Czy zastanawiasz się nad tym, czy jako przedsiębiorca potrzebujesz stałego miejsca prowadzenia działalności? Nie wiesz, jaki adres wpisać do rejestru przedsiębiorców? A może zastanawiasz się, czym różni się adres firmy od jej siedziby? W tym artykule wyjaśnimy, jakie obowiązki związane z adresem swojej firmy mogą Cię dotyczyć.
Adres do doręczeń a stałe miejsce wykonywania działalności
Jako przedsiębiorca rejestrujący działalność w CEIDG, musisz podać przede wszystkim adres do doręczeń, czyli miejsce, gdzie będziesz przyjmował korespondencję związaną z twoją firmą. Jeżeli prowadzisz działalność w określonym miejscu, powinieneś zgłosić w CEIDG również adres tego stałego miejsca działalności. Może to być zarówno adres konkretny, jak ulica i numer budynku, jak i bardziej nietypowa lokalizacja, na przykład pawilon nr X w przejściu podziemnym przy ulicy Y na wysokości określonego budynku. W takim przypadku niezbędne będzie dokładne opisanie tego miejsca. Pamiętaj również, że jeśli twoja firma operuje w więcej niż jednym stałym miejscu, takim jak oddziały czy filie, wszystkie te adresy należy zgłosić do CEIDG.
W przypadku, gdy twoja działalność jest mobilna lub często zmieniasz miejsce jej wykonywania, jak na przykład usługi realizowane bezpośrednio u klienta, nie jest wymagane zgłaszanie stałego miejsca działalności. W takiej sytuacji w formularzu CEIDG zaznacz opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Jako adres do doręczeń możesz podać dowolny adres, niekoniecznie związany z twoim miejscem zamieszkania.
Przykład:
Prowadzisz firmę remontowo-budowlaną, która specjalizuje się w wykonywaniu usług bezpośrednio u klientów. Oto jak możesz zgłosić swoje adresy w CEIDG:
Adres do doręczeń:
ul. Kwiatowa 15, 00-123 Warszawa - ten adres wykorzystywany będzie do odbioru wszystkiej korespondencji urzędowej i biznesowej.
Stałe miejsce wykonywania działalności:
W tym przypadku jako firma remontowa, która oferuje usługi w różnych lokalizacjach u klientów, nie posiadasz jednego stałego miejsca, gdzie regularnie świadczysz usługi. W związku z tym w formularzu CEIDG zaznaczasz, że nie masz stałego miejsca prowadzenia działalności.
Zgłoszenie dodatkowych miejsc:
Jeśli miałbyś także biuro, z którego zarządzasz projektami i przechowujesz sprzęt, jego adres (np. ul. Ogrodowa 4, 00-456 Warszawa) także należy zgłosić jako dodatkowe miejsce prowadzenia działalności.
Adres działalności w miejscu zamieszkania
Jeśli planujesz prowadzić działalność gospodarczą w swoim miejscu zamieszkania, możesz wykorzystać całe mieszkanie lub tylko jego część, na przykład jeden pokój. Zgodnie z interpretacjami organów podatkowych, koszty związane z utrzymaniem mieszkania, takie jak czynsz, energia elektryczna, woda czy ogrzewanie, możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy przestrzeń ta jest wyłącznie przeznaczona do celów biznesowych i nie jest jednocześnie używana do celów osobistych.
W sytuacji, gdy pomieszczenie służy zarówno celom prywatnym, jak i biznesowym, konieczne jest określenie, jaka część tej przestrzeni faktycznie jest wykorzystywana do działalności gospodarczej. Tylko tę część możesz proporcjonalnie wliczyć w koszty podatkowe. To oznacza, że jeśli na przykład pokój, który wykorzystujesz do pracy, stanowi 25% powierzchni mieszkania, odpowiednio taki sam procent kosztów możesz zaliczyć do wydatków firmowych.
Tytuł prawny do lokalu
Jako przedsiębiorca, zgłaszając adres nieruchomości do CEIDG, musisz posiadać do niej odpowiedni tytuł prawny.
Do takich tytułów prawnych zaliczają się:
- Prawo własności lub współwłasności nieruchomości,
- Prawo użytkowania wieczystego gruntu wraz z prawem własności budynków,
- Spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu,
- Dzierżawa,
- Najem,
- Użyczenie.
Dokumentacja potwierdzająca posiadanie tytułu prawnego może obejmować:
- Umowę sprzedaży zaktualizowaną przez notariusza,
- Wypis z księgi wieczystej,
- Akt własności ziemi,
- Decyzję administracyjną,
- Umowę dzierżawy, najmu lub użyczenia w formie pisemnej.
Choć tych dokumentów nie trzeba dołączać bezpośrednio do wniosku o wpis do CEIDG, minister odpowiedzialny za gospodarkę może ich zażądać. Jeśli nie przedstawisz tych dokumentów na wezwanie w ciągu 7 dni, wpis w rejestrze może zostać wykreślony.
Pamiętaj, aby uzyskać zgodę właściciela, jeżeli planujesz prowadzić działalność w wynajętym lub użyczonym lokalu. Brak tytułu prawnego lub zgody właściciela na prowadzenie działalności w jego nieruchomości może skutkować nie tylko wykreśleniem z CEIDG, ale również problemami z rejestracją VAT oraz kwestionowaniem przez urząd skarbowy wydatków związanych z użytkowaniem lokalu. |
Przykład :
Załóżmy, że mieszkasz w trzypokojowym mieszkaniu o całkowitej powierzchni 90 m², a jedno z tych pomieszczeń, które ma 30 m², wykorzystujesz jako biuro dla swojej działalności gospodarczej. W tym pokoju przechowujesz dokumentację, urządzasz spotkania biznesowe i wykonujesz inne zadania związane z prowadzoną działalnością. To pomieszczenie nie jest wykorzystywane do celów prywatnych.
Miesięczny czynsz za mieszkanie wynosi 3000 zł, a dodatkowe koszty utrzymania (energia elektryczna, woda, ogrzewanie) to łącznie 600 zł miesięcznie. Całkowite miesięczne koszty utrzymania mieszkania wynoszą więc 3600 zł.
Jako że pokój biurowy stanowi 1/3 powierzchni mieszkania, możesz proporcjonalnie zaliczyć 1/3 tych kosztów do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. Oznacza to, że 1200 zł miesięcznie (1/3 z 3600 zł) możesz uznać za koszty działalności gospodarczej i odliczyć je od przychodów, co obniża podstawę opodatkowania i zmniejsza należny podatek dochodowy.
Nieodpłatne użyczenie lokalu
Gdy członek najbliższej rodziny nieodpłatnie udostępnia ci lokal na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, nie pociąga to za sobą dodatkowych obowiązków podatkowych. W ustawie o podatku od spadków i darowizn do najbliższej rodziny zalicza się:
- małżonka, dzieci, rodziców, pasierbów, zięciów, synowe, rodzeństwo, ojczyma, macochę i teściów,
- dzieci rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, dzieci pasierbów, małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa, rodzeństwo małżonków oraz małżonków rodzeństwa małżonków.
Przeczytaj również:
Adres jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG - jeśli jednak lokal udostępnia osoba spoza tego kręgu, na przykład przyjaciółka, wówczas oszczędność z tytułu nie płacenia czynszu traktowana jest jak przychód z działalności gospodarczej. W takim przypadku musisz oszacować wartość rynkową czynszu, jakiego byś normalnie oczekiwał za wynajem takiego lokalu. Oszacowana kwota będzie traktowana jako Twój przychód i podlegać będzie opodatkowaniu. To oznacza, że musisz uwzględnić tę wartość w swoim rozliczeniu podatkowym jako przychód z działalności.
Brak stałego miejsca prowadzenia działalności
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, adresem dla celów podatkowych będzie adres zamieszkania. To właśnie tam będziesz zobowiązany złożyć zeznanie podatkowe PIT oraz uiszczać miesięczne zaliczki na podatek dochodowy. Urząd skarbowy właściwy dla miejsca twojego zamieszkania będzie odpowiedzialny za obsługę spraw podatkowych.
Dodatkowo, przy rejestracji firmy w CEIDG należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji firmowej. Może to być inny adres niż adres zamieszkania lub adres, gdzie faktycznie wykonujesz swoją działalność. Na przykład dokumenty mogą być przechowywane w oddziale biura rachunkowego lub innym bezpiecznym miejscu, które najlepiej odpowiada twoim potrzebom organizacyjnym.
Adres jednoosobowej działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG - podsumowanie
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, musisz zgłosić adres do doręczeń do CEIDG, czyli miejsce, gdzie będziesz otrzymywał korespondencję firmową. W przypadku prowadzenia działalności w konkretnym miejscu, należy to również zgłosić. Jeśli firma działa mobilnie lub nie masz stałego miejsca działalności, wystarczy wskazać adres do doręczeń. Dodatkowo, każdy przedsiębiorca musi mieć tytuł prawny do nieruchomości, którą zgłasza jako adres działalności, co może być potwierdzone różnymi dokumentami. Dla celów podatkowych przyjmuje się adres zamieszkania przedsiębiorcy. Ważne jest również odpowiednie wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji firmy, które może być inne niż miejsce jej prowadzenia.
