Nieodpłatna pomoc małżonka w firmie – kiedy trzeba zgłosić do ZUS?

W wielu firmach prowadzonych w formie jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorcy korzystają z pomocy najbliższych. Często jest to małżonek, który odbiera telefony, kontaktuje się z klientami, przygotowuje dokumenty czy pomaga przy bieżącej obsłudze firmy. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że skoro taka pomoc odbywa się bez wynagrodzenia, to nie powoduje żadnych konsekwencji podatkowych ani składkowych. Przepisy dotyczące ubezpieczeń społecznych przewidują jednak szczególne zasady dla członków rodziny współpracujących przy prowadzeniu działalności gospodarczej. W niektórych przypadkach nawet całkowicie nieodpłatna pomoc małżonka powoduje obowiązek zgłoszenia go do ZUS i opłacania składek. Wszystko zależy od tego, czy dana osoba spełnia warunki uznania jej za osobę współpracującą.

Kto jest osobą współpracującą?

Podstawową regulację w tym zakresie zawiera art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.Zgodnie z tym przepisem:

„Za osobę współpracującą z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność uważa się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców, macochę i ojczyma, jeżeli pozostają z nimi we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności”.

Oznacza to, że samo pokrewieństwo nie jest wystarczające. Aby członek rodziny został uznany za osobę współpracującą, muszą wystąpić jednocześnie trzy warunki.

Po pierwsze, musi należeć do grupy osób wskazanych w ustawie. Po drugie, powinien pozostawać z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym. Po trzecie, musi faktycznie uczestniczyć w prowadzeniu działalności gospodarczej. Jeżeli choć jeden z tych warunków nie zostanie spełniony, status osoby współpracującej nie powstaje.

Warto zwrócić uwagę, że przepisy nie obejmują wszystkich członków rodziny. Za osobę współpracującą nie uważa się między innymi rodzeństwa przedsiębiorcy. Sam fakt pomocy brata lub siostry nie powoduje więc automatycznie powstania obowiązków przewidzianych dla osób współpracujących.

Nieodpłatna pomoc małżonka a obowiązki wobec ZUS

Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest przekonanie, że obowiązki wobec ZUS pojawiają się dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca wypłaca małżonkowi wynagrodzenie.

Tymczasem przepisy przewidują, że nawet nieodpłatna pomoc może powodować konieczność zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Jeżeli małżonek regularnie uczestniczy w prowadzeniu działalności, a jednocześnie pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym, ZUS może uznać taką osobę za "osobę współpracującą" niezależnie od tego, czy strony zawarły umowę. W praktyce oznacza to, że brak wynagrodzenia nie zwalnia z obowiązku opłacania składek. Przedsiębiorca powinien zgłosić taką osobę do ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZUA z kodem tytułu ubezpieczenia 05 11.

Kiedy pomoc członka rodziny nie powoduje obowiązku zgłoszenia?

Nie każda pomoc członka rodziny oznacza powstanie statusu osoby współpracującej.

Za współpracę nie uznaje się między innymi sytuacji, gdy pomoc ma charakter okazjonalny lub incydentalny. Dotyczy to przykładowo:

• zastępstwa podczas choroby przedsiębiorcy,

• jednorazowej pomocy przy obsłudze klientów,

• wykonywania zwykłych obowiązków wynikających z prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego,

• sporadycznego odbierania telefonów,

• samego posiadania pełnomocnictwa.

Szczególnie interesujące jest zagadnienie pełnomocnictwa. Sam fakt, że małżonek posiada pełnomocnictwo do reprezentowania przedsiębiorcy przed urzędami czy bankiem, nie oznacza jeszcze powstania statusu osoby współpracującej. Znaczenie ma rzeczywisty charakter wykonywanych czynności oraz ich wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Jakie składki ZUS należy opłacać za osobę współpracującą?

Osoby współpracujące są traktowane przez ZUS w sposób zbliżony do przedsiębiorców opłacających pełne składki społeczne. Nie mają zastosowania ulgi przewidziane dla nowych przedsiębiorców, takie jak preferencyjny ZUS czy Mały ZUS Plus. Oznacza to, że nawet jeżeli właściciel firmy korzysta z obniżonych składek, za współpracującego małżonka może być zobowiązany opłacać składki liczone według zasad właściwych dla pełnego ZUS.

Zakres ubezpieczeń obejmuje:

• ubezpieczenie emerytalne,

• ubezpieczenie rentowe,

• ubezpieczenie wypadkowe,

• ubezpieczenie zdrowotne,

• Fundusz Pracy,

• dobrowolne ubezpieczenie chorobowe.

W przypadku przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego osoba współpracująca może po spełnieniu ustawowych warunków uzyskać prawo do zasiłku chorobowego.

Małżonek pracujący na etacie w innej firmie

Często zdarza się sytuacja, w której małżonek pomaga w działalności gospodarczej współmałżonka, ale jednocześnie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę u innego pracodawcy. Jeżeli z umowy o pracę osiąga wynagrodzenie na poziomie co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, zasady podlegania ubezpieczeniom mogą wyglądać inaczej niż w przypadku osoby nieposiadającej innego tytułu do ubezpieczeń.

W takim przypadku pomoc przy działalności gospodarczej może skutkować obowiązkiem opłacania wyłącznie składki zdrowotnej. Każda sytuacja wymaga jednak indywidualnej analizy pod kątem istniejących tytułów do ubezpieczeń społecznych.

Czy nieodpłatna pomoc małżonka jest przychodem?

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy nieodpłatna pomoc członka rodziny powoduje powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Co do zasady przepisy przewidują zwolnienie z opodatkowania dla nieodpłatnych świadczeń otrzymywanych od najbliższej rodziny. W efekcie przedsiębiorca nie wykazuje wartości nieodpłatnej pomocy małżonka jako przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Brak wynagrodzenia oznacza również brak obowiązków związanych z poborem zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Zwolnienie chorobowe osoby współpracującej

Nieodpłatna pomoc małżonka w firmie – kiedy trzeba zgłosić do ZUS? - osoba współpracująca może zostać objęta dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym.

Po spełnieniu ustawowego okresu wyczekiwania może uzyskać prawo do zasiłku chorobowego wypłacanego przez ZUS. W przypadku wystąpienia niezdolności do pracy podstawę wymiaru składek społecznych można odpowiednio pomniejszyć za okres choroby.

Składka zdrowotna pozostaje jednak co do zasady należna w pełnej wysokości. Dlatego przedsiębiorcy zgłaszający osoby współpracujące do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego powinni pamiętać o prawidłowym rozliczaniu okresów niezdolności do pracy.

Wynagrodzenie małżonka a koszty podatkowe

Warto również zwrócić uwagę na art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten przewiduje między innymi, że kosztem uzyskania przychodów może być wynagrodzenie małżonka podatnika należne z określonych tytułów.

Oznacza to, że obecnie wynagrodzenie wypłacane małżonkowi zatrudnionemu na podstawie odpowiednich umów może stanowić koszt podatkowy przedsiębiorcy, o ile spełnione są ustawowe warunki. Jest to rozwiązanie odmienne od zasad obowiązujących wiele lat temu, gdy możliwość zaliczania takich wydatków do kosztów była znacznie bardziej ograniczona.

Nieodpłatna pomoc małżonka w firmie – kiedy trzeba zgłosić do ZUS? – podsumowanie

Pomoc małżonka przy prowadzeniu działalności gospodarczej nie zawsze jest neutralna na gruncie przepisów ZUS. Jeżeli członek rodziny pozostaje z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i regularnie uczestniczy w prowadzeniu firmy, może zostać uznany za osobę współpracującą. W takiej sytuacji obowiązek zgłoszenia do ZUS może powstać nawet wtedy, gdy pomoc świadczona jest całkowicie nieodpłatnie. Przed rozpoczęciem współpracy warto więc przeanalizować rzeczywisty zakres wykonywanych czynności, częstotliwość ich wykonywania oraz spełnienie warunków wskazanych w art. 8 ust. 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. To właśnie te elementy decydują o tym, czy przedsiębiorca będzie zobowiązany do opłacania składek za członka rodziny pomagającego przy prowadzeniu działalności.