Spotkania biznesowe w restauracji a prawo do odliczenia VAT

Temat spotkań biznesowych przy kawie, lunchu czy kolacji w restauracji niezmiennie budzi emocje i liczne wątpliwości podatników. W praktyce niemal każdy przedsiębiorca w pewnym momencie organizuje spotkanie z kontrahentem, by omówić współpracę, podpisać umowę lub przedstawić ofertę. Choć spotkanie w restauracji wydaje się naturalnym i kulturalnym sposobem budowania relacji biznesowych, to niestety – z perspektywy podatkowej – nie wszystko, co związane z biznesem, pozwala na odliczenie podatku VAT.

Zgodnie z przepisami art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, prawo do odliczenia podatku VAT przysługuje w takim zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Oznacza to, że odliczenie VAT jest możliwe tylko wtedy, gdy zakup ma związek z działalnością gospodarczą, z której przedsiębiorca uzyskuje przychody opodatkowane. Jednak w tym samym akcie ustawodawca wprowadził ograniczenia, które wyłączają możliwość odliczenia VAT w określonych przypadkach.

Najistotniejszy z punktu widzenia omawianego zagadnienia jest art. 88 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u., który stanowi:

„Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem przypadków, gdy usługi te zostały nabyte przez podatnika w celu ich odprzedaży.”

Z przepisu tego wynika jednoznacznie, że przedsiębiorca nie może odliczyć VAT od usług gastronomicznych, jeśli nie nabywa ich w celu dalszej odsprzedaży. Oznacza to, że rachunek z restauracji, w której odbyło się spotkanie biznesowe, nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego, nawet jeśli rozmowy miały stricte zawodowy charakter i dotyczyły przyszłych kontraktów, negocjacji czy ofert handlowych.

Gastronomia a catering – dwa różne świadczenia

Na gruncie podatku VAT pojęcie „usług gastronomicznych” ma znaczenie węższe, niż mogłoby się wydawać. Zgodnie z klasyfikacją Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług do usług gastronomicznych zalicza się grupowanie 56.10, czyli „usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych”. W praktyce chodzi o sytuację, gdy podatnik korzysta z usług restauracji, kawiarni czy baru, a posiłki są przygotowywane i spożywane na miejscu.

Spotkania biznesowe w restauracji a prawo do odliczenia VAT - inaczej traktuje się natomiast usługi cateringowe, sklasyfikowane w grupowaniu 56.21 i 56.29 PKWiU, czyli usługi polegające na przygotowaniu i dostarczeniu gotowych posiłków do innego miejsca, wskazanego przez zamawiającego. W tym wypadku usługa nie jest gastronomiczna, lecz dostawcza – i co istotne, nie podlega ograniczeniu z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.

Takie rozróżnienie potwierdzają liczne interpretacje podatkowe. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 5 kwietnia 2022 r. (sygn. 0111-KDIB3-1.4012.8.2022.1.KO) wskazano, że:

„Wyłączenie, o którym mowa w art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. b ustawy o VAT, dotyczy wyłącznie usług gastronomicznych rozumianych jako usługi restauracyjne. Nie obejmuje ono natomiast usług cateringowych, klasyfikowanych w grupowaniu PKWiU 56.2.”

Podobnie w interpretacji z dnia 16 lutego 2021 r. (0111-KDIB3-1.4012.855.2020.2.ICZ) organ potwierdził, że catering nie mieści się w pojęciu usług gastronomicznych, a więc VAT od takich usług może zostać odliczony, o ile mają one związek z działalnością opodatkowaną.

W praktyce więc przedsiębiorca może odliczyć VAT od wydatków na posiłki lub napoje, jeśli zostały one zamówione jako catering i dostarczone do miejsca spotkania – na przykład do biura lub sali konferencyjnej. Nie ma natomiast prawa do odliczenia VAT od rachunku z restauracji, jeśli posiłek spożywany był na miejscu.

Czy posiłek z kontrahentem to reprezentacja?

Kolejnym problemem jest rozstrzygnięcie, czy wydatki na kawę i posiłki w restauracji mogą być uznane za koszty reprezentacji. Ma to znaczenie nie tylko dla rozliczenia VAT, ale również dla podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych , za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków na reprezentację, w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Analogicznie stanowi art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT.

Pojęcie reprezentacji było wielokrotnie analizowane przez sądy administracyjne. W orzecznictwie przyjmuje się, że reprezentacja to działania mające na celu kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy wobec kontrahentów. W wyroku NSA z dnia 25 maja 2012 r., sygn. II FSK 2200/10, sąd podkreślił, że nawet jeśli spotkanie w restauracji ma charakter roboczy i dotyczy kwestii handlowych, to wydatki na posiłek czy napoje mogą zostać uznane za reprezentację, ponieważ budują pozytywne relacje i obraz przedsiębiorcy.

W konsekwencji przedsiębiorca nie tylko nie odliczy VAT z rachunku za restaurację, ale również nie zaliczy takiego wydatku do kosztów podatkowych. Z kolei w przypadku cateringu, gdy spotkanie odbywa się w siedzibie firmy lub innym neutralnym miejscu, ryzyko uznania wydatku za reprezentację jest zdecydowanie mniejsze – szczególnie gdy spotkanie ma charakter roboczy, a nie towarzyski.

Praktyczne rozróżnienie – gdzie kończy się gastronomia, a zaczyna catering

Granica pomiędzy obiema usługami może wydawać się cienka. Często restauracje oferują posiłki z dowozem, a podatnicy zastanawiają się, czy taki zakup można potraktować jako catering. Kluczowe jest miejsce świadczenia usługi oraz sposób jej realizacji. Jeśli jedzenie jest przygotowywane w lokalu i tam spożywane, mamy do czynienia z usługą gastronomiczną, która nie daje prawa do odliczenia VAT. Jeśli jednak restauracja dostarcza posiłki w opakowaniach, a konsumenci spożywają je w miejscu wskazanym przez zamawiającego – np. w biurze – to jest to usługa cateringowa, od której VAT można odliczyć.

Oczywiście nie wystarczy samo twierdzenie podatnika. Warto, by faktura wskazywała, że jest to usługa cateringowa, najlepiej z podaniem odpowiedniego numeru PKWiU (np. 56.21.19.0 lub 56.29.20.0). W ten sposób przedsiębiorca ma silniejszą podstawę do obrony swojego stanowiska w razie ewentualnej kontroli.

Spotkania biznesowe w restauracji a prawo do odliczenia VAT – podsumowanie

Ostateczne rozstrzygnięcie zależy od tego, w jakich okolicznościach spożywane są posiłki i napoje. Jeśli spotkanie z kontrahentem odbywa się w restauracji, podatnik nie może odliczyć VAT, ponieważ nabywa usługę gastronomiczną, a ta jest objęta wyłączeniem wynikającym z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. Dodatkowo wydatek ten ma charakter reprezentacyjny, przez co nie może stanowić kosztu uzyskania przychodu.

Jeśli natomiast podatnik zamawia gotowe dania i kawę, które są dostarczane do miejsca spotkania – np. biura, sali konferencyjnej lub miejsca szkolenia – wówczas można mówić o usłudze cateringowej. W takim przypadku istnieje prawo do odliczenia VAT, pod warunkiem że zakup jest związany z działalnością opodatkowaną i odpowiednio udokumentowany.

Różnica wydaje się subtelna, ale z punktu widzenia przepisów jest zasadnicza.

Spotkanie w restauracji będzie traktowane jako usługa gastronomiczna, natomiast dostarczenie gotowych posiłków do firmy to catering. Pierwsze rozwiązanie nie daje prawa do odliczenia VAT, drugie – jak najbardziej tak. Dlatego też, jeśli przedsiębiorcy zależy na zachowaniu prawa do odliczenia podatku, lepiej zorganizować spotkanie przy kawie w biurze z cateringiem niż przy stoliku w restauracji, nawet jeśli rozmowa dotyczy wyłącznie kwestii biznesowych.

Polecamy -> księgowość dla restauracji -> księgowość restauracji