Faktura wystawiona w trybie awaryjnym KSeF a JPK_VAT

Jednym z najczęściej pomijanych, a jednocześnie kluczowych elementów wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) są procedury awaryjne. Ustawodawca założył, że system może ulec czasowym problemom technicznym, dlatego od 1 lutego 2026 r. w ustawie o VAT przewidziano dwa odrębne tryby awarii KSeF. Każdy z nich ma inne skutki dla obrotu gospodarczego i inne konsekwencje w zakresie raportowania w JPK_VAT. W praktyce powstaje pytanie: czy faktury wystawione w okresie awarii KSeF podlegają wykazaniu w ewidencji VAT i w plikach JPK_VAT oraz jaką pełnią rolę w obrocie?

Dwa rodzaje awarii KSeF w ustawie o VAT

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym KSeF a JPK_VAT - ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r., rozróżnia:

• całkowitą awarię KSeF,

• tzw. zwykłą awarię KSeF.

Podział ten ma fundamentalne znaczenie, ponieważ wpływa na:

• formę wystawienia faktury,

• obowiązek (lub jego brak) przesłania faktury do KSeF po ustaniu awarii,

• sposób oznaczenia faktury w ewidencji VAT i w JPK_VAT.

Niezależnie jednak od rodzaju awarii, faktury wystawione w tym okresie są pełnoprawnymi dokumentami obrotu gospodarczego.

Całkowita awaria KSeF – faktury papierowe i elektroniczne

W przypadku całkowitej awarii KSeF, podatnicy wystawiają faktury:

• w postaci papierowej albo

• w postaci elektronicznej (np. PDF),

bez obowiązku ich późniejszego przesyłania do KSeF po ustaniu awarii. Wynika to wprost z art. 106ng ustawy o VAT, który przewiduje, że faktury wystawione w tym trybie nie podlegają dosyłaniu do systemu.

Tak wystawione faktury:

• dokumentują sprzedaż w sposób standardowy,

• wywołują skutki podatkowe,

• stanowią podstawę do rozliczenia podatku należnego i naliczonego.

Zgodnie z § 10 ust. 5 pkt 1 lit. b oraz § 11 ust. 8 pkt 1 lit. b rozporządzenia z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji VAT, faktury te:

• podlegają wykazaniu w ewidencji VAT i w JPK_VAT,

• są oznaczane znacznikiem „BFK”.

Zwykła awaria KSeF – faktury offline (OFF)

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku tzw. zwykłej awarii KSeF. W tym trybie – zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT – podatnicy:

• wystawiają faktury w postaci elektronicznej,

• zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej,

• udostępniają je nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Kluczowe jest jednak to, że takie faktury:

• muszą zostać przesłane do KSeF po zakończeniu awarii – co wynika z art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT.

Do momentu nadania numeru identyfikującego w KSeF faktury te funkcjonują w obrocie jako faktury „offline”.

Oznaczenie faktur awaryjnych w JPK_VAT

Również faktury wystawione w okresie zwykłej awarii podlegają wykazaniu w ewidencji VAT i w JPK_VAT. Sposób ich oznaczenia zależy jednak od tego, czy na dzień składania JPK_VAT faktura posiada już numer KSeF.

Zgodnie z § 10 ust. 5 pkt 1 lit. a oraz § 11 ust. 8 pkt 1 lit. a rozporządzenia z 15 października 2019 r., należy postępować następująco:

• bez dodatkowego oznaczenia – jeżeli na dzień złożenia ewidencji faktura posiada już nadany numer identyfikujący w KSeF,

• z oznaczeniem „OFF” – jeżeli na dzień złożenia ewidencji faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF.

Oznaczenie „OFF” ma więc charakter czasowy i dotyczy wyłącznie faktur wystawionych zgodnie z art. 106nf ustawy o VAT.

Rola faktur awaryjnych w obrocie gospodarczym

Niezależnie od rodzaju awarii, faktury wystawione w trybie awaryjnym:

• są pełnoprawnymi fakturami VAT,

• dokumentują sprzedaż i nabycie towarów lub usług,

• stanowią podstawę do rozliczenia podatku,

• podlegają wykazaniu w ewidencjach i JPK_VAT.

Awaria KSeF nie wstrzymuje obrotu gospodarczego ani nie zwalnia podatników z obowiązków podatkowych. Zmienia się wyłącznie tryb techniczny wystawienia faktury oraz sposób jej oznaczenia w ewidencji.

Faktura wystawiona w trybie awaryjnym KSeF a JPK_VAT – podsumowanie

Faktury wystawione w okresie awarii KSeF – zarówno w czasie awarii całkowitej, jak i zwykłej – podlegają wykazaniu w ewidencji VAT oraz w plikach JPK_VAT. Różnice dotyczą wyłącznie formy wystawienia faktury, obowiązku jej późniejszego przesłania do KSeF oraz zastosowanego oznaczenia.

W przypadku całkowitej awarii KSeF faktury wystawiane są w formie papierowej lub elektronicznej i wykazywane w JPK_VAT z oznaczeniem „BFK”. W przypadku zwykłej awarii faktury wystawiane są offline zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej i wykazywane w JPK_VAT z oznaczeniem „OFF”, jeżeli na dzień złożenia ewidencji nie posiadają jeszcze numeru KSeF. Awaria systemu nie wpływa natomiast na ich skuteczność prawną ani podatkową.