Faktury dla konsumentów w KSeF

Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy muszą przygotować się na zmiany nie tylko w zakresie sposobu wystawiania i przesyłania faktur, lecz także w odniesieniu do ich struktury logicznej. Jednym z częstych pytań, które pojawia się w praktyce, jest kwestia wystawiania faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – czyli konsumentów.

W praktyce problem pojawia się wówczas, gdy klient nie podaje numeru NIP – ani w momencie zakupu, ani później – a mimo to żąda wystawienia faktury. Dotychczas przedsiębiorcy rozwiązywali to w prosty sposób, wpisując w polu „NIP nabywcy” słowo „BRAK”. W przypadku faktur ustrukturyzowanych przesyłanych za pośrednictwem KSeF taki sposób postępowania nie będzie już prawidłowy.

Nowe zasady identyfikacji nabywcy w fakturach ustrukturyzowanych

Zgodnie z art. 2 pkt 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług , „fakturą ustrukturyzowaną jest faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, zgodna ze wzorem udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw finansów publicznych”.

Z kolei art. 106ga ust. 1 tej samej ustawy stanowi, że „Faktury są wystawiane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, z zastrzeżeniem art. 106gb–106gc.”

Oznacza to, że po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF – czyli od 1 lutego 2026 r. dla dużych podmiotów i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców – faktury będą musiały być tworzone zgodnie z określoną strukturą logiczną FA(3).

Struktura FA(3) – elementy dotyczące nabywcy

Struktura FA(3), opracowana przez Ministerstwo Finansów i opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej określa, jakie dane muszą znaleźć się w fakturze ustrukturyzowanej. Wśród nich znajduje się element Podmiot2, który odpowiada za dane nabywcy.

Element ten zawiera podzbiór DaneIdentyfikacyjne, w ramach którego wskazuje się m.in. pola:

• NIP – numer identyfikacji podatkowej, jeśli nabywca jest podatnikiem,

• BrakID – pole, w którym należy wskazać, czy nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego.

Zgodnie z broszurą informacyjną Ministerstwa Finansów dotyczącą struktury FA(3), w polu BrakID należy wpisać wartość „1” w sytuacji, gdy:

„Nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego lub identyfikator podatkowy nabywcy nie występuje na fakturze (np. gdy nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej).”

Innymi słowy – w fakturach wystawianych dla konsumentów indywidualnych w strukturze FA(3):

• pole NIP pozostaje puste,

• pole BrakID należy wypełnić wartością „1”.

Przykład - faktura do paragonu bez NIP nabywcy

Konsument dokonuje zakupu w sklepie detalicznym i otrzymuje paragon fiskalny bez numeru NIP. Następnie prosi o wystawienie faktury.W takiej sytuacji:

• sprzedawca wystawia fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu KSeF,

• w strukturze FA(3) w elemencie Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne/BrakID wpisuje wartość „1”,

• pole NIP pozostaje puste,

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, adres) nabywcy można wskazać w elementach Adres oraz ImieNazwisko.

Przykład - sprzedaż usług online dla osoby fizycznej bez NIP

Osoba prywatna kupuje szkolenie online i chce fakturę, ale nie posiada NIP.

• Faktura jest wystawiana w KSeF,

• w polu BrakID wpisuje się „1”,

• pole NIP pozostaje niewypełnione,

• w danych nabywcy podaje się imię, nazwisko i adres e-mail lub adres zamieszkania.

Przykład - sprzedaż dla przedsiębiorcy – z numerem NIP

Jeżeli nabywca podał numer NIP (np. osoba prowadząca działalność gospodarczą),

• należy wypełnić pole NIP,

• pole BrakID pozostaje puste.

Co się stanie, jeśli podatnik wpisze „BRAK” w polu NIP?

Faktury dla konsumentów w KSeF - wprowadzenie dowolnego tekstu (np. „BRAK”, „n/d”) w polu NIP spowoduje, że system KSeF odrzuci fakturę podczas walidacji. Wynika to z tego, że pole NIP w strukturze FA(3) ma zdefiniowany format liczbowy i przyjmuje tylko ciąg cyfr w określonym układzie.

W przypadku błędnego wypełnienia pola faktura nie otrzyma numeru identyfikującego w KSeF, a więc nie zostanie uznana za wystawioną.

Będzie to równoznaczne z niewystawieniem faktury w rozumieniu przepisów podatkowych, co może skutkować:

• brakiem prawa do odliczenia VAT przez nabywcę (jeśli byłby podatnikiem),

• ryzykiem nałożenia sankcji z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym:

  „Podatnik, który nie wystawi faktury ustrukturyzowanej zgodnie z obowiązkiem, podlega karze pieniężnej do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze.”

Faktura dla konsumenta a obowiązek ewidencjonowania na kasie fiskalnej

Warto podkreślić, że zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur , obowiązek korzystania z KSeF nie obejmuje faktur dokumentujących sprzedaż zarejestrowaną na kasie rejestrującej.

Jeżeli więc sprzedaż była już zarejestrowana na kasie, a klient żąda faktury, podatnik wystawia fakturę do paragonu – może to być faktura ustrukturyzowana, ale nie ma takiego obowiązku.

W takim przypadku, jeśli klient nie podał NIP, nadal stosuje się zasadę:

• pole NIP puste,

• pole BrakID = „1”.

Znaczenie techniczne i prawne pola BrakID

Pole BrakID jest ważnym elementem struktury FA(3), ponieważ pozwala systemowi automatycznie rozpoznać, że faktura została wystawiona dla nabywcy nieposiadającego NIP. Dzięki temu KSeF nie będzie oczekiwał uzupełnienia tego pola i poprawnie przyjmie fakturę.

Technicznie oznacza to, że:

• nie trzeba stosować żadnych obejść ani wprowadzać fikcyjnych danych,

• faktura zostanie uznana za wystawioną prawidłowo,

• dane nabywcy (np. imię, nazwisko, adres) wystarczą do jej identyfikacji.

Faktury dla konsumentów w KSeF – podsumowanie

Podatnik wystawiający fakturę ustrukturyzowaną dla konsumenta w Krajowym Systemie e-Faktur nie powinien wpisywać w polu „NIP nabywcy” żadnych symboli ani słów zastępczych. Zamiast tego w elemencie Podmiot2/DaneIdentyfikacyjne należy uzupełnić pole BrakID wartością „1”, co system KSeF odczyta jako brak identyfikatora podatkowego po stronie nabywcy. Tak wystawiona faktura zostanie przyjęta przez system jako prawidłowa i zgodna z przepisami ustawy o VAT oraz z wymogami struktury FA(3).

Faktury wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur na rzecz konsumentów indywidualnych, którzy nie posiadają lub nie podali numeru NIP, należy sporządzać z pustym polem NIP i wartością „1” w polu BrakID. Rozwiązanie to całkowicie zastępuje dotychczasowe praktyki wpisywania „BRAK” w miejscu NIP. Tak wystawiona faktura będzie zgodna z ustawą o VAT, strukturą FA(3) oraz wymogami technicznymi systemu KSeF.