Czy z KSeF można pobierać własne faktury sprzedaży?

Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur pojawia się wiele pytań dotyczących dostępu do dokumentów w systemie. Wątpliwości dotyczą szczególnie sytuacji, gdy podatnik korzysta z kilku systemów do wystawiania faktur sprzedaży. Pojawia się wtedy pytanie, czy z KSeF będzie możliwe pobieranie własnych faktur sprzedażowych, czy tylko faktur zakupowych.

Odpowiedź wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług regulujących funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur.

Dostęp do faktur w KSeF

Zgodnie z przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług faktura ustrukturyzowana jest wystawiana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur i otrzymuje numer identyfikujący nadany przez system. Wynika to z definicji faktury ustrukturyzowanej określonej w przepisach ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że faktura wystawiona w KSeF trafia bezpośrednio do systemu i jest w nim przechowywana.

System KSeF zapewnia jednocześnie dostęp do faktur ustrukturyzowanych. Wynika to z art. 106nd ust. 2 ustawy o VAT, zgodnie z którym Krajowy System e-Faktur jest systemem teleinformatycznym służącym między innymi do:

• wystawiania faktur ustrukturyzowanych,

• dostępu do faktur ustrukturyzowanych,

• otrzymywania faktur ustrukturyzowanych,

• przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Z przepisów tych wynika, że podatnik ma dostęp do wszystkich faktur związanych z jego działalnością, które zostały wystawione w systemie KSeF.

Czy można pobierać własne faktury sprzedaży

Czy z KSeF można pobierać własne faktury sprzedaży? - KSeF zapewnia dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych dotyczących danego podatnika. Obejmuje to zarówno faktury zakupowe, jak i faktury sprzedażowe.

Oznacza to, że podatnik będzie miał możliwość pobierania faktur:

• wystawionych przez siebie,

• otrzymanych od kontrahentów,

• wystawionych przez inne podmioty w jego imieniu.

W konsekwencji spółka korzystająca z kilku systemów do wystawiania faktur sprzedaży będzie mogła pobierać wszystkie wystawione faktury sprzedażowe bezpośrednio z KSeF.

Przechowywanie faktur w KSeF

Istotnym elementem systemu KSeF jest również przechowywanie faktur. Zgodnie z art. 112aa ust. 1 ustawy o VAT faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Po upływie tego okresu podatnik ma obowiązek przechowywać faktury poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dzięki temu podatnik może korzystać z KSeF również jako centralnego repozytorium faktur sprzedażowych i zakupowych.

Wyjątki – samofakturowanie i faktury wystawiane przez inne podmioty

Warto zwrócić uwagę, że nie każda faktura sprzedażowa będzie wystawiona bezpośrednio przez podatnika. W niektórych przypadkach faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty.

Dotyczy to w szczególności:

• samofakturowania,

• faktur wystawianych przez organy egzekucyjne,

• faktur wystawianych przez podmioty trzecie działające w imieniu sprzedawcy.

W takich sytuacjach podatnik nadal będzie miał dostęp do tych faktur w systemie KSeF, mimo że nie wystawił ich bezpośrednio.

Czy z KSeF można pobierać własne faktury sprzedaży? – podsumowanie

Krajowy System e-Faktur zapewnia podatnikom dostęp do wszystkich faktur ustrukturyzowanych związanych z ich działalnością. Obejmuje to zarówno faktury zakupowe, jak i faktury sprzedażowe.

W konsekwencji podatnik korzystający z kilku systemów do wystawiania faktur sprzedaży będzie mógł pobierać własne faktury sprzedażowe bezpośrednio z KSeF. System ten będzie pełnił funkcję centralnego miejsca przechowywania wszystkich faktur ustrukturyzowanych.