Prowizja za sprzedaż ubezpieczeń a obowiązek wystawienia faktury

W praktyce pośredników ubezpieczeniowych bardzo często pojawia się pytanie, czy otrzymywana od zakładu ubezpieczeń prowizja musi być dokumentowana fakturą oraz – w kontekście nadchodzących zmian – czy taka faktura będzie podlegała obowiązkowi wystawienia w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Problem ten jest o tyle istotny, że model rozliczeń w branży ubezpieczeniowej znacząco różni się od klasycznej sprzedaży towarów czy usług opodatkowanych VAT. Prowizja wypłacana jest zwykle na podstawie raportów sprzedażowych sporządzanych przez firmę ubezpieczeniową, a pośrednik nie zawsze wystawia fakturę. Pojawia się więc pytanie: czy faktura jest w ogóle wymagana, a jeśli tak – czy musi być w KSeF?

Charakter usług pośrednictwa ubezpieczeniowego w VAT

Na wstępie należy jednoznacznie przesądzić charakter podatkowy usług pośrednictwa w zawieraniu umów ubezpieczeniowych. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwolnione od VAT są:

„usługi ubezpieczeniowe, usługi reasekuracyjne oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych”.

Oznacza to, że prowizja otrzymywana przez pośrednika ubezpieczeniowego za sprzedaż polis stanowi wynagrodzenie za usługę zwolnioną przedmiotowo z VAT. W konsekwencji pośrednik nie wykazuje podatku należnego, nie stosuje stawek VAT i nie rozlicza podatku od tej sprzedaży.

To zwolnienie ma kluczowe znaczenie nie tylko dla rozliczeń VAT, ale również dla obowiązku dokumentowania sprzedaży fakturą.

Czy pośrednik musi wystawić fakturę za prowizję?

Prowizja za sprzedaż ubezpieczeń a obowiązek wystawienia faktury - wbrew powszechnemu przekonaniu, sprzedaż zwolniona z VAT nie zawsze musi być dokumentowana fakturą. Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury dokumentującej sprzedaż zwolnioną od podatku, chyba że nabywca zażąda jej wystawienia.

Doprecyzowanie tej zasady znajduje się w art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, który stanowi, że:

„podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną od podatku, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę”.

W praktyce oznacza to, że pośrednik ubezpieczeniowy wystawia fakturę za prowizję wyłącznie wtedy, gdy zakład ubezpieczeń (jako nabywca usługi) wyraźnie tego zażąda. Jeżeli firma ubezpieczeniowa ogranicza się do sporządzenia raportu prowizyjnego i wypłaty wynagrodzenia, a nie domaga się faktury – obowiązek jej wystawienia nie powstaje.

Ta zasada pozostanie aktualna również po wejściu w życie przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF.

Faktura za prowizję a KSeF – zasada i wyjątki

Od 2026 r. zasadą stanie się obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, wynikający z nowego art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Jednak – co kluczowe – obowiązek ten nie ma charakteru bezwzględnego.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT, KSeF nie będzie miał zastosowania do faktur dokumentujących określone czynności, jeżeli spełnione zostaną warunki wskazane w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT.

Przepisy te zostały skonkretyzowane w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Wynika z nich, że faktury dokumentujące usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz pkt 37–41 ustawy o VAT – a więc także pośrednictwo ubezpieczeniowe – nie muszą być wystawiane w KSeF, jeżeli zawierają zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT.

Zakres danych na fakturze a obowiązek KSeF

Kluczowe znaczenie ma zatem nie samo wystawienie faktury, lecz jej treść. Jeżeli pośrednik wystawia fakturę za prowizję wyłącznie z minimalnym zakresem danych, wynikającym z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, to taka faktura:

• nie zawiera stawki VAT wyrażonej procentowo,

• nie zawiera kwoty podatku,

• nie zawiera ceny jednostkowej netto ani podziału sprzedaży na stawki podatku.

W takim przypadku faktura nie spełnia pełnych wymogów art. 106e ustawy o VAT, a więc pozostaje fakturą o „węższym zakresie danych”. Skutkiem tego jest brak obowiązku jej wystawiania w KSeF.

Inaczej będzie natomiast w sytuacji, gdy pośrednik – mimo zwolnienia z VAT – wystawi fakturę „rozbudowaną”, zawierającą wszystkie elementy przewidziane w art. 106e ustawy o VAT. Wówczas taka faktura stanie się fakturą standardową i będzie podlegała obowiązkowi wystawienia w KSeF.

Praktyczne znaczenie dla pośredników ubezpieczeniowych

W praktyce pośrednicy ubezpieczeniowi mają więc trzy kluczowe możliwości. Po pierwsze, mogą w ogóle nie wystawiać faktur, jeżeli zakład ubezpieczeń ich nie żąda. Po drugie, mogą wystawiać faktury uproszczone, zawierające jedynie dane wymagane przepisami wykonawczymi – i wówczas pozostają poza KSeF. Po trzecie, mogą wystawiać faktury pełne, spełniające art. 106e ustawy o VAT – co skutkuje obowiązkiem korzystania z KSeF.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa podatkowego najistotniejsze jest, aby świadomie decydować o zakresie danych na fakturze, ponieważ to właśnie on determinuje obowiązek (lub jego brak) w zakresie KSeF, a nie sam fakt świadczenia usług ubezpieczeniowych.

Prowizja za sprzedaż ubezpieczeń a obowiązek wystawienia faktury – podsumowanie

Prowizja za sprzedaż usług ubezpieczeniowych stanowi wynagrodzenie za usługę zwolnioną z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT. W związku z tym pośrednik ubezpieczeniowy nie ma obowiązku wystawiania faktury, o ile nabywca usługi – zakład ubezpieczeń – nie zgłosi takiego żądania.

Jeżeli faktura zostanie wystawiona, jej podleganie KSeF zależy wyłącznie od zakresu danych, jakie zawiera. Faktury uproszczone, wystawione zgodnie z przepisami wykonawczymi i zawierające zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT, nie muszą być wystawiane w KSeF. Obowiązek ten powstanie dopiero w przypadku wystawienia faktur pełnych, zawierających wszystkie elementy przewidziane dla standardowych faktur VAT.

W praktyce oznacza to, że pośrednicy ubezpieczeniowi zachowują znaczną elastyczność w zakresie dokumentowania prowizji – również po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.