma w Polsce biuro sprzedaży i zatrudnia pracowników. W takim przypadku uznaje się, że kontrahent posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, więc jego faktury powinny być wystawiane przez KSeF.

Jeśli jednak ten sam kontrahent prowadzi sprzedaż z Niemiec, a w Polsce jedynie rozlicza VAT bez biura i personelu – wówczas nie ma obowiązku korzystania z KSeF, a faktury PDF są dopuszczalne.W razie pomyłki – np. gdy kontrahent posiada stałe miejsce w Polsce, ale wystawi fakturę poza KSeF – nabywca nadal będzie mógł odliczyć VAT, o ile transakcja została rzeczywiście wykonana.

KSeF w praktyce księgowej – jak przygotować się na nowy obowiązek?

Choć nabywca nie straci prawa do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF, nie oznacza to, że można lekceważyć nowy system. Od 2026 r. obieg dokumentów zmieni się diametralnie. Faktury ustrukturyzowane będą przesyłane wyłącznie przez system, który automatycznie nada im numer identyfikacyjny KSeF, a odbiorca będzie musiał mieć dostęp do systemu, aby fakturę pobrać.

Faktura poza KSeF a prawo do odliczenia VAT – podsumowanie

Nowy obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur to rewolucja techniczna, ale nie zmiana zasad merytorycznych odliczania VAT. Jeśli nabywca otrzyma fakturę poza KSeF – mimo że wystawca miał obowiązek działać w systemie – zachowa prawo do odliczenia VAT, o ile transakcja jest faktyczna i udokumentowana zgodnie z przepisami.

Nie ma przepisów, które nakładałyby na nabywcę sankcję za odliczenie VAT z faktury wystawionej w PDF lub na papierze, nawet jeśli sprzedawca naruszył obowiązek korzystania z KSeF. Ryzyko podatkowe dotyczy wyłącznie wystawcy – i to dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Dla pewności warto jednak weryfikować status kontrahentów, szczególnie zagranicznych, i upewnić się, czy posiadają w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Nowy system ma na celu uporządkowanie obiegu faktur, ale nie pozbawia przedsiębiorców podstawowych praw wynikających z ustawy o VAT – w tym najważniejszego: prawa do odliczenia podatku naliczonego.