Wymiana windy w budynku – remont czy modernizacja?

Wymiana windy w budynku, niezależnie od tego, czy dokonuje jej spółka, fundacja czy jednostka samorządu, stanowi typowy przykład wątpliwości interpretacyjnej na styku pojęć remontu i modernizacji. Prawidłowe rozróżnienie ma istotne konsekwencje zarówno dla celów bilansowych, jak i podatkowych, ponieważ determinuje sposób ujęcia poniesionych nakładów – czy będą one stanowiły koszt bieżący, czy też zwiększą wartość początkową środka trwałego i będą rozliczane poprzez amortyzację

Winda jako odrębny środek trwały

Zacznijmy od kwalifikacji samej windy. Z punktu widzenia ustawy o rachunkowości, winda może być uznana za odrębny środek trwały. Przemawia za tym treść art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, zgodnie z którym:

„Przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Zalicza się do nich w szczególności:a) nieruchomości – w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale (...),b) maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,c) ulepszenia w obcych środkach trwałych,d) inwentarz żywy.”

Wymiana windy w budynku – remont czy modernizacja? - windy, podobnie jak kotłownie, instalacje chłodnicze czy urządzenia wentylacyjne, są zwykle kwalifikowane jako urządzenia techniczne stanowiące samodzielny obiekt inwentarzowy – nawet jeśli są fizycznie zintegrowane z budynkiem.

Stanowisko to potwierdza również praktyka i literatura fachowa. W publikacji „Zamknięcie roku 2024” (Rachunkowość, wyd. specjalne) wskazano:

„Za samodzielne obiekty inwentarzowe uznaje się też przedmioty odpowiadające warunkom zakwalifikowania do środków trwałych, lecz niespełniające samodzielnie określonych funkcji, a jedynie w powiązaniu z innym obiektem, np. windy, kotłownie, urządzenia klimatyzacyjne. Kabina windy i urządzenie wyciągowe stanowią odrębny od budynku obiekt.”

Zatem w omawianym przypadku, mimo że szyb windy pozostaje bez zmian, kabina i mechanizm dźwigowy – jako samodzielny zespół urządzeń technicznych – powinny zostać potraktowane jako odrębny środek trwały.

Remont a modernizacja – granica pomiędzy kosztem a inwestycją

W rachunkowości i podatkach pojęcia remontu i modernizacji (ulepszenia) nie są tożsame. Kluczowe znaczenie ma cel i efekt poniesionych nakładów.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 31 ustawy o rachunkowości:

„Ulepszenie środka trwałego obejmuje przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, w wyniku których następuje wzrost wartości użytkowej w stosunku do pierwotnie przyjętej.”

W dalszej części przepis wskazuje, że nakłady te należy doliczyć do wartości początkowej środka trwałego, co oznacza, że nie są one kosztem jednorazowym, lecz amortyzowanym w czasie.

Z kolei art. 31 ust. 2 ustawy o rachunkowości precyzuje:

„Za ulepszenie środków trwałych uznaje się wydatki, które powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do pierwotnie przyjętej, mierzony okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego lub kosztami eksploatacji.”

Natomiast remont – choć nie jest zdefiniowany wprost w ustawie o rachunkowości – w orzecznictwie i interpretacjach przyjmuje się, że polega na odtworzeniu pierwotnej wartości użytkowej środka trwałego, bez wprowadzania zmian konstrukcyjnych ani ulepszeń technicznych.

Kiedy wymiana windy to remont, a kiedy modernizacja

W kontekście wymiany windy:

• Remontem będzie wymiana zużytej windy na nową o takich samych parametrach, służącą temu samemu celowi, bez zmiany funkcji, udźwigu, liczby przystanków ani technologii działania. Nakłady te mogą być ujęte bezpośrednio w kosztach bieżących (np. konto 401 – Zużycie materiałów i energii lub 402 – Usługi obce).

• Modernizacją (ulepszeniem) będzie wymiana windy na urządzenie nowocześniejsze, cichsze, o większym udźwigu, lepszym systemie zabezpieczeń czy mniejszym zużyciu energii – czyli takie, które zwiększa wartość użytkową środka trwałego. Wówczas wydatki należy doliczyć do wartości środka trwałego (konto 011 – Środki trwałe), zgodnie z art. 31 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Jeżeli natomiast wymiana obejmuje jedynie kabinę i napęd, a szyb pozostaje bez zmian – można uznać, że nie doszło do rozbudowy budynku, lecz do ulepszenia samego urządzenia technicznego.

Podatkowe ujęcie nakładów – ustawa o CIT

W przypadku jednostek będących podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych, zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Art. 16g ust. 13 ustawy o CIT stanowi:

„Jeżeli środki trwałe zostały ulepszone w wyniku przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, wartość początkową środka trwałego zwiększa się o sumę wydatków poniesionych na ich ulepszenie.”

Warto przy tym pamiętać o limicie z art. 16g ust. 13 zdanie drugie:

„Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków na ich ulepszenie w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do pierwotnej.”

Wymiana windy w budynku – remont czy modernizacja - zatem w przypadku wymiany windy, jeśli łączny koszt przekracza 10 000 zł (co jest niemal pewne), a prace skutkują trwałym zwiększeniem funkcjonalności – wydatki te zwiększają wartość początkową środka trwałego i podlegają amortyzacji zgodnie z art. 16a ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT.

Dotacja na wymianę windy – zasady ujęcia w księgach

Firma, która otrzymała dotację na wymianę windy, powinna ująć ją zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi w art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym:

„Środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów i odnosi stopniowo do pozostałych przychodów operacyjnych proporcjonalnie do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych od tych środków trwałych.”

Oznacza to, że dotacja powinna zostać ujęta na koncie 840 – Rozliczenia międzyokresowe przychodów, a następnie rozliczana w czasie równolegle z amortyzacją nowej windy.

Wymiana windy w budynku – remont czy modernizacja - podsumowanie

Wymiana windy w budynku fundacji może przybrać różny charakter w zależności od zakresu i celu prac:

• Jeśli wymiana ma na celu przywrócenie pierwotnej sprawności windy bez zmiany jej funkcji – jest to remont, który stanowi koszt bieżący, niepowiększający wartości środka trwałego.

• Jeżeli natomiast w wyniku wymiany zwiększają się parametry techniczne, bezpieczeństwo, komfort czy efektywność – jest to modernizacja (ulepszenie) w rozumieniu art. 31 ust. 2 ustawy o rachunkowości i art. 16g ust. 13 ustawy o CIT.

• Winda stanowi odrębny środek trwały zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości.

• Otrzymana dotacja na jej wymianę podlega rozliczeniu zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości – poprzez rozliczenia międzyokresowe przychodów.

Podsumowując, wymiana windy w budynku fundacji będzie modernizacją, jeśli prowadzi do poprawy parametrów technicznych i zwiększenia wartości użytkowej obiektu. Jeżeli natomiast celem jest tylko odtworzenie pierwotnego stanu technicznego, prace te należy zakwalifikować jako remont. Prawidłowa kwalifikacja ma wpływ na sposób księgowania, amortyzacji oraz rozliczenia otrzymanej dotacji. Dlatego przy ustaleniu charakteru inwestycji warto posiłkować się nie tylko zakresem rzeczowym prac, ale także ich efektem ekonomicznym, dokumentacją techniczną i ewentualną opinią rzeczoznawcy budowlanego.