Właściciele nieruchomości wynajmowanych w ramach działalności gospodarczej często przekazują na najemców koszty zużycia mediów, takich jak energia czy woda. Czy istnieje możliwość refakturowania mediów na najemców?
Media jako kompleksowa usługa
![Refaktura mediów](https://static.wixstatic.com/media/2653e2_17edf837c4e945c1bd900bb95ff9b497~mv2.png/v1/fill/w_49,h_49,al_c,q_85,usm_0.66_1.00_0.01,blur_2,enc_auto/2653e2_17edf837c4e945c1bd900bb95ff9b497~mv2.png)
Istotne jest rozróżnienie, czy media są częścią kompleksowej usługi najmu, czy też są rozliczane osobno. W praktyce, jeśli najemca ma wpływ na wielkość zużycia mediów, np. poprzez indywidualne liczniki, wówczas media i najem są traktowane jako oddzielne usługi. W takiej sytuacji koszty mediów są rozliczane odrębnie. Jednakże, gdy nie ma ekonomicznego uzasadnienia dla oddzielnego rozliczania mediów, na przykład w przypadku krótkoterminowego najmu wakacyjnego, uznaje się, że media są integralną częścią usługi najmu. W takiej sytuacji koszty mediów są wliczone do ogólnych kosztów najmu i opodatkowane zgodnie z zasadami dla tej usługi. To samo dotyczy innych kosztów związanych z nieruchomością, takich jak podatek od nieruchomości czy koszty utrzymania części wspólnych, które również są obciążane najemcy jako część usługi najmu.
Przykład
Firma A wynajmuje jedno z biur w biurowcu. Przez miesiąc zużyła 500 kWh energii elektrycznej, a cena za kWh wynosi 0,50 zł. Koszt zużycia energii przez firmę A wynosi zatem 250 zł (500 kWh × 0,50 zł/kWh). Wynajmujący wystawia firmie A fakturę za najem za dany miesiąc, na której osobno wyszczególnione są koszty najmu powierzchni biurowej oraz koszty zużycia energii elektrycznej.
W takiej sytuacji rozliczenie mediów jest traktowane jako usługa odrębna od najmu, ponieważ najemca ma bezpośredni wpływ na wielkość ich zużycia i jest to wyraźnie dokumentowane przez liczniki. Wynajmujący ma obowiązek prowadzenia dokładnej ewidencji tych kosztów, aby prawidłowo rozliczyć się z podatku.
Czym jest refakturowanie mediów?
Refaktura mediów- w kontekście ustawy o VAT odnosi się do praktyki przerzucania kosztów na najemcę, który faktycznie korzysta z danego świadczenia, bez doliczania marży. Choć ustawa o VAT nie używa terminu refakturowania, jest to powszechnie akceptowane w praktyce biznesowej. Proces ten opiera się na artykule 8 ust. 2a, który określa, że jeśli podatnik działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej i bierze udział w świadczeniu usług, uznaje się, że otrzymał i wyświadczył te usługi sam.
Przykład
Najemca wynajmuje lokal komercyjny firmie B. Lokal ten korzysta z energii elektrycznej, którego dostawca wystawia faktury bezpośrednio na wynajmującego. Wynajmujący płaci faktury, a następnie refakturuje te koszty firmie B, przekazując je dokładnie w wysokości, jaką sam zapłacił, bez dodawania marży. W takiej sytuacji wynajmujący musi przestrzegać przepisy ustawy o VAT, stosując stawkę VAT odpowiednią do tej, która występuje na fakturze od dostawcy energii - działanie jest legalne i zgodne z ustawą o VAT, o ile wynajmujący dokładnie odzwierciedla koszty na fakturze refakturowanej, bez doliczania dodatkowych opłat.
Refakturowanie mediów w kontekście ustawy o VAT obejmuje stosowanie zasad, które są zbliżone do tych stosowanych przez dostawców mediów. Zgodnie z artykułem 19a ust. 5 pkt 4 oraz ust. 7 ustawy o VAT, obowiązek podatkowy w przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej, gazu przewodowego czy dostarczania wody powstaje z chwilą wystawienia faktury przez dostawcę, ale nie później niż z upływem terminu płatności określonego w umowie.
Zasady refakturowania mediów
W przypadku refakturowania, wynajmujący, który przekazuje te koszty najemcy, powinien stosować te same zasady. Oznacza to, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie wystawienia faktury za refakturowane media, ale nie później niż z upływem terminu płatności ustalonego między wynajmującym a najemcą. Wynajmujący ma obowiązek wystawić fakturę za refakturowane media, zwracając uwagę, aby robić to w odpowiednim terminie.
Przeczytaj również:
Jest to szczególnie ważne, ponieważ nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować naruszeniami przepisów podatkowych, w tym nieprawidłowościami w rozliczeniach VAT. W praktyce, wynajmujący powinien dokładnie śledzić terminy wystawienia faktur oraz terminy płatności, aby zapewnić zgodność z przepisami i uniknąć potencjalnych problemów podatkowych.
Najem osobom fizycznym
W przypadku najmu osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, faktura nie musi być wystawiona, co stanowi wyjątek od standardowych zasad. Jednak w każdym przypadku rozliczeń z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą wymagane jest odpowiednie dokumentowanie transakcji w formie faktur VAT.
Najem a zwolnienie z kasy fiskalnej
W przypadku czynności dokonywanych na rzecz osób prywatnych, istnieje ogólny obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących. Jednakże, rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. wprowadza pewne zwolnienia z tego obowiązku, co ma znaczenie w kontekście refakturowania mediów.
Zakres zwolnienia:
Dostawa towarów oraz świadczenie usług związanych z energią elektryczną, paliwami gazowymi, parą wodną, gorącą wodą i powietrzem do układów klimatyzacyjnych (PKWiU 35).
Usługi związane z uzdatnianiem i dostarczeniem wody (PKWiU 36)
Usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków (PKWiU 37)-
Zwolnienie ma na celu uproszczenie procesów księgowych dla określonych rodzajów transakcji, które mogą być trudne do ewidencjonowania w kasie na bieżąco, szczególnie w przypadkach, gdy usługi te są rozliczane na podstawie faktur otrzymanych od dostawców. W kontekście refakturowania, gdy wynajmujący przerzuca na najemcę koszty mediów (takie jak energia elektryczna czy woda) bez doliczania marży, może korzystać z tych samych zwolnień. Oznacza to, że nawet jeśli wynajmujący refakturowałby koszty mediów osobie prywatnej, nie musiałby ewidencjonować tej transakcji w kasie rejestrującej, pod warunkiem że dotyczy to usług wymienionych w załączniku do rozporządzenia.
Refaktura mediów - podsumowanie
Refakturowanie mediów to praktyka "przerzucania" kosztów zużytych mediów (takich jak energia, woda) na najemcę, który faktycznie z nich korzysta, bez doliczania marży. Chociaż ustawa o VAT nie używa terminu "refakturowanie", jest to powszechnie akceptowana praktyka w biznesie. W kontekście VAT, obowiązek podatkowy z tytułu dostaw mediów powstaje z chwilą wystawienia faktury, ale nie później niż z upływem terminu płatności, co oznacza, że faktura za refakturowane media powinna być wystawiona zgodnie z terminem płatności umowy.