Czy dla potrzeb podatku VAT muszę przechowywać papierowe wersję faktur aby prawidłowo prowadzić ewidencję dla potrzeb podatku VAT? Czy dokumenty papierowe mogą zostać zeskanowane i odpowiednio zabezpieczone w formie cyfrowej a następnie zniszczone ?
Podatnicy co do zasady są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Podatnicy przechowują: 1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie, 2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przechowywanie faktur
Przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej - faktury mogą być przechowywane w dowolnej formie (również elektronicznej), niezależnie od formy w jakiej zostały wysłane do nabywcy. Nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia.
Podsumowanie Zatem, jeżeli podatnik będzie np. przechowywał elektroniczne obrazy zeskanowanych,wystawionych i otrzymanych w wersji papierowej faktur sprzedażowych i zakupowych, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów w sposób zapewniający:
autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
łatwe ich odszukanie;
organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, bezzwłoczny dostęp do dokumentów oraz przetwarzanie danych w nich zawartych;
umożliwienie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur,
To zaprzestanie archiwizacji faktur w postaci papierowej i zarchiwizowanie ich w wersji elektronicznej - jest zgodne z przepisami art. 112a ustawy o VAT. Jednocześnie informujemy, że przepisy ustawy o VAT wprost nie wskazują w jaki sposób podatnik ma przechowywać dokumentację.
Nota prawna:
NEX nie ponosi odpowiedzialności za stosowanie w praktyce informacji objętych powyższym materiałem. Materiał niniejszy ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej.
