Czy po wprowadzeniu KSeF nadal można wysyłać faktury PDF?

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur powoduje wiele pytań dotyczących sposobu przekazywania faktur kontrahentom. Wątpliwości dotyczą zwłaszcza sytuacji, gdy spółka oprócz faktur przekazuje również dodatkowe pliki umożliwiające automatyczne importowanie dokumentów do systemów księgowych kontrahentów. Pojawia się pytanie, czy po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF pliki te będą musiały zawierać numer referencyjny nadany przez KSeF oraz datę przesłania faktury do systemu.

Obowiązkowy KSeF od 2026 roku

Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług faktury ustrukturyzowane wystawia się przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur. Przepis ten wprowadza obowiązek korzystania z KSeF przez podatników VAT.

Obowiązek ten będzie wprowadzany etapowo. Przepisy wprowadzające obowiązkowy KSeF weszły w życie 1 lutego 2026 r., natomiast faktyczny obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie większość podatników od 1 kwietnia 2026 r., a pozostałych od 1 stycznia 2027 r.

Po objęciu podatników obowiązkowym KSeF faktury będą wystawiane wyłącznie w formie faktur ustrukturyzowanych, które będą przesyłane do systemu i otrzymywały numer identyfikacyjny nadany przez KSeF.

Udostępnianie faktur poza KSeF

Czy po wprowadzeniu KSeF nadal można wysyłać faktury PDF? - zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług w określonych sytuacjach faktury ustrukturyzowane będą musiały być udostępniane nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Może to nastąpić między innymi w formie elektronicznej lub papierowej.

Przepisy nie wprowadzają jednak obowiązku przekazywania faktury poza systemem KSeF w każdym przypadku. Oznacza to, że zasadą będzie dostęp do faktury poprzez system KSeF.

Jednocześnie przepisy nie wyłączają możliwości dobrowolnego udostępniania faktur poza KSeF. Podatnicy nadal będą mogli przekazywać kontrahentom faktury w formacie PDF lub w innych formatach, które umożliwiają automatyczne księgowanie dokumentów.

Czy pliki muszą zawierać numer referencyjny KSeF

Przepisy nie określają obowiązkowej treści faktur udostępnianych dobrowolnie poza systemem KSeF. Nie wprowadzono regulacji, które nakazywałyby wskazywanie numeru referencyjnego nadanego przez KSeF lub daty przesłania faktury do systemu.

Oznacza to, że pliki przekazywane kontrahentom, w tym pliki umożliwiające automatyczny import faktur do systemów księgowych, nie będą musiały zawierać takich informacji.

Najważniejsze znaczenie będzie miała faktura ustrukturyzowana znajdująca się w systemie KSeF. To ona będzie uznawana za właściwą fakturę w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług.

Czy nadal można wysyłać faktury PDF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie oznacza zakazu przesyłania faktur w formacie PDF. Podatnicy nadal będą mogli przekazywać kontrahentom faktury w tej formie, jeżeli uznają to za potrzebne.

W takiej sytuacji przesyłany dokument będzie miał charakter informacyjny. Fakturą właściwą pozostanie faktura ustrukturyzowana znajdująca się w systemie KSeF.

Nie będzie również obowiązku umieszczania na takim dokumencie numeru referencyjnego nadanego przez KSeF ani daty nadania faktury do systemu.

Czy po wprowadzeniu KSeF nadal można wysyłać faktury PDF? – podsumowanie

Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF podatnicy nadal będą mogli przekazywać kontrahentom faktury w formacie PDF oraz w plikach umożliwiających automatyczne importowanie do systemów księgowych. Przepisy nie wprowadzają obowiązku umieszczania w takich plikach numeru referencyjnego nadanego przez KSeF ani daty przesłania faktury do systemu.

Najważniejszym dokumentem pozostanie faktura ustrukturyzowana znajdująca się w systemie KSeF, natomiast pliki przekazywane kontrahentom będą miały charakter pomocniczy.