Księgowość restauracji - poczęstunek kontrahentów w hotelu a VAT

Księgowość restauracji nie sprowadza się wyłącznie do ewidencji sprzedaży z kasy fiskalnej, faktur zakupowych i rozliczania magazynu gastronomicznego. W praktyce często pojawiają się sytuacje, które nie są klasyczną sprzedażą, ale nadal dotyczą produktów spożywczych, kuchni, obsługi restauracyjnej i podatku VAT. Jednym z takich przypadków jest poczęstunek kontrahentów w hotelu, który prowadzi własną restaurację. W hotelach spotkania biznesowe odbywają się często na miejscu: w sali konferencyjnej, lobby, restauracji albo w wydzielonej części obiektu. Jeżeli przedstawiciele spółki spotykają się z kontrahentami, naturalne może być podanie kawy, wody, napojów, przekąsek, a czasem także dań przygotowanych przez hotelową restaurację. Z biznesowego punktu widzenia taki poczęstunek jest elementem spotkania. Z księgowego i podatkowego punktu widzenia pojawia się jednak pytanie, czy zużycie produktów z magazynu restauracji powoduje konieczność naliczenia VAT należnego.

Problem jest szczególnie widoczny tam, gdzie restauracja działa w ramach hotelu i prowadzi standardową sprzedaż gastronomiczną. Produkty spożywcze są kupowane do działalności opodatkowanej VAT, trafiają na magazyn, a podatek naliczony od ich zakupu jest odliczany. Następnie część tych produktów jest sprzedawana gościom restauracji, a część może być zużywana na potrzeby spotkań z kontrahentami. Wtedy księgowość restauracji powinna rozróżnić zwykłą sprzedaż, straty magazynowe, zużycie wewnętrzne oraz poczęstunek związany z działalnością gospodarczą.

W takim przypadku samo nieodpłatne podanie posiłku lub napoju kontrahentowi nie oznacza jeszcze automatycznie, że trzeba naliczyć VAT. Istotne jest to, czy mamy do czynienia z czynnością podlegającą opodatkowaniu, czy raczej ze zużyciem produktów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

VAT w restauracji a nieodpłatny poczęstunek kontrahentów

Księgowość restauracji - poczęstunek kontrahentów w hotelu a VAT - podstawą analizy jest art. 5 ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem opodatkowaniu podlegają między innymi odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju. Restauracja hotelowa w zwykłym modelu wykonuje właśnie takie czynności: sprzedaje posiłki, napoje i usługi gastronomiczne klientom, a w zamian otrzymuje wynagrodzenie.

Przy poczęstunku kontrahentów sytuacja jest inna. Kontrahent nie płaci za dania ani napoje podane podczas spotkania. Nie ma więc typowej odpłatnej sprzedaży restauracyjnej. Nie kończy to jednak analizy, ponieważ ustawa o VAT obejmuje także niektóre czynności nieodpłatne.

Zgodnie z art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Z kolei art. 8 ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że świadczeniem usług jest każde świadczenie, które nie stanowi dostawy towarów. W gastronomii granica między dostawą towarów a usługą bywa czasem mniej oczywista, ponieważ klient restauracji otrzymuje nie tylko gotowy produkt, ale także obsługę, przygotowanie posiłku, możliwość skorzystania z lokalu i całej infrastruktury gastronomicznej.

W omawianym wątku najważniejsze nie jest jednak to, czy poczęstunek potraktować bliżej jako towar, czy usługę. Najpierw trzeba ustalić, czy w ogóle dochodzi do czynności opodatkowanej VAT. Jeżeli produkty spożywcze są zużywane podczas spotkania biznesowego z kontrahentem, a samo spotkanie jest związane z działalnością hotelu lub restauracji, można argumentować, że nie jest to zużycie na cele prywatne ani osobiste.

Spotkanie z kontrahentem może dotyczyć współpracy handlowej, negocjacji umowy, obsługi dostawcy, rozmów z organizatorem wydarzenia, współpracy z biurem podróży, firmą eventową albo innym partnerem biznesowym. W takim ujęciu kawa, napoje lub posiłek podany podczas rozmów nie są samodzielnym prezentem oderwanym od działalności, lecz elementem organizacji spotkania gospodarczego.

Nieodpłatne przekazanie towarów w ustawie o VAT

Księgowość restauracji - poczęstunek kontrahentów w hotelu a VAT - w księgowości restauracji szczególne znaczenie ma art. 7 ust. 2 ustawy o VAT. Przepis ten przewiduje, że za dostawę towarów uznaje się także nieodpłatne przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika, jego pracowników, byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków organów osób prawnych i innych wskazanych osób, a także wszelkie inne darowizny. Warunkiem opodatkowania jest również to, że podatnikowi przysługiwało w całości albo w części prawo do odliczenia VAT przy nabyciu, imporcie lub wytworzeniu tych towarów albo ich części składowych.

Ten przepis często powoduje wątpliwości przy rozliczaniu gastronomii, ponieważ produkty spożywcze kupione do restauracji są zwykle nabywane z prawem do odliczenia VAT. Jeżeli później część z nich zostanie wydana bez zapłaty, może pojawić się obawa, że trzeba naliczyć VAT należny. Nie każde nieodpłatne zużycie towaru oznacza jednak opodatkowanie. Art. 7 ust. 2 ustawy o VAT koncentruje się między innymi na zużyciu na cele osobiste oraz darowiznach. W przypadku poczęstunku kontrahentów podczas spotkania biznesowego trudno automatycznie mówić o celu osobistym. Kontrahent uczestniczy w spotkaniu jako partner gospodarczy, a nie jako osoba prywatna, której spółka przekazuje posiłek bez związku z działalnością.

Dlatego w wielu przypadkach poczęstunek kontrahentów w hotelowej restauracji można traktować jako zużycie produktów na potrzeby działalności gospodarczej. Jeżeli celem spotkania są rozmowy biznesowe, utrzymywanie relacji handlowych albo obsługa współpracy, poczęstunek pełni funkcję pomocniczą wobec działalności opodatkowanej. Nie jest to klasyczna darowizna ani przekazanie na cele prywatne.

Takie podejście pojawiało się również w stanowiskach organów podatkowych. W interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 marca 2013 r., IPPP1/443-156/13-2/AW, zaakceptowano pogląd, że nieodpłatne udostępnienie i zużycie artykułów spożywczych, takich jak kawa, herbata, ciastka, soki, cukier czy mleko, przez pracowników w czasie narad, konferencji oraz spotkań z kontrahentami w biurze firmy nie ma charakteru zużycia na cele osobiste albo prywatne. W konsekwencji takie zużycie nie podlegało opodatkowaniu VAT.

W przypadku restauracji hotelowej zakres poczęstunku może być szerszy niż w biurze, ale sama zasada pozostaje podobna. Decydujące znaczenie ma związek z działalnością gospodarczą i brak prywatnego charakteru wydania.

Księgowość restauracji a magazyn gastronomiczny

W restauracji hotelowej poczęstunek kontrahentów powinien być dobrze uchwycony w ewidencji magazynowej. Nie chodzi wyłącznie o VAT, ale także o prawidłowe rozliczenie gastronomii. Produkty spożywcze trafiają na magazyn, później są wydawane do kuchni, a następnie powinny być przypisane do odpowiedniej kategorii: sprzedaży, strat technologicznych, ubytków, zużycia pracowniczego, poczęstunku kontrahentów albo innego zużycia wewnętrznego.

Jeżeli pracownik odpowiedzialny za magazyn sporządza miesięczny wykaz produktów zużytych na poczęstunki dla kontrahentów, jest to dobry kierunek. Taki dokument pomaga wykazać, że produkty nie zniknęły z magazynu bez wyjaśnienia i nie zostały przeznaczone na prywatną konsumpcję. W księgowości restauracji ważne jest, aby dało się odtworzyć, dlaczego dany produkt został pobrany z magazynu i jaki był cel jego zużycia.

Wykaz nie musi być przesadnie rozbudowany, ale powinien pozwalać na rozróżnienie poczęstunku biznesowego od innych kategorii zużycia. Przydatne może być wskazanie daty, rodzaju spotkania, ogólnego celu gospodarczego oraz wartości produktów pobranych z magazynu. Nie chodzi o tworzenie dokumentacji dla samej dokumentacji, lecz o zachowanie spójności między magazynem, księgowością i rozliczeniem VAT.

W hotelach prowadzących restaurację takie rozróżnienie bywa szczególnie ważne, ponieważ ta sama kuchnia może obsługiwać gości hotelowych, klientów zewnętrznych, wydarzenia, konferencje, pracowników i spotkania zarządu z kontrahentami. Z perspektywy VAT nie każda z tych sytuacji musi być oceniana tak samo.

Czy trzeba naliczać VAT należny od poczęstunku kontrahentów

Jeżeli poczęstunek jest związany ze spotkaniem biznesowym i służy działalności gospodarczej spółki, zasadniczo nie powinno się naliczać VAT należnego od zużytych produktów. Nie dochodzi bowiem do odpłatnej sprzedaży, a jednocześnie trudno mówić o nieodpłatnym przekazaniu na cele osobiste albo o darowiźnie w rozumieniu art. 7 ust. 2 ustawy o VAT.

W takim przypadku produkty spożywcze są zużywane w ramach działalności hotelu i restauracji. Ich wykorzystanie ma charakter pomocniczy wobec relacji gospodarczej. Podanie kawy, wody, obiadu albo drobnego poczęstunku kontrahentowi podczas spotkania nie jest tym samym co przekazanie produktów wspólnikowi, członkowi zarządu lub pracownikowi do prywatnego wykorzystania.

Warto jednak zachować rozsądną granicę. Jeżeli poczęstunek ma charakter typowo biznesowy i jest związany z konkretnymi spotkaniami, argumentacja o braku opodatkowania jest mocniejsza. Jeżeli natomiast wydania z restauracji byłyby częste, wysokowartościowe, słabo udokumentowane albo dotyczyły osób niezwiązanych z działalnością, ocena mogłaby być bardziej ryzykowna.

W księgowości restauracji liczy się nie tylko sam przepis, ale również sposób opisania zdarzenia. Jeżeli w dokumentach magazynowych pojawia się wyłącznie ogólna pozycja „zużycie wewnętrzne”, może być trudniej wykazać, że chodziło o spotkania z kontrahentami. Jeżeli natomiast dokumentacja wskazuje na poczęstunek biznesowy, ewidencja jest bardziej czytelna.

Czy podstawą opodatkowania byłaby cena produktów, koszt kucharza czy marża

Jeżeli przyjmuje się, że poczęstunek kontrahentów nie podlega VAT, nie ustala się podstawy opodatkowania. Nie ma więc potrzeby naliczania podatku od ceny nabycia produktów, kosztu pracy kucharza, kosztów przygotowania posiłku ani marży restauracyjnej.

Pytanie o podstawę opodatkowania staje się aktualne dopiero wtedy, gdy dana czynność zostanie uznana za opodatkowaną. W przypadku nieodpłatnej dostawy towarów art. 29a ust. 2 ustawy o VAT wskazuje, że podstawą opodatkowania jest cena nabycia towarów lub towarów podobnych, a gdy nie ma ceny nabycia, koszt wytworzenia, określone w momencie dostawy. Przy nieodpłatnym świadczeniu usług art. 29a ust. 5 ustawy o VAT odwołuje się do kosztu świadczenia tych usług poniesionego przez podatnika.

W gastronomii mogłoby to prowadzić do pytania, czy wydanie posiłku jest bardziej dostawą produktów, czy usługą restauracyjną. Nie powinno się jednak automatycznie przyjmować, że podstawą byłaby cena z menu powiększona o standardową marżę restauracji. Przepisy dotyczące nieodpłatnych czynności nie opierają się na typowej cenie sprzedaży brutto z karty dań, ale na cenie nabycia, koszcie wytworzenia albo koszcie świadczenia usługi. W analizowanym modelu ten problem ma jednak znaczenie wyłącznie pomocnicze. Skoro poczęstunek kontrahentów podczas spotkań biznesowych nie powinien być traktowany jako czynność opodatkowana VAT, nie ma podstaw do kalkulowania podatku należnego ani według wartości produktów, ani według kosztów kuchni, ani według marży restauracyjnej.

Odliczenie VAT od zakupów spożywczych w restauracji

Skoro produkty spożywcze są kupowane do działalności restauracyjnej prowadzonej przez hotel, co do zasady pozostają związane z działalnością opodatkowaną. Restauracja sprzedaje posiłki i napoje, hotel świadczy usługi opodatkowane, a zakupy żywności służą tej działalności. Dlatego odliczenie VAT od produktów przyjmowanych na magazyn gastronomiczny jest naturalnym elementem rozliczenia. Zużycie części produktów na poczęstunek kontrahentów nie musi automatycznie pozbawiać podatnika prawa do odliczenia. Jeżeli poczęstunek ma związek z działalnością gospodarczą, rozmowami handlowymi i obsługą relacji z kontrahentami, związek z działalnością opodatkowaną nadal może być zachowany.

Inaczej wyglądałyby przypadki, w których produkty byłyby wykorzystywane na cele prywatne, osobiste albo niezwiązane z działalnością. Wtedy ocena prawa do odliczenia i ewentualnego VAT należnego mogłaby być odmienna. Z tego powodu w księgowości restauracji warto rozdzielać poczęstunek kontrahentów od innych form zużycia wewnętrznego. Nie każdy lunch podany bez zapłaty powinien być traktowany tak samo. Spotkanie z potencjalnym organizatorem konferencji, biurem podróży albo dostawcą strategicznym ma inny charakter niż prywatna kolacja członka zarządu. Właśnie dlatego dokumentacja magazynowa i opis celu gospodarczego mają praktyczne znaczenie.

Księgowość restauracji - poczęstunek kontrahentów w hotelu a VAT - podsumowanie

W księgowości restauracji prowadzonej w ramach hotelu poczęstunek kontrahentów powinien być analizowany nie tylko jako wydanie produktów z magazynu, ale przede wszystkim jako element spotkania biznesowego. Jeżeli dania i napoje są podawane kontrahentom podczas rozmów związanych z działalnością gospodarczą spółki, co do zasady nie powinno się naliczać od nich VAT należnego.

Art. 7 ust. 2 ustawy o VAT obejmuje nieodpłatne przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste oraz darowizny, jeżeli przy nabyciu przysługiwało prawo do odliczenia. Poczęstunek kontrahentów podczas spotkania służbowego nie ma jednak zwykle charakteru prywatnego ani osobistego. Jest związany z działalnością hotelu lub restauracji i służy relacjom gospodarczym.

W konsekwencji nie ustala się podstawy opodatkowania dla VAT należnego. Nie ma więc potrzeby doliczania podatku ani od ceny nabycia produktów, ani od kosztu kucharza, ani od marży restauracyjnej. Pytanie o podstawę opodatkowania miałoby znaczenie dopiero wtedy, gdy konkretne wydanie zostałoby uznane za czynność podlegającą VAT.

Dla praktyki ważna pozostaje ewidencja. Miesięczny wykaz produktów zużytych na poczęstunki dla kontrahentów powinien jasno odróżniać takie zużycie od sprzedaży restauracyjnej, strat magazynowych, zużycia pracowniczego i innych wydań wewnętrznych. W restauracji hotelowej, gdzie obrót magazynowy jest zwykle większy i bardziej złożony, dobra dokumentacja pomaga zachować spójność między magazynem gastronomicznym, księgowością i rozliczeniem VAT.