Czy brak faktur powoduje przychód w estońskim CIT?

Brak faktury nie oznacza automatycznie, że spółka na estońskim CIT musi zapłacić podatek od ukryt

ych zysków albo od wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Samo zagubienie dokumentu zakupu nie przesądza jeszcze, że wydatek był prywatny, fikcyjny albo służył wypłacie zysku do wspólnika. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy spółka nie potrafi wykazać, po co poniosła dany wydatek, kto z niego korzystał i jaki miał on związek z działalnością.

Estoński CIT a zagubione faktury za restauracje, hotele i wyjazdy

W spółkach opodatkowanych ryczałtem od dochodów spółek, czyli estońskim CIT, szczególną uwagę trzeba zwracać na wydatki, które mogą wyglądać jak świadczenia na rzecz wspólników, zarządu albo osób powiązanych. Dotyczy to zwłaszcza płatności kartą za restauracje, hotele, wyjazdy, spotkania integracyjne, spotkania z kontrahentami czy koszty reprezentacyjne. Nie oznacza to jednak, że każda płatność z restauracji automatycznie jest ukrytym zyskiem. Nie oznacza też, że każdy brak faktury powoduje powstanie podatku. Trzeba rozróżnić dwie kwestie: brak dokumentu księgowego oraz rzeczywisty charakter wydatku.

Podstawą analizy jest art. 28m ust. 1 ustawy o CIT. Przepis ten wskazuje, jakie kategorie dochodów podlegają opodatkowaniu w estońskim CIT. W art. 28m ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT wymieniono dochód z tytułu ukrytych zysków, a w art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT dochód z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Ministerstwo Finansów na stronie podatki.gov.pl również wskazuje, że w estońskim CIT opodatkowaniu mogą podlegać m.in. ukryte zyski oraz wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą.

Ważne jest jednak to, że przepisy nie mówią: „brak faktury = ukryty zysk”. Ustawa o CIT nie tworzy takiego automatyzmu. Jeżeli spółka zapłaciła za hotel podczas wyjazdu służbowego, za kolację z kontrahentem albo za spotkanie zespołu, to trzeba zbadać, czy był to wydatek firmowy. Jeżeli tak, sam brak faktury nie powinien przesądzać o opodatkowaniu estońskim CIT.

Kiedy wydatek może być ukrytym zyskiem?

Definicję ukrytych zysków zawiera art. 28m ust. 3 ustawy o CIT. Zgodnie z tym przepisem przez ukryte zyski rozumie się świadczenia pieniężne, niepieniężne, odpłatne, nieodpłatne albo częściowo odpłatne, wykonane w związku z prawem do udziału w zysku, inne niż podzielony zysk, których beneficjentem bezpośrednio albo pośrednio jest udziałowiec, akcjonariusz, wspólnik albo podmiot powiązany.

To oznacza, że dla ukrytego zysku najważniejsze jest nie to, czy faktura się odnalazła, ale kto faktycznie skorzystał z wydatku i dlaczego spółka go poniosła. Jeżeli spółka płaci kartą za prywatny weekend wspólnika w hotelu, prywatną kolację rodziny wspólnika albo wyjazd niezwiązany z działalnością, to taki wydatek może być potraktowany jako forma wypłaty korzyści ze spółki. W art. 28m ust. 3 ustawy o CIT ustawodawca wskazuje przykładowy katalog ukrytych zysków. Katalog jest otwarty, więc organy podatkowe mogą badać również inne świadczenia, jeżeli spełniają ogólną definicję. Sens tej regulacji jest taki, aby zysk nie był wyprowadzany ze spółki pod pozorem innych świadczeń.

Dla restauracji, hoteli i wyjazdów trzeba więc odtworzyć okoliczności. Inaczej będzie oceniana kolacja z kontrahentem po negocjacjach handlowych, a inaczej kolacja wspólnika z rodziną. Inaczej będzie oceniany nocleg pracownika lub członka zarządu podczas spotkania biznesowego, a inaczej prywatny pobyt bez związku ze spółką.

Czy brak faktur powoduje przychód w estońskim CIT? - czy brak faktur powoduje przychód w estońskim CIT? - dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie opisu wewnętrznego, nawet jeśli faktura została zgubiona. W takim opisie powinny znaleźć się: data wydatku, miejsce, uczestnicy, cel spotkania, związek z działalnością, projekt albo kontrahent, którego dotyczyło spotkanie. Do tego można dołączyć potwierdzenie płatności kartą, wyciąg bankowy, korespondencję mailową, zaproszenie na spotkanie, notatkę służbową, potwierdzenie rezerwacji albo agendę wyjazdu.

Wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą a brak dokumentu

Drugą kategorią jest dochód z wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Wynika on z art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT. Ustawa o CIT nie zawiera pełnej definicji takich wydatków, dlatego przy ich ocenie trzeba badać związek z działalnością gospodarczą spółki.

W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 16 lutego 2024 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.680.2023.2.MK, organ wskazał, że za wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą można uznać m.in. takie wydatki i koszty, które nie są ponoszone w celu zarobkowym, a sposób kwalifikacji zależy od konkretnego stanu faktycznego. Organ dopuścił też pomocnicze odwoływanie się do zasad oceny kosztów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Art. 15 ust. 1 ustawy o CIT mówi o kosztach poniesionych w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Przy estońskim CIT nie chodzi o klasyczne rozliczanie kosztów podatkowych, ale ta logika może pomóc przy ocenie, czy wydatek był gospodarczo uzasadniony.

Nie każdy wydatek, który przy klasycznym CIT byłby wyłączony z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, automatycznie staje się wydatkiem niezwiązanym z działalnością w estońskim CIT. Trzeba uważać na zbyt mechaniczne podejście. Inaczej ocenia się brak formalnego dokumentu, a inaczej brak jakiegokolwiek związku z działalnością.

Jeżeli spółka może wykazać, że płatność z wyciągu bankowego dotyczyła spotkania z kontrahentem, wyjazdu na negocjacje, delegacji, wydarzenia branżowego albo integracji pracowników, to sam brak faktury nie powinien od razu powodować opodatkowania ryczałtem. Jeżeli jednak spółka nie wie, czego dotyczyła płatność, kto korzystał z usługi i nie ma żadnych dowodów pomocniczych, ryzyko podatkowe rośnie.

Czy wspólnik lub członek zarządu powinien zwrócić środki?

Zwrot środków zależy od tego, czy wydatek był firmowy, czy prywatny. Jeżeli był firmowy, a faktura tylko się zagubiła, nie ma automatycznej potrzeby zwrotu pieniędzy przez wspólnika lub członka zarządu. Spółka powinna natomiast zadbać o zastępcze udokumentowanie wydatku.

Jeżeli jednak wydatek został poniesiony w interesie wspólnika, członka zarządu albo osoby powiązanej, zwrot powinien nastąpić jak najszybciej. Taki zwrot może ograniczyć ryzyko uznania, że spółka faktycznie sfinansowała prywatne świadczenie. Nie zawsze jednak sam późniejszy zwrot całkowicie usuwa ryzyko podatkowe, szczególnie gdy z okoliczności wynika, że spółka przez pewien czas finansowała prywatne wydatki wspólnika.

Trzeba też pamiętać o skutkach po stronie wspólnika. Jeżeli spółka sfinansowała prywatny wydatek wspólnika i nie nastąpił zwrot, może pojawić się nie tylko dochód do opodatkowania po stronie spółki na estońskim CIT, ale również przychód po stronie osoby, która otrzymała świadczenie. Szczególne znaczenie ma tutaj art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym przychodami są m.in. otrzymane pieniądze, wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Dlatego przy takich płatnościach nie warto zostawiać sprawy bez opisu. Jeżeli płatność jest firmowa, trzeba ją opisać. Jeżeli prywatna, najlepiej doprowadzić do szybkiego zwrotu. Jeżeli charakter wydatku jest mieszany, trzeba rozważyć podział albo opodatkowanie odpowiedniej części.

Jak udokumentować wydatek bez faktury?

Jeżeli faktura zaginęła, najpierw warto spróbować uzyskać jej duplikat. Wynika to z art. 106l ustawy o VAT, który przewiduje możliwość ponownego wystawienia faktury w przypadku jej zniszczenia albo zaginięcia. Duplikat faktury będzie najlepszym rozwiązaniem, bo przywraca standardowy dokument księgowy. Jeżeli duplikatu nie da się uzyskać, spółka powinna zebrać inne dowody. Przydatne mogą być:

– wyciąg bankowy z płatnością kartą,

– potwierdzenie rezerwacji hotelu,

– korespondencja z kontrahentem,

– notatka służbowa ze spotkania,

– lista uczestników,

– opis celu gospodarczego,

– powiązanie wydatku z projektem, umową lub klientem,

– dokument delegacji,

– potwierdzenie udziału w wydarzeniu branżowym.

W rachunkowości znaczenie ma również art. 20 ustawy o rachunkowości, który określa zasady wprowadzania zapisów do ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów księgowych. Z kolei art. 21 ustawy o rachunkowości wskazuje, jakie elementy powinien zawierać dowód księgowy, m.in. określenie rodzaju dowodu, stron operacji, opis operacji, wartość, datę dokonania operacji oraz podpis wystawcy dowodu, jeżeli jest to możliwe.

To nie oznacza, że dowód wewnętrzny zawsze zastąpi fakturę w każdym zakresie. Dla VAT brak faktury może oznaczać brak prawa do odliczenia podatku naliczonego. Dla estońskiego CIT pytanie jest jednak inne: czy wydatek był ukrytym zyskiem albo wydatkiem niezwiązanym z działalnością gospodarczą. To trzeba oceniać na podstawie całokształtu okoliczności.

Czy brak faktur powoduje przychód w estońskim CIT? - podsumowanie

Brak faktury nie powoduje sam z siebie powstania dochodu w estońskim CIT. Spółka nie musi automatycznie opodatkować płatności za restaurację, hotel czy wyjazd tylko dlatego, że dokument zaginął. Decydujące jest to, czy wydatek miał związek z działalnością gospodarczą i czy nie był ukrytą formą przekazania korzyści wspólnikowi, członkowi zarządu albo osobie powiązanej.

Jeżeli spółka potrafi wykazać, że wydatek dotyczył spotkania biznesowego, delegacji, wyjazdu służbowego, integracji zespołu lub innego celu firmowego, nie powinno się automatycznie rozpoznawać dochodu z ukrytych zysków ani wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Warto jednak sporządzić opis, zebrać dowody pomocnicze i spróbować uzyskać duplikat faktury.

Jeżeli natomiast wydatek był prywatny albo spółka nie jest w stanie w żaden sposób wyjaśnić jego celu, ryzyko podatkowe jest dużo większe. W takim przypadku może powstać dochód do opodatkowania estońskim CIT: jako ukryty zysk na podstawie art. 28m ust. 1 pkt 2 i art. 28m ust. 3 ustawy o CIT albo jako wydatek niezwiązany z działalnością gospodarczą na podstawie art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT.