Numer KSeF w JPK_VAT – nowe obowiązki od 2026 roku
- NEX
- 3 minuty temu
- 4 minut(y) czytania
Wraz z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur ustawodawca wprowadza nie tylko nowe zasady wystawiania faktur, lecz również zmienia zakres danych wykazywanych w ewidencji VAT oraz w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT. Jednym z kluczowych zagadnień praktycznych jest obowiązek wykazywania w JPK_VAT numeru identyfikującego fakturę w KSeF. Choć zmiany w tym zakresie formalnie wchodzą w życie już 1 lutego 2026 r., to ustawodawca przewidział okres przejściowy, w którym brak numeru KSeF w JPK_VAT nie będzie skutkował naruszeniem przepisów. Dopiero od sierpnia 2026 r. obowiązek ten stanie się realny i powszechny – ale wyłącznie dla określonego rodzaju faktur.
Podstawa prawna wykazywania numeru KSeF w JPK_VAT
Zakres danych, jakie podatnik jest zobowiązany wykazywać w ewidencji VAT, a w konsekwencji w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT, określa rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (dalej: rozporządzenie w sprawie JPK_VAT).
Rozporządzenie to wydane zostało na podstawie art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, który stanowi, że:
„Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej oraz informacji podsumowujących.”
To właśnie na poziomie tego rozporządzenia wprowadzono obowiązek (a częściowo także fakultatywność) wykazywania numeru KSeF.
Zmiany obowiązujące od 1 lutego 2026 r.
Z dniem 1 lutego 2026 r. wchodzą w życie zmiany w treści rozporządzenia w sprawie JPK_VAT, które dodają nowy zakres danych w ewidencji VAT.
Zgodnie z nowym § 10 ust. 2 pkt 1 lit. g rozporządzenia, w ewidencji VAT dotyczącej podatku należnego należy wykazywać:
„numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur”.
Oznacza to, że od strony normatywnej obowiązek raportowania numeru KSeF w ewidencji VAT powstaje już od lutego 2026 r. Jednak samo wejście w życie przepisu nie oznacza jeszcze bezwzględnego obowiązku jego stosowania.
Okres przejściowy od 1 lutego do 31 lipca 2026 r.
Ustawodawca zdecydował się na wprowadzenie wyraźnego okresu przejściowego. Został on uregulowany w dodawanym § 11c rozporządzenia w sprawie JPK_VAT.
Z przepisu tego wynika wprost, że:
„W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 lipca 2026 r. dopuszczalne jest niewskazywanie numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.”
Oznacza to, że w okresie przejściowym:
podatnik może, ale nie musi wykazywać numeru KSeF,
brak numeru KSeF w części ewidencyjnej JPK_VAT nie stanowi naruszenia przepisów,
organy podatkowe nie mogą kwestionować JPK_VAT wyłącznie z powodu niewskazania numeru KSeF.
W praktyce oznacza to, że pliki JPK_VAT:
za luty 2026 r.,
za marzec 2026 r.,
za kwiecień 2026 r.,
za maj 2026 r.,
za czerwiec 2026 r.,
za lipiec 2026 r.
mogą być składane bez numeru identyfikującego fakturę w KSeF, nawet jeżeli faktury były wystawione w KSeF.
Obowiązek wykazywania numeru KSeF od sierpnia 2026 r.
Numer KSeF w JPK_VAT – nowe obowiązki od 2026 roku - sytuacja zmienia się diametralnie począwszy od rozliczeń za sierpień 2026 r.. Wówczas przestaje obowiązywać przepis przejściowy, a pełne zastosowanie znajduje § 10 ust. 2 pkt 1 lit. g rozporządzenia.
W konsekwencji:
JPK_VAT składany za sierpień 2026 r. musi już zawierać numer identyfikujący fakturę w KSeF,
obowiązek ten dotyczy wyłącznie faktur sprzedażowych, którym taki numer został nadany,
w praktyce chodzi przede wszystkim o faktury ustrukturyzowane wystawiane w KSeF.
Nie oznacza to jednak, że numer KSeF trzeba będzie wykazywać dla każdej faktury „w historii”. Obowiązek dotyczy tylko tych dokumentów, które:
są ujmowane w ewidencji VAT za dany okres,
posiadają numer identyfikujący nadany przez KSeF.
Zakres obowiązku – tylko faktury sprzedażowe
Bardzo istotne jest rozróżnienie pomiędzy:
ewidencją VAT sprzedaży (podatek należny),
ewidencją VAT zakupów (podatek naliczony).
Obowiązek wykazywania numeru KSeF w JPK_VAT od sierpnia 2026 r. dotyczy wyłącznie ewidencji sprzedaży.
Wynika to wprost z konstrukcji § 10 ust. 2 rozporządzenia, który odnosi się do danych wykazywanych w części ewidencyjnej dotyczącej podatku należnego.
Faktury zakupowe – numer KSeF jako informacja fakultatywna
Inaczej ustawodawca uregulował kwestię faktur zakupowych. Z dniem 1 lutego 2026 r. do rozporządzenia dodany zostaje § 11 ust. 4a, który stanowi, że:
„W ewidencji VAT w zakresie podatku naliczonego numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur może być wykazywany fakultatywnie.”
Sformułowanie „może być wykazywany” oznacza jednoznacznie, że:
podatnik nie ma obowiązku wskazywania numeru KSeF dla faktur zakupowych,
brak numeru KSeF w ewidencji zakupów nie jest błędem,
obowiązek ten nie powstanie również po 1 sierpnia 2026 r.
W praktyce oznacza to, że nawet po zakończeniu okresu przejściowego:
numer KSeF będzie obowiązkowy tylko po stronie sprzedaży,
po stronie zakupów pozostanie opcjonalny.
Znaczenie praktyczne dla podatników i biur rachunkowych
Z punktu widzenia praktyki księgowej i systemowej zmiana ta ma bardzo duże znaczenie. Numer KSeF staje się nowym elementem identyfikacyjnym faktury w JPK_VAT, co oznacza konieczność:
dostosowania systemów księgowych,
zapewnienia prawidłowej synchronizacji danych między KSeF a ewidencją VAT,
weryfikacji, czy numer KSeF jest prawidłowo pobierany i przypisywany do faktury sprzedażowej.
Okres od lutego do lipca 2026 r. należy traktować jako okres testowy, który pozwala:
sprawdzić poprawność integracji z KSeF,
przygotować procedury wewnętrzne,
uniknąć błędów po sierpniu 2026 r., kiedy brak numeru KSeF w JPK_VAT może skutkować wezwaniami organów podatkowych.
Numer KSeF a sankcje w JPK_VAT
Choć same przepisy rozporządzenia nie wprowadzają bezpośrednich sankcji, to od sierpnia 2026 r. brak numeru KSeF w JPK_VAT – w sytuacji gdy powinien on zostać wykazany – może zostać potraktowany jako:
błąd w ewidencji VAT,
nieprawidłowość w JPK_VAT,
podstawa do wezwania do korekty na podstawie art. 109 ust. 3f ustawy o VAT.
W skrajnych przypadkach może to prowadzić do nałożenia kary pieniężnej, jeżeli podatnik nie złoży korekty w terminie wskazanym przez organ.
Numer KSeF w JPK_VAT – nowe obowiązki od 2026 roku – podsumowanie
Obowiązek wykazywania numeru identyfikującego fakturę w KSeF w pliku JPK_VAT będzie miał charakter etapowy. Choć przepisy formalnie wchodzą w życie 1 lutego 2026 r., to ustawodawca przewidział okres przejściowy do 31 lipca 2026 r., w którym numer KSeF nie musi być wykazywany w ewidencji VAT.
Dopiero od plików JPK_VAT składanych za sierpień 2026 r. numer KSeF stanie się obowiązkowym elementem ewidencji VAT sprzedaży. Jednocześnie faktury zakupowe pozostaną poza tym obowiązkiem – numer KSeF będzie mógł być wykazywany jedynie fakultatywnie.
Dla podatników i biur rachunkowych oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania systemów i procedur jeszcze w okresie przejściowym, tak aby od sierpnia 2026 r. raportowanie numeru KSeF w JPK_VAT odbywało się w sposób prawidłowy i automatyczny.
