Skierowanie na badania lekarskie – obowiązek pracodawcy i jego znaczenie w praktyce

Skierowanie na badania lekarskie to jeden z podstawowych dokumentów kadrowych, bez którego legalne dopuszczenie pracownika do pracy nie jest możliwe. Obowiązek jego wystawienia wynika wprost z przepisów prawa pracy i dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości firmy czy formy zatrudnienia. W praktyce skierowanie bywa traktowane jako formalność, tymczasem jego prawidłowe sporządzenie ma realne znaczenie zarówno dla bezpieczeństwa pracownika, jak i dla odpowiedzialności pracodawcy.

Podstawą prawną obowiązku kierowania pracowników na badania profilaktyczne jest art. 229 Kodeksu pracy. Zgodnie z art. 229 § 1 k.p.:„Wstępnym badaniom lekarskim podlegają osoby przyjmowane do pracy oraz pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy i inni pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe”.

Z kolei art. 229 § 2 k.p. stanowi:„Pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim”.

Natomiast art. 229 § 4 k.p. wprowadza jednoznaczny zakaz dopuszczenia pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego:„Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku”.

Skierowanie na badania lekarskie jest więc dokumentem, który uruchamia cały proces profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikiem i jednocześnie zabezpiecza interesy pracodawcy.

Skierowanie na badania – rodzaje badań lekarskich przewidziane w Kodeksie pracy

Skierowanie na badania lekarskie – obowiązek pracodawcy i jego znaczenie w praktyce - kodeks pracy wyróżnia trzy podstawowe rodzaje badań lekarskich, które wykonywane są wyłącznie na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę. Każdy z tych rodzajów badań ma inne zastosowanie i inny moment przeprowadzenia.

Pierwszą kategorią są wstępne badania lekarskie. Obejmują one osoby przyjmowane do pracy oraz pracowników przenoszonych na stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe. W praktyce oznacza to, że nowy pracownik nie może rozpocząć pracy, nawet jeżeli umowa została już podpisana, dopóki nie uzyska orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

Drugą kategorią są kontrolne badania lekarskie. Przeprowadza się je w przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą. Ich celem jest ustalenie, czy pracownik po dłuższej absencji zdrowotnej może bezpiecznie wrócić do wykonywania swoich obowiązków.

Trzecią kategorią są okresowe badania lekarskie. Wykonuje się je po upływie terminu ważności poprzednich badań. Częstotliwość badań okresowych zależy od rodzaju stanowiska pracy, występujących czynników ryzyka oraz decyzji lekarza medycyny pracy. W niektórych przypadkach badania okresowe mogą być przeprowadzone także na wniosek pracownika, na przykład po zakończeniu pracy w kontakcie z czynnikami rakotwórczymi lub pyłami zwłókniającymi.

Wzór skierowania na badania lekarskie

Skierowanie na badania lekarskie - wzór.docx

Pobierz DOCX • 16KB

Dopuszczenie do pracy a brak badań lekarskich

Jednym z najistotniejszych skutków niewystawienia skierowania na badania lekarskie lub dopuszczenia pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego jest odpowiedzialność pracodawcy. Art. 229 § 4 k.p. wprost zakazuje dopuszczenia pracownika do pracy bez aktualnych badań.

W praktyce oznacza to, że nawet krótkotrwałe wykonywanie pracy, szkolenie stanowiskowe czy praca „próbna” bez badań stanowi naruszenie przepisów. Państwowa Inspekcja Pracy może w takim przypadku nałożyć na pracodawcę grzywnę. Dodatkowo, w razie wystąpienia choroby zawodowej lub wypadku przy pracy, brak badań lekarskich może skutkować roszczeniami odszkodowawczymi lub rentowymi wobec pracodawcy.

Co istotne, badania profilaktyczne wykonywane są co do zasady na koszt pracodawcy. Pracodawca ma również prawo zapoznać się z treścią orzeczenia lekarskiego przed dopuszczeniem pracownika do pracy, przy czym orzeczenie to nie zawiera szczegółowych danych medycznych, a jedynie informację o braku lub istnieniu przeciwwskazań do pracy.

Skierowanie na badania lekarskie a RODO i zakres danych osobowych

Zmiany w przepisach dotyczących ochrony danych osobowych, wprowadzone w związku z RODO, miały istotny wpływ także na dokumentację kadrową. Nowelizacja Kodeksu pracy ograniczyła zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od kandydata do pracy.

Zgodnie z aktualnymi przepisami pracodawca może żądać m.in. imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Nie może natomiast żądać adresu zamieszkania ani imion rodziców na etapie rekrutacji.

W praktyce rodzi to problem w przypadku wstępnych badań lekarskich, ponieważ wiele wzorów skierowań zawiera rubrykę adresu zamieszkania. W takiej sytuacji pracodawca powinien pozostawić to pole puste. Dane adresowe zostaną pozyskane bezpośrednio przez placówkę medycyny pracy od osoby kierowanej na badania.

Nowelizacja przepisów wprowadziła również obowiązek przechowywania nie tylko orzeczeń lekarskich, ale także samych skierowań na badania. Dotyczy to zarówno skierowań wystawionych przez aktualnego pracodawcę, jak i dokumentów wydanych przez poprzednich pracodawców, jeżeli na ich podstawie możliwe jest porównanie warunków pracy na danym stanowisku.

Elementy, które musi zawierać skierowanie na badania lekarskie

Skierowanie na badania lekarskie nie jest dokumentem dowolnym. Powinno zawierać określone elementy, aby lekarz medycyny pracy mógł prawidłowo ocenić zdolność pracownika do pracy na danym stanowisku.

W skierowaniu należy wskazać tytuł pisma oraz podstawę prawną, czyli art. 229 § 1 i 2 Kodeksu pracy. Konieczne jest także podanie daty i miejsca wystawienia dokumentu, danych pracodawcy wraz z numerem NIP oraz danych pracownika. W przypadku osoby przyjmowanej do pracy wystarczające jest podanie daty urodzenia, natomiast przy pracownikach zatrudnionych – numeru PESEL lub danych dokumentu tożsamości.

Skierowanie musi zawierać informację o rodzaju badań (wstępne, okresowe lub kontrolne), nazwę stanowiska pracy oraz datę rozpoczęcia pracy. Szczególnie istotnym elementem jest opis czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych występujących na danym stanowisku. To na ich podstawie lekarz decyduje o zakresie badań.

Dokument powinien być podpisany przez pracodawcę. Skierowanie sporządza się w dwóch egzemplarzach – jeden trafia do lekarza, drugi do pracownika, a kopia pozostaje w aktach osobowych.

Przykład – skierowanie na badania lekarskie w praktyce

Pani Anna prowadzi małą firmę usługową i zatrudnia pracownika na stanowisku pracownik biurowy. Pracownik ma rozpocząć pracę od 1 lipca 2025 r. na podstawie umowy o pracę.

Zanim pracownik faktycznie zacznie pracować, Pani Anna musi wystawić skierowanie na badania wstępne.

Krok 1 – wystawienie skierowania

Pani Anna przygotowuje skierowanie na badania lekarskie, w którym wskazuje:

• że skierowanie dotyczy badań wstępnych,

• nazwę stanowiska: pracownik biurowy,

• planowaną datę rozpoczęcia pracy: 1 lipca 2025 r.,

• charakter pracy: praca przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,

• brak czynników szkodliwych, ale występowanie warunków uciążliwych (długotrwała praca siedząca, obciążenie wzroku).

Skierowanie sporządza w dwóch egzemplarzach – jeden dla lekarza, jeden dla pracownika. Kopia dokumentu pozostaje w aktach osobowych.

Krok 2 – badanie u lekarza medycyny pracy

Pracownik udaje się ze skierowaniem do placówki medycyny pracy, z którą Pani Anna ma podpisaną umowę.

Lekarz, na podstawie treści skierowania, wykonuje odpowiednie badania (np. badanie wzroku, ogólną ocenę stanu zdrowia) i wydaje orzeczenie lekarskie, w którym stwierdza:

„Brak przeciwwskazań do pracy na stanowisku pracownik biurowy”.

Krok 3 – dopuszczenie do pracy

Po otrzymaniu orzeczenia Pani Anna może dopuścić pracownika do pracy od 1 lipca 2025 r.

Gdyby pracownik nie miał orzeczenia, nawet jednodniowa praca byłaby naruszeniem przepisów Kodeksu pracy i mogłaby skutkować karą podczas kontroli PIP.

Drugi przykład – badania kontrolne

Pan Tomasz zatrudnia magazyniera. Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 45 dni z powodu choroby.

Po zakończeniu zwolnienia Pan Tomasz nie może od razu dopuścić go do pracy.

Co robi?

• wystawia skierowanie na badania kontrolne,

• wskazuje stanowisko: magazynier,

• opisuje czynniki: praca fizyczna, dźwiganie, praca stojąca.

Dopiero po uzyskaniu pozytywnego orzeczenia lekarskiego pracownik może wrócić do pracy.

Trzeci przykład – brak adresu zamieszkania

Pani Katarzyna zatrudnia nową osobę i wystawia skierowanie na badania wstępne. Wzór skierowania zawiera rubrykę „adres zamieszkania”.

Ponieważ jest to kandydat do pracy, Pani Katarzyna:

• nie wpisuje adresu zamieszkania,

• pozostawia pole puste.

Placówka medycyny pracy pozyskuje ten adres bezpośrednio od pracownika podczas badania. Takie działanie jest zgodne z Kodeksem pracy i RODO.

Znaczenie prawidłowego skierowania w praktyce kadrowej

Badania lekarskie pracowników są jednym z elementów decydujących o tym, czy pracodawca może legalnie dopuścić pracownika do pracy. Skierowanie pełni w tym procesie rolę kluczową, ponieważ determinuje zakres badań i umożliwia wydanie prawidłowego orzeczenia lekarskiego.

Nieprawidłowo sporządzone skierowanie, pomijające czynniki szkodliwe lub warunki uciążliwe, może prowadzić do wydania orzeczenia nieadekwatnego do rzeczywistych warunków pracy. W konsekwencji naraża to zarówno pracownika, jak i pracodawcę na ryzyko zdrowotne i prawne.

Skierowanie na badania lekarskie – obowiązek pracodawcy i jego znaczenie w praktyce – podsumowanie

Skierowanie na badania lekarskie jest obowiązkowym dokumentem w relacji pracodawca–pracownik i wynika bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy. Bez aktualnego orzeczenia lekarskiego pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, niezależnie od tego, czy umowa została już zawarta. Prawidłowo sporządzone skierowanie powinno zawierać wszystkie elementy wymagane przepisami, w tym dokładny opis stanowiska pracy i występujących czynników ryzyka. W praktyce dokument ten chroni interesy obu stron stosunku pracy i stanowi istotny element systemu bezpieczeństwa i higieny pracy.