Czy prowadząc księgi rachunkowe mam obowiązek posiadania oryginałów oraz numerowania tych dokumentów nadając im numer pochodzący z zapisów księgi? Czy istnieje obowiązek drukowania przesyłanych dokumentów aby nadać im właściwy numer zapisu w księgach? W systemie księgowym każdy zapis jest nierozerwalnie połączony z wizualizacją dokumentu którego dotyczy. Dodatkowo każdy dokument jest przechowywany w uporządkowanych folderach umożliwiających szybkie odnalezienie dokumentu.
Sposób dokumentowania operacji gospodarczych
Skany dokumentów a księgi rachunkowe dokumentowanie operacji gospodarczych oraz warunki formalne jakie powinny spełniać dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych regulują art. 20 oraz art. 21 ustawy o rachunkowości. Stosownie do art. 20 ust. 5 wskazanego aktu normatywnego za równoważne z dowodami źródłowymi uznaje się także zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji już zawartych w księgach. Muszą one jednak spełniać określone warunki:
podczas ich rejestrowania uzyskują trwale czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
można stwierdzić źródło ich pochodzenia i ustalić osobę odpowiedzialną za zawarte w nich dane;
stosowana procedura umożliwia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione przed zniszczeniem i zmianą przez wymagany okres przechowywania tego rodzaju dokumentów.
Przeczytaj również:
Spełnienie wymogów ustawy o rachunkowości - skany dokumentów a księgi rachunkowe
Przedstawione wymagania mogą zostać spełnione z wykorzystaniem automatycznej rejestracji danych, z zastosowaniem cyfr i sum kontrolnych, kluczy identyfikacyjnych, a także przez kopiowanie nośników i zastosowanie podpisu elektronicznego. Przywołane wyżej przepisy pokazują, że zeskanowanie czy zrobienie fotokopii księgowego dokumentu papierowego jest jak najbardziej akceptowalne przez urząd skarbowy. Nie ma więc żadnej konieczności, by do biura rachunkowego przekazywać papierowe wersje dokumentów - wystarczające są skany lub zdjęcia.
Nota prawna:
NEX nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej
