Roczna składka zdrowotna – zasady wyliczania i rozliczania

Roczna składka zdrowotna to temat, który od kilku lat budzi realne emocje wśród przedsiębiorców. Nie dlatego, że przepisy są nowe – ale dlatego, że mechanizm jej rozliczania jest inny niż przy podatku dochodowym, a różnice wychodzą dopiero po zakończeniu roku. Dla wielu osób moment rocznego rozliczenia oznacza zaskakującą dopłatę do ZUS albo nadpłatę, której zwrot wymaga dodatkowych formalności.

W przeciwieństwie do składek społecznych, składka zdrowotna u większości przedsiębiorców nie ma stałej wysokości. Zależy albo od dochodu, albo od przychodu, a w trakcie roku obliczana jest „tymczasowo”, na podstawie danych miesięcznych. Dopiero po zamknięciu roku następuje weryfikacja: ile składki powinno być zapłacone łącznie, a ile faktycznie wpłacono. Różnica jest rozliczana w deklaracji rocznej.

Kogo dotyczy roczne rozliczenie składki zdrowotnej

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy tych przedsiębiorców, u których wysokość składki zależy od wyniku finansowego, a nie jest stała przez cały rok. W praktyce są to osoby, które wybrały:

• skalę podatkową,

• podatek liniowy,

• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Nie dotyczy ono podmiotów, u których składka zdrowotna ma charakter „oderwany” od przychodu lub dochodu, takich jak karta podatkowa (w historycznym ujęciu), a także określonych struktur kapitałowych, np. wspólników jednoosobowych spółek z o.o. czy spółek komandytowych – tam tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego wynika z innych przepisów.

Co istotne, roczne rozliczenie składki zdrowotnej dotyczy także osób, które w trakcie roku zawiesiły lub zlikwidowały działalność. Zamknięcie firmy nie zwalnia z obowiązku rozliczenia składki za okres, w którym działalność była prowadzona.

Kiedy i w jakim dokumencie rozlicza się roczną składkę zdrowotną

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej wykazuje się w deklaracji ZUS DRA składanej za miesiąc, w którym upływa termin złożenia zeznania rocznego PIT. Ponieważ termin składania PIT rocznego jest obecnie jednolity (do 30 kwietnia), oznacza to, że:

• roczne rozliczenie składki zdrowotnej wykazuje się w ZUS DRA za kwiecień,

• deklarację oraz ewentualną dopłatę należy złożyć i opłacić do 20 maja.

Jeżeli z rozliczenia wynika nadpłata, to nie jest ona zwracana automatycznie. Wymaga złożenia wniosku – o czym szerzej w dalszej części.

Dochód i przychód do składki zdrowotnej a PIT – dlaczego to nie to samo

Jednym z głównych źródeł nieporozumień jest przekonanie, że dochód do składki zdrowotnej to dokładnie ten sam dochód, który wykazujemy w PIT. W praktyce bardzo często nie jest to ta sama wartość.

Przy skali podatkowej i podatku liniowym podstawą składki zdrowotnej jest dochód rozumiany jako:

• przychody z działalności gospodarczej,

• pomniejszone o koszty uzyskania przychodów,

• pomniejszone o zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne – o ile nie zostały ujęte w kosztach,

• skorygowane o różnicę remanentową,

• z wyłączeniem miesięcy, w których działalność była zawieszona.

To oznacza, że np. sposób ujmowania składek społecznych (w kosztach albo „poza kosztami”) może powodować różnice pomiędzy dochodem do PIT a dochodem do zdrowotnej.

Roczna składka zdrowotna na skali podatkowej i podatku liniowym

Przy opodatkowaniu:

• skalą podatkową roczna składka zdrowotna wynosi 9% dochodu,

• podatkiem liniowym roczna składka zdrowotna wynosi 4,9% dochodu.

Dochód ten ustala się za cały rok, a następnie porównuje z sumą składek zapłaconych miesięcznie.

Minimalna roczna podstawa składki zdrowotnej

Przepisy wprowadzają mechanizm minimalnej podstawy. Jeżeli roczny dochód (lub dochód proporcjonalny do liczby miesięcy aktywnej działalności) jest zbyt niski, składkę i tak trzeba zapłacić od minimalnej podstawy, powiązanej z minimalnym wynagrodzeniem.

Minimalna podstawa jest ustalana jako iloczyn:

• miesięcznej minimalnej podstawy,

• liczby miesięcy, w których działalność była aktywna.

Jeżeli działalność była prowadzona tylko przez część roku, minimum liczy się proporcjonalnie, a nie za pełne 12 miesięcy.

Przykład – minimalna składka mimo niskiego dochodu

Przedsiębiorca rozliczający się podatkiem liniowym prowadził działalność przez cały rok, ale jego dochód wyniósł 50 000 zł. Po przemnożeniu przez 4,9% składka „z dochodu” wynosi 2 450 zł. Jeżeli jednak minimalna roczna składka, wynikająca z minimalnej podstawy, jest wyższa – przedsiębiorca musi zapłacić właśnie tę minimalną kwotę. W praktyce oznacza to, że niskie dochody nie zawsze oznaczają niską składkę zdrowotną.

Rola remanentu w rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, to przy ustalaniu dochodu do składki zdrowotnej uwzględnia się różnicę remanentową. Oznacza to, że:

• dodatnia różnica remanentowa zwiększa dochód,

• ujemna różnica remanentowa zmniejsza dochód.

W aktualnym stanie prawnym różnice remanentowe – zarówno dodatnie, jak i ujemne – są brane pod uwagę przy rocznym rozliczeniu składki zdrowotnej. Remanent przestał być wyłącznie „podatkowy” i realnie wpływa na ZUS.

Przykład – wyliczenie miesięcznej składki zdrowotnej przy podatku liniowym

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą opodatkowaną podatkiem liniowym (19%) i rozlicza składkę zdrowotną na zasadach ogólnych, tj. od dochodu. Składki społeczne nie są odliczane od dochodu, ponieważ zostały już ujęte w kosztach podatkowych lub nie wystąpiły.

Dane do wyliczenia składki zdrowotnej za dany miesiąc:

• przychód narastająco od początku roku: 519 854,64 zł,

• koszty uzyskania przychodu narastająco: 330 861,51 zł,

• różnica remanentowa: 0,00 zł,

• składki społeczne do odliczenia: 0,00 zł,

• suma dochodów wykazanych w poprzednich miesiącach: 107 495,24 zł.

Krok 1 – ustalenie dochodu narastająco

Dochód narastająco od początku roku ustala się jako różnicę pomiędzy przychodami a kosztami, z uwzględnieniem różnicy remanentowej:

519 854,64 zł – 330 861,51 zł – 0,00 zł = 188 993,13 zł

Dochód narastająco od początku roku wynosi 188 993,13 zł.

Krok 2 – ustalenie podstawy do wyliczenia składki zdrowotnej za miesiąc

Podstawą wyliczenia składki zdrowotnej za dany miesiąc jest dochód osiągnięty w tym konkretnym miesiącu, a nie dochód narastająco. W tym celu od dochodu narastająco odejmuje się dochody wykazane za poprzednie miesiące oraz składki społeczne (jeżeli podlegają odliczeniu):

188 993,13 zł – 107 495,24 zł – 0,00 zł = 81 497,89 zł

Podstawa wyliczenia składki zdrowotnej za miesiąc wynosi 81 497,89 zł.

Krok 3 – obliczenie składki zdrowotnej

Przy podatku liniowym składka zdrowotna wynosi 4,9% podstawy:

81 497,89 zł × 4,9% = 3 993,40 zł

Składka zdrowotna do zapłaty

Wysokość składki zdrowotnej należnej za dany miesiąc wynosi:

3 993,40 zł

Kwota ta podlega wykazaniu w deklaracji ZUS DRA za dany miesiąc i powinna zostać opłacona w ustawowym terminie.

Roczna składka zdrowotna przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych

Zależność od przychodu, a nie od dochodu

Przy ryczałcie składka zdrowotna nie jest powiązana z kosztami ani z dochodem. Decyduje roczny przychód, a ustawodawca wprowadził kilka progów przychodowych, od których zależy wysokość składki.

W trakcie roku przedsiębiorca może:

• rozliczać składkę na podstawie przychodu z poprzedniego roku, albo

• liczyć ją narastająco od bieżącego przychodu.

Każda z metod ma swoje konsekwencje przy rozliczeniu rocznym.

Typowa pułapka ryczałtu – dopłata po przekroczeniu progów

Roczna składka zdrowotna – zasady wyliczania i rozliczania - bardzo częsta sytuacja wygląda następująco: przedsiębiorca przez większą część roku płacił składkę według niższego progu, a dopiero pod koniec roku przekroczył wyższy limit przychodów. Miesięczne składki były więc niższe niż „powinny być” w ujęciu rocznym. Efekt pojawia się w rocznym rozliczeniu – dopłata, często znacząca.

Zwolnienia z opłacania składki zdrowotnej a rozliczenie roczne

Niektóre grupy przedsiębiorców korzystają ze zwolnienia z opłacania składki zdrowotnej w określonych miesiącach. Dotyczy to m.in.:

• określonych emerytów i rencistów,

• osób z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności,

• osób pobierających zasiłek macierzyński w określonej wysokości,

• wybranych przypadków łączenia działalności z etatem.

Miesiące, w których przedsiębiorca korzystał ze zwolnienia, nie są uwzględniane w rocznej podstawie składki zdrowotnej. To bardzo istotne przy liczeniu minimalnej podstawy – nie liczy się „całego roku”, tylko realne miesiące podlegania ubezpieczeniu.

Kilka działalności gospodarczych a roczna składka zdrowotna

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi więcej niż jedną działalność, sposób rozliczenia rocznej składki zależy od tego, czy formy opodatkowania są takie same.

• Jeżeli wszystkie działalności są opodatkowane w ten sam sposób – przychody i koszty sumuje się, a składkę liczy łącznie.

• Jeżeli działalności są opodatkowane różnie – roczną składkę zdrowotną ustala się osobno dla każdej formy opodatkowania.

To oznacza, że jeden przedsiębiorca może mieć w jednym roku kilka „rocznych składek zdrowotnych”, liczonych według różnych zasad.

Likwidacja lub zawieszenie działalności a roczne rozliczenie składki

Zawieszenie lub likwidacja działalności nie zwalnia z obowiązku rocznego rozliczenia składki zdrowotnej. Jeżeli działalność była prowadzona choćby przez część roku, przedsiębiorca musi:

• złożyć deklarację ZUS DRA za kwiecień kolejnego roku,

• wykazać w niej roczną składkę zdrowotną za okres aktywnej działalności.

W praktyce w takiej deklaracji często wypełnia się wyłącznie część dotyczącą rocznego rozliczenia, bez bieżących podstaw.

Dopłata i nadpłata składki zdrowotnej – co dalej po rozliczeniu

Niedopłata

Jeżeli z rocznego rozliczenia wynika niedopłata, należy ją uregulować do 20 maja razem z deklaracją za kwiecień. Brak dopłaty skutkuje zaległością wobec ZUS.

Nadpłata i zwrot

Jeżeli powstanie nadpłata, przedsiębiorca może wystąpić o jej zwrot. Wniosek:

• składa się wyłącznie elektronicznie przez PUE ZUS,

• musi być złożony w określonym terminie,

• nie zostanie zrealizowany, jeżeli na koncie płatnika są zaległości – wtedy nadpłata zostanie zaliczona na ich poczet.

Brak wniosku oznacza, że nadpłata zostanie „na koncie” i pomniejszy przyszłe składki.

Roczna składka zdrowotna – zasady wyliczania i rozliczania – podsumowanie

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej jest dziś nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej przy większości form opodatkowania. Składka zdrowotna przestała być prostą, przewidywalną daniną – stała się świadczeniem ściśle powiązanym z wynikiem finansowym, remanentem, progami przychodów oraz statusem przedsiębiorcy w danym roku. Zrozumienie zasad jej rocznego wyliczania pozwala uniknąć zaskoczeń, zaplanować płynność finansową i świadomie podejść do zamknięcia roku – nie tylko podatkowego, ale również składkowego.